Biegli rewidenci w obliczu pandemicznej pułapki

Pierwsza fala pandemii przypadła na okres trudny dla profesji, czyli moment publikowania raportów za 2019 r. Jak ocenia pan z perspektywy czasu reakcję branży?

Uważam, że zdaliśmy egzamin. Pomimo olbrzymiej presji – proszę pamiętać, że utrudnienia w normalnym funkcjonowaniu dotknęły nie tylko naszych klientów, ale i nas samych – wykonywaliśmy swoją pracę. Na pewno było to możliwe także dzięki przesunięciu terminów sprawozdawczych, co postulował samorząd. Dotrzymanie ustawowych terminów byłoby fizycznie niemożliwe – chociażby dlatego, że normalna praca u naszych klientów zamarła i w wielu przypadkach zostaliśmy po prostu odcięci od informacji.

Wskutek pandemii ta praca audytorów musiała być wykonywana zdalnie, co chyba oznaczało radykalną zmianę?

Wbrew pozorom skala szoku nie była aż tak duża, przynajmniej w większości firm. Cyfryzacja wkracza do naszej branży od wielu już lat, podobnie jak do innych gałęzi gospodarki. Oczywiście są firmy, które były do tego gotowe, zarówno technicznie, jak i mentalnie, oraz takie, które musiały w pośpiechu uzupełniać braki np. w oprogramowaniu. W ogromnej jednak większości firmy audytorskie były przygotowane na pracę zdalną, ze wszystkimi jej wadami i zaletami. Wykazaliśmy się też elastycznym podejściem do sytuacji klientów i zrozumieniem ich problemów.

Jakie są wady i zalety pracy zdalnej z perspektywy audytora?

Chyba każdy audytor podzieli moją opinię, że bardzo wiele czasu zajmowały nam dojazdy do klienta. Oczywiście czasami były niezbędne, zbyt często jednak sprowadzało się to do rytuału – przyjeżdżaliśmy do klienta, witaliśmy się, a potem zajmowaliśmy miejsce w jakimś pokoju konferencyjnym, włączaliśmy laptopy i kontaktowaliśmy się z klientem mailami, bo tak było najwygodniej. Teraz czas przeznaczony na dojazdy możemy spożytkować na efektywną pracę.

A wady?

Wadą jest drugie oblicze tego samego zjawiska. Brak kontaktu bezpośredniego przekłada się na relacje z klientem i poważnie je utrudnia.

Skype, Zoom, Teams nie wystarczą?

To wszystko zależy od klienta i od zadania. Jeśli mam klienta, którego już jakiś czas obsługuję, znam firmę, znam branżę, wiem, na co zwrócić uwagę, czego szukać – to faktycznie uda się funkcjonować wyłącznie zdalnie, choć nie jest to rozwiązanie optymalne. Praca całkowicie zdalna, przy wszystkich jej zaletach, będzie jednak złym rozwiązaniem w przypadku nowego klienta, którego dopiero trzeba poznać. Jeśli jeszcze na dodatek jest to klient z branży, której audytor nie zna, to brak możliwości bezpośredniego kontaktu, wizyty w biurze, magazynie czy fabryce, porozmawiania z różnymi pracownikami może się negatywnie odbić na komforcie pracy biegłego rewidenta. Z mojej praktyki wynika, że wielu rzeczy o kondycji firmy można się dowiedzieć podczas nieoficjalnych rozmów, podczas spotkania na biurowym korytarzu czy przerwy na lunch.

Audytorzy dyskutują teraz żywo na temat inwentaryzacji.

Tak, bo to jest jedna z tych kwestii, które jest bardzo trudno wykonać zdalnie. Nie twierdzę, że jest to niemożliwe w każdym przypadku, ale w wielu firmach inwentaryzacja zdalna może się okazać niewystarczająca. Wszystko zależy od specyfiki firmy – czym się zajmuje, jakiego rodzaju zapasy ma w magazynie, jak wygląda system ewidencjonowania tych zapasów. Oczywiście biegły rewident nie bada wszystkiego, co ma firma – zajmujemy się tylko pewną próbką. Ale i to może być problemem, jeżeli badanie ma się odbywać za pośrednictwem kamery, a nie osobiście. Bywa i tak, że ze względu na procedury epidemiczne jakiejś firmy zespół audytorski nie zostaje w ogóle do niej wpuszczony. Jeśli to jednak tylko możliwe, trzeba starać się doprowadzić do obserwacji na żywo, wymyślić metodę, dzięki której audyt firmy będzie możliwy, ale bezpieczny. Może w tym wyjątkowym roku powinniśmy zrezygnować z inwentaryzacji?

