Biuro to już nie metry kwadratowe, ale usługa

Elastyczne biura, które pomieszczą 1,1 tys. osób, w warszawskim biurowcu przy Grzybowskiej 60 otwiera WeWork. Operator oferuje w stolicy powierzchnie pod pięcioma adresami. – Nasza społeczność w Warszawie liczy już 6,5 tys. osób – mówi Mikhail Konoplev, dyrektor generalny WeWork w Europie Środkowo-Wschodniej.

Firma nie powiedziała w Polsce ostatniego słowa. Szuka okazji, zgodnie z pięcioletnim planem. Z jej biur korzystają i małe spółki, i startupy, i międzynarodowe firmy, jak Codility, wreszcie korporacje, jak Japan Tobacco International czy PayU.

Rotacja i oszczędności

– To właśnie wśród klientów korporacyjnych, którzy stanowią 45 proc. członków naszej społeczności, zauważyliśmy największy zwrot w kierunku elastycznych przestrzeni pracy – podkreśla Mikhail Konoplev.

Firmy interesują się też otwieraniem mniejszych, satelickich biur w różnych częściach miast. Pozwoli to pracownikom wybrać miejsce pracy i ułatwi im zachowanie work-life balance. Zmniejszy też zagęszczenie w siedzibach.

Zdaniem dyrektora ostatnie miesiące udowodniły, że biuro ma dużo większą wartość, niż wszystkim się wydawało. – Aż 76 proc. pracowników ankietowanych ostatnio w Nowym Jorku przyznało, że obecność w biurze sprzyja współpracy i innowacjom. Podobne opinie słyszymy od firm w Polsce – podkreśla.

Kolejne elastyczne biura otwiera też CitySpace. Ten polski operator w krakowskim kompleksie O3 Business Campus oferuje pół tysiąca stanowisk. Najemcy mają do dyspozycji m.in. gabinety, pokoje relaksu i budki telefoniczne.

Operator myśli o kolejnej lokalizacji w Krakowie, ale chce się rozwijać także w innych miastach. Do końca 2021 r. planuje powiększyć sieć nawet do 20 lokalizacji. Dziś prowadzi dziesięć biur w pięciu miastach (stolica, Kraków, Wrocław, Gdańsk, Katowice).

Rynek uważnie obserwuje należący do Grupy Skanska Business Link. – W najbliższym czasie rynek czeka ewolucja – ocenia Jacek Bednorz, menedżer w Business Link.

Już widać wędrówki firm. Spółki wynajmujące duże powierzchnie w tradycyjnych biurowcach często próbują część pomieszczeń podnajmować.

– Znane są przypadki, kiedy to firma „porzuciła" swoją siedzibę, znajdując zastępstwo, i przeprowadziła się do elastycznego biura, często bardziej reprezentatywnego, o wyższym standardzie, umożliwiającego rotacyjny dostęp pracowników – podkreśla Bednorz. – Powierzchnia flex to także niższy koszt całkowity, pozwala na bieżąco dopasowywać wielkość biura do potrzeb. Ma to znaczenie zwłaszcza w czasach niepewności.

Business Link proponuje elastyczne umowy. Najemca może też mieć mniej stanowisk niż kart dostępu. – Model rotacyjny preferuje dziś większość zatrudnionych – podkreśla Jacek Bednorz. – Przekłada się na realne, nawet 20-proc. oszczędności. Firmie, która ma np. 100 pracowników, proponujemy 50 miejsc w zamykanych biurach i 100 kart dostępu. Każdy użytkownik może zdecydować, kiedy chce pracować w biurze, a kiedy zdalnie, wykorzystując specjalną aplikację.

Klient do zadań administracyjnych, m.in. do zarządzania biurem i recepcją, nie musi angażować swoich pracowników.

Według Jacka Bednorza zyskają oferty wynajmu biur na miesiące, tygodnie, a nawet dni. – Na znaczeniu zyska też możliwość wydzielania zamykanych sektorów składających się z kilku pokoi biurowych. W dobie social distancingu przestrzenie coworkingowe, w których różni najemcy spędzają czas blisko siebie, w jednym pomieszczeniu, nie zdały egzaminu.

Zwycięzca – operator

Także Hubert Abt, dyrektor generalny i założyciel New Work, ocenia, że coworki są największymi przegranymi. – Nikt nie chce siedzieć blisko siebie, na 2 mkw. – tłumaczy. – Poczucie wspólnoty najemców buduje się dziś inaczej, dzięki aplikacjom, nie imprezom towarzyskim.

Zwycięzcami są operatorzy przestrzeni elastycznych. – W ciągu następnych 12 miesięcy ich udział w rynku wzrośnie z 3–4 do 30 proc. Korzystać z nich będą wszystkie branże – przewiduje Abt. – Powód? Nieprzewidywalność przyszłości, zbliżająca się recesja i zmiana modelu pracy. Przyszłość należy do operatorów traktujących przestrzeń jako usługę (Space as a Service).

New Work do końca roku planuje otworzyć w stolicy kolejne biura typu Space as a Service. – Myślimy także o innych miastach – m.in. Krakowie, Katowicach, Poznaniu, Wrocławiu, Trójmieście – mówi Abt. – Dotyczy to też innych rynków, gdzie jesteśmy aktywni (Budapeszt, Praga i Bukareszt). Jesteśmy w trakcie procesu podwyższania kapitału o 15 mln euro, które chcemy przeznaczyć na ekspansję.

Hubert Abt ocenia, że stoimy przed największą od II wojny światowej recesją. - Nikt nie wie, jak długo potrwa i jak wpłynie na biznes – mówi. - Dlatego firmy starają się ograniczać koszty, unikać stałych wydatków i zobowiązań, zwłaszcza długoterminowych. Lockdown pokazał, że możemy pracować zdalnie z domu i innych miejsc. Firmy wdrażają modele rotacyjne, tylko od 30 do 50 proc. pracowników wraca do biura. Z analiz New Worka wynika, że na rynek podnajmu trafi co najmniej 20 proc. zajmowanej powierzchni. – Elastycznych rozwiązań poszukują na razie głównie firmy z sektora MŚP, wkrótce pojawią się także większe korporacje – przewiduje Hubert Abt.