Rzecznik praw obywatelskich uważa, że trzeba przystosować strukturę ksiąg, zarówno prawnie, jak i technicznie, do prawidłowego zapisu. Jeżeli dana osoba nosi nazwisko z literami niewystępującymi w polskim alfabecie, obowiązkiem każdego organu i sądu jest respektowanie tego stanu rzeczy – napisał rzecznik do ministra sprawiedliwości.
Kwestie te reguluje rozporządzenie tegoż ministra z 2003 r. w sprawie sposobu przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym. W § 4 mówi ono, że takiego przeniesienia dokonuje się wielkimi literami przy użyciu dopuszczalnych znaków pisarskich. Wykaz tych znaków, stanowiący załącznik do rozporządzenia, nie identyfikuje liter niewystępujących w polskim alfabecie. Uniemożliwia to poprawne wpisywanie obco brzmiących nazwisk.
Zdaniem rzecznika jest to sytuacja niedopuszczalna. Pewność, jaką daje księga wieczysta, staje się iluzoryczna, gdyż nigdy do końca nie wiadomo, czy obco brzmiące nazwisko osoby ujawnionej w księdze jest wpisane właściwie. Konieczne staje się przejrzenie akt, ale może to robić jedynie osoba mająca interes prawny lub notariusz. Tymczasem ustawa o księgach wieczystych i hipotece zezwala każdemu przeglądać księgi w obecności pracownika sądu. Także odpisy z nich wydaje się na żądanie osób zainteresowanych lub sądu, prokuratora, notariusza, organu administracji rządowej oraz jednostki samorządu terytorialnego. Niemożność uzyskania wiarygodnego odpisu utrudnia lub uniemożliwia zawieranie umów cywilnoprawnych, a sędziowie korzystający z danych ujawnionych w systemie informatycznym nie mają pewności co do właściwego brzmienia nazwisk ujawnionych w księdze.
