Najczęstszy scenariusz jest taki: nowy najemca biura, nowy fit-out, czyli aranżacja powierzchni. Wyprowadzka, urządzanie biura od podstaw dla nowej firmy. I tak na przykład co pięć lat.

Tymczasem stawki za wykończenie biur pod klucz dynamicznie rosną. Jak tłumaczy Anna Osiecka, dyrektor w dziale reprezentacji najemców biurowych w firmie doradczej Newmark Polska, to efekt drożejących surowców i energii, utrudnień w łańcuchach dostaw, wysokiej inflacji. – To także pokłosie pandemii Covid-19. Koszty wykończenia biura – od standardu deweloperskiego – mogą wynieść nawet 600–800 euro za mkw. – podaje dyrektor z Newmark.

Łukasz Michalak, dyrektor w dziale doradztwa budowlanego i projektowego w firmie doradczej Savills, ocenia, że urządzenie mkw. powierzchni od stanu shell & core w nowych budynkach to koszt nawet 900–1100 euro (konieczność poprowadzenia instalacji i montażu urządzeń) oraz 400–600 euro za mkw. za aranżację wcześniej wykorzystywanych starszych powierzchni.

Repliki samochodów

– Pandemia wpłynęła na rynek nieruchomości i podejście najemców do kwestii posiadania biura – podkreśla Łukasz Michalak. – Stawia się na jakość biur, nawet kosztem metrażu, co objawia się niekiedy zmniejszaniem wynajmowanej powierzchni na rzecz pracy w modelu hybrydowym, ale w lepszym biurze, w bardziej prestiżowej lokalizacji. Biuro staje się benefitem. Pracownicy mają się w nim wymieniać doświadczeniem, budować więź z zespołem.

– Są firmy, które sporo inwestują w wyszukane rozwiązania architektoniczne. Zdarzają się zjeżdżalnie, repliki samochodów w skali 1:1. W takich rozwiązaniach przodują firmy z sektora IT – mówi ekspert Savillsa.

Zaznacza, że wzrost kosztów fit-outu staje się jednak coraz większym wyzwaniem podczas negocjacji umów najmu. – W wielu przypadkach kontrybucja, jaką właściciele oferują najemcom, nie jest wystarczająca na wyszukaną aranżację biura – mówi Łukasz Michalak.

Jego zdaniem najemcy będą coraz częściej poszukiwać gotowych powierzchni, ograniczając koszty. Sprowadzą się one do odświeżenia biura i drobnego remontu. – Rezygnując z przebudowy układu pomieszczeń, jesteśmy w stanie zaoszczędzić na pracach polegających np. na dostosowaniu instalacji do nowych funkcji – wyjaśnia ekspert.

Także Anna Osiecka uważa, że generalne remonty co kilka lat często nie są konieczne. Biuro (a szczególnie zaplecze socjalne) wystarczy odświeżyć. – Już na etapie wprowadzania firmy do budynku warto gruntownie określić potrzeby i związaną z nimi aranżację, która pozwoli na elastyczne zmiany w zależności od liczby pracowników czy możliwej współpracy między zespołami – mówi ekspertka Newmark Polska.

Zauważa, że kiedy firma wprowadza się na miejsce poprzedniego najemcy, coraz częściej rozważa się utrzymanie fit-outu w jak największym stopniu. Chodzi już nie tylko o obniżenie kosztów. Najemcy chcą być też bardziej ekologiczni. Swoje robią wymogi ESG. – Często tworzymy symulację porównującą koszty nowego fit-outu z adaptacją istniejącego, aby uświadomić klientowi, jak opłacalny i przyjazny dla środowiska może być drugi obieg materiałów wykończeniowych i mebli biurowych – mówi Anna Osiecka.

Dobrostan pracownika

Dyrektor z Newmark Polska podkreśla, że najemcy oczekują udogodnień skupiających się na dobrostanie pracowników. W cenie jest np. infrastruktura dla rowerzystów (parking, prysznice, ścieżki rowerowe doprowadzone do biurowca), siłownie, powierzchnie rekreacyjne wokół budynku, na tarasach, na dachu. – To także konsjerż pomagający w załatwianiu drobnych spraw, zamawianiu lunchu czy cateringu – mówi dyrektor Osiecka. Pracujące hybrydowo firmy coraz częściej pytają też o rozwiązania technologiczne umożliwiające rezerwację biurek, miejsc parkingowych, sal konferencyjnych.

Anna Osiecka zaznacza, że najwięcej najemców decyduje się na umowy pięcioletnie i dłuższe. – Przy mniejszych powierzchniach zdarzają się umowy na dwa–trzy lata. Jednak to najemcy długoterminowi (5+) mogą liczyć na korzystniejsze warunki finansowe, jak wakacje czynszowe czy budżet na wykończenie biura pod klucz – zauważa dyrektor Newmark Polska.

– Pięcioletnia umowa jest nadal standardem. Im dłuższy okres najmu, tym większy budżet na aranżację powierzchni oferowany najemcy przez właściciela budynku – podsumowuje Łukasz Michalak. – Przy obecnych kosztach usług budowlanych sfinansowanie biura pod klucz o wyszukanej aranżacji to wyzwanie. Otwierają się za to drzwi do uzyskania w czasie negocjacji odpowiednich warunków umowy – dotyczących np. długości kontraktu, czynszu bazowego, zachęt.