Klienci już zaczynają do audytorów dzwonić i pytać się, czy inwentaryzację można w tym roku pominąć. W niektórych przypadkach to jest wręcz intuicyjnie zdroworozsądkowe. Trudno mi sobie wyobrazić, aby w aktualnej sytuacji przeprowadzać spis z natury w szpitalu. Co o takich przypadkach mówią przepisy?

Są sytuacje, w których jest to dopuszczalne. W wyjątkowych przypadkach jednostki mogą skorzystać z rozwiązań przewidzianych w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, tj. zamiast spisu z natury przeprowadzić inwentaryzację metodą weryfikacji dokumentów. W moim przekonaniu jedną z przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach. Należy jednak zauważyć, że nie występuje ono w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację, ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją. Z drugiej jednak strony przyjęcie takiego rozwiązania - mimo tego, że mogłoby ono być zgodne z przepisami i dałoby się w konkretnej sytuacji znaleźć mocne uzasadnienie dla jego zastosowania - może być problematyczne z punktu widzenia audytora. Niedawno dzwonił do mnie klient działający w branży, w której przyjęcie takiego rozwiązania bez wątpienia byłoby w obecnej sytuacji uzasadnione. Również okoliczności, które przedstawił, wskazywały na to, że zinwentaryzowanie zapasów w drodze spisu z natury byłoby w tym przypadku czynem wręcz heroicznym. Padło pytanie, czy w tych wyjątkowych okolicznościach mógłby odstąpić od przeprowadzenia spisu z natury.

Jak z tego wybrnąć?

Krajowy Standard Badania numer 501 zawiera następujący wymóg: jeżeli zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, biegły rewident uzyskuje wystarczające i odpowiednie dowody badania dotyczące istnienia i stanu zapasów poprzez obecność podczas spisu z natury, chyba że jest to niewykonalne. Jeżeli obecność podczas spisu z natury zapasów jest niewykonalna, biegły rewident przeprowadza alternatywne procedury badania w celu uzyskania wystarczających i odpowiednich dowodów badania dotyczących istnienia i stanu zapasów. Jeżeli nie jest to możliwe, biegły rewident modyfikuje opinię w sprawozdaniu biegłego rewidenta zgodnie z MSB 705. W wielu przypadkach zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, a przeprowadzenie alternatywnych procedur jest niemożliwe ze względu na specyfikę jednostki lub sposób ich ewidencji. Taka sytuacja miała też miejsce w tym przypadku, stąd odpowiedź mogła być tylko jedna: tak, ale musicie Państwo zaakceptować opinię z zastrzeżeniem. Oczywiście każdy przypadek będzie inny i będzie wymagał odrębnej analizy.

COVID to przede wszystkim niepewność dla rynku. Czy sytuacja spowodowała większe zainteresowanie dodatkowymi usługami biegłych rewidentów, które mogą pomóc firmom odnaleźć się w nowej rzeczywistości? Jeśli tak, to jakie to są usługi?

Nie widzę na razie takiej tendencji, ale być może jest jeszcze na to za wcześnie. Klienci począwszy od marca byli zajęci innymi kwestiami – ratowaniem firmy, pozyskiwaniem funduszy pomocowych, przeorganizowaniem pracy czy łańcucha dostaw.

Czy w obliczu pandemii obserwuje pan zmianę oczekiwania klientów wobec audytorów?

Intuicja podpowiada mi, że pojawi się oczekiwanie, wyrażone oczywiście w nieformalny sposób, aby przychylniejszym okiem spojrzeć na sytuację firmy i na rysujące się przed nią perspektywy. Na biegłym ciąży duża odpowiedzialność w zakresie oceny możliwości kontynuacji działalności, kiedy musimy wyrazić opinię na temat planów zarządu w kwestii przyszłości badanej jednostki. Musimy wyważyć wszystkie argumenty, nie możemy być ani przesadnie krytyczni, ani zbyt optymistyczni. Często jest to trudne wyzwanie, audytorzy stoją bowiem w obliczu pułapki. Jeśli zbyt pesymistycznie podejdą do opinii na temat kontynuacji działalności, to może zadziałać efekt „samospełniającego się proroctwa" – na przykład wycofają się jej partnerzy biznesowi. Z kolei ocena zbyt optymistyczna szybko może zostać poddana weryfikacji rynkowej, narażając interesariuszy na straty, a biegłego co najmniej na utratę reputacji. Spoczywa na nas ogromna odpowiedzialność.

Które ze zmian uważa pan za dobre i należałoby je utrzymać po zakończeniu pandemii, a które należy traktować jako rozwiązania tymczasowe?

Tak dalece posunięte ograniczenia w bezpośrednich kontaktach z klientami zdecydowanie powinny być jedynie elementem „na przetrwanie", nie do utrzymania na dłużej. Pozytywne jest natomiast tak szybkie i bezproblemowe przejście branży na korzystanie z narzędzi informatycznych niezbędnych do pracy zdalnej.

