Czas na rozliczenia we wspólnocie

Paweł Puch

,

prawnik portalu oferty.net

Rz: Jakie opłaty są zwykle pobierane we wspólnocie mieszkaniowej zaliczkowo?

Paweł Puch: Oprócz kosztów związanych z utrzymaniem własnych lokali właściciele we wspólnocie mieszkaniowej są zobowiązani ponosić koszty zarządu związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.

Na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności: wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody – w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali. Do tego dochodzą wydatki na utrzymanie porządku i czystości oraz wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy. Na pokrycie tych kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dziesiątego dnia każdego miesiąca.

W jakim czasie zarząd wspólnoty ma obowiązek rozliczenia tych opłat? Kiedy zarząd musi ogłosić, jaki jest stan finansów wspólnoty – tylko na corocznym zebraniu?

We wspólnocie mieszkaniowej okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy.

Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek rozliczenia się z właścicielami lokali ze wszystkich zaliczek wpłacanych na poczet pokrycia kosztów zarządu nieruchomością wspólną. W tym celu zarząd jest zobowiązany składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności i zