Należy pamiętać o zawiadomieniu każdego właściciela lokalu o terminie i miejscu takiego zebrania oraz o planowanym porządku obrad (w trakcie zebrania można go zmienić). Listę właścicieli lokali powinien oczywiście udostępnić deweloper (każdy właściciel lokalu ma prawo do informacji o właścicielach innych lokali), jednak gdy odmawia, spis właścicieli można uzyskać w księgach wieczystych lub w ewidencji gruntów i budynków.
Jeśli nie uda się dotrzeć do wszystkich właścicieli lokali, głosowanie także będzie ważne. W takiej sytuacji (gdy nie wszyscy właściciele zostali skutecznie powiadomieni o zebraniu) można przeprowadzić głosowanie w trybie indywidualnego zbierania głosów – a planowane zebranie uznać za spotkanie właścicieli lokali mające na celu głosowanie uchwały. Należy pamiętać, iż zawiadomienie o podjęciu uchwały w takim trybie musi zostać dostarczone wszystkim właścicielom lokali. Można również przyjąć, iż zostało zwołane zebranie wspólnoty mieszkaniowej i liczyć, że żaden z właścicieli nie zaskarży uchwał podjętych na takim zebraniu do sądu. Gdy jednak tak się stanie wspólnota może udowadniać, iż nieprawidłowości w zwołaniu zebrania nie miały wpływu na wynik głosowania, co według Sądu Najwyższego daje podstawy do utrzymania uchwały w obiegu prawnym (II CSK 370/06).
Skoro dysponują Państwo siłą ponad 50 proc. głosów, to należy po prostu jak najszybciej wybrać zarząd wspólnoty, który przejmie administrowanie budynkiem od dewelopera. Nie ma tu nic do rzeczy fakt, iż trwa ciągła sprzedaż lokali. Deweloper posiada swój udział w nieruchomości, do którego wliczane są właśnie lokale jeszcze niewyodrębnione. Powinien za te lokale uiszczać zaliczki na utrzymanie nieruchomości wspólnej.
Z racji, iż w umowach wyodrębnienia własności lokali nie określono sposobu zarządu nieruchomością wspólną, powinni Państwo wybrać Zarząd wspólnoty mieszkaniowej na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali. Choć ustawa o własności lokali nie reguluje tej kwestii wprost, powszechnie przyjmuje się, że pierwsze zebranie wspólnoty mieszkaniowej w takiej sytuacji może zwołać każdy właściciel lokalu. Często zwołują je dotychczasowi właściciele nieruchomości (deweloperzy, gmina, Skarb Państwa), choć nie mają formalnie takiego obowiązku. Wspólnota mieszkaniowa powstaje - jak wiemy – po sprzedaży pierwszego lokalu. Zdarzają się sytuacje, kiedy dotychczasowy właściciel administruje budynkiem mimo sprzedaży wielu lokali i bez formalnej podstawy. Nie znaczy to jednak, że nie obowiązują takiego administratora przepisy ustawy o własności lokali dotyczące obowiązku rozliczenia kosztów zarządu nieruchomością. Dlatego mogą Państwo żądać od dewelopera sprawozdania finansowego.
Zwołanie zebrania wspólnoty mieszkaniowej i wybór zarządu sprawi, że wspólnota mieszkaniowa będzie odpowiednio reprezentowana i będzie mogła funkcjonować. Dotychczasowy właściciel nieruchomości nie może sobie uzurpować praw do występowania w roli zarządcy na podstawie zapisów w umowach przedwstępnych, bowiem z chwilą podpisania pierwszej umowy sprzedaży zawiązuje się wspólnota mieszkaniowa, której zasady funkcjonowania określa ustawa o własności lokali. Samo powstanie wspólnoty mieszkaniowej nie oznacza, iż może ona skutecznie działać. Ukonstytuowanie się wspólnoty mieszkaniowej następuje faktycznie z chwilą wyboru zarządu jako organu uprawnionego do reprezentacji wspólnoty mieszkaniowej.
Podsumowując - powinni Państwo jak najszybciej zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej (właściciele muszą być zawiadomieni na 7 dni przed zebraniem) i zaproponować wybór zarządu oraz przyjęcie planu gospodarczego, który będzie realizował zarząd.