Niektórzy eksperci wskazują na to, że mniejszą wagę będzie się przywiązywać do analizy danych historycznych, a większą – do opinii na temat kontynuacji działalności.

Być może taka przemiana zajdzie, ale pamiętajmy, że audytor nie jest nieomylnym wróżbitą. To, co potrafi i do czego jest zobligowany przepisami, to – w dużym uproszczeniu - ocena, czy sprawozdanie finansowe zostało prawidłowo przygotowane. Elementem tego jest też ocena, czy plany zarządu jednostki na jej dalsze funkcjonowanie są racjonalne, oparte na rzeczowych przesłankach wywiedzionych np. z tego, jak sobie radzi cała branża.

Za moment wejdzie w życie nowy standard raportowania ESEF, JPK już funkcjonuje. Czy standaryzacja danych ułatwia pracę audytorom?

Zdecydowanie tak, jeśli tylko się chce z tych narzędzi korzystać. Trudno nawet porównywać komfort pracy teraz – z wykorzystaniem właśnie takich ustandaryzowanych formatów danych – do tego, z czym mieliśmy do czynienia jeszcze kilkanaście lat temu. Kiedyś wyciągnięcie informacji na temat firmy oznaczało mozolne przekopywanie się przez olbrzymie ilości informacji rozrzuconych w różnych formatach baz danych, z których korzystała firma czy wręcz wymagała po prostu przeglądania papierowych dokumentów – umów, faktur, potwierdzeń przelewów. W tej chwili jestem w stanie w krótkim czasie zebrać o firmie dowolne informacje, dochodząc bardzo łatwo nawet do takiego poziomu szczegółowości, jak wyszczególnienie pozycji na fakturach, które badam.

Czy standaryzacja danych stanowi dla biegłych zagrożenie, bo doprowadzi do zastąpienia ich algorytmami, badającymi dane finansowe w ustandaryzowanych formatach?

Dane trzeba umieć zinterpretować, połączyć z innymi danymi, z wiedzą o firmie, której nie da się ująć liczbami czy z wiedzą o całej branży czy gospodarce krajowej. Na razie więc widzę pozytywy, nie zagrożenia.

Nie wszyscy biegli będą chcieli dokonać zmiany sposobu pracy i przestawić się na tak daleko posuniętą informatyzację.

Tak, ale to będzie dotyczyć tylko naprawdę niewielkiej grupy. Większość biegłych dostrzega, jak bardzo pomocne są narzędzia IT, jak wiele najbardziej żmudnych zajęć można teraz zautomatyzować. Widzę chociażby na szkoleniach, że nawet osoby starsze chętnie się przestawiają i chętnie korzystają z technologii tam, gdzie one pomagają.

Trwa zawieranie umów za badania 2020 r. Co by pan radził badanym podmiotom, aby lepiej przygotowały się do współpracy z audytorem w taki specyficznym okresie?

Przede wszystkim doświadczenia tego roku podpowiadają, aby unikać odkładania kwestii związanych z audytem. Przez kilka miesięcy wiele firm wręcz walczyło o przetrwanie bądź musiało się uporać z poważnymi problemami natury organizacyjnej, wywołanymi przejściem na pracę zdalną. Audyt schodził czasami na dalszy plan, zawsze było coś ważniejszego do zrobienia. Nie sposób było oczekiwać od pracowników działu finansowo-księgowego firmy starającej się o utrzymanie płynności czy pozyskanie rządowego wsparcia, aby byli do dyspozycji audytora i udzielali mu wyjaśnień. W efekcie mamy teraz bardzo dużo pracy i nie widać końca tego stanu, bo końcówka roku i pierwsze miesiące kolejnego roku to okres najbardziej intensywnej pracy w naszej branży. Oczywiście jesteśmy bardziej elastyczni w relacjach z klientami niż bywaliśmy wcześniej, bo rozumiemy ich trudną sytuację. Klienci muszą też jednak zrozumieć, że nie możemy w nieskończoność odkładać naszej pracy, bo później najzwyczajniej w świecie nie zdążymy. Dla nas taka sytuacja także nie jest komfortowa, bo takie wydłużone projekty są problemem i stają się bardziej pracochłonne.

Andrzej Karpiak jest sekretarzem Krajowej Rady Biegłych Rewidentów. Od 2005 r. posiada tytuł biegłego rewidenta. Specjalizuje się w zastosowaniu technik informatycznych w audycie. Od 2000 r. związany ze spółką Zespół Ekspertów Finansowych i Rachunkowości ZEFiR-Hlx, w której pełni funkcję wiceprezesa. Jest wykładowcą z zakresu rachunkowości, podatków i rewizji finansowej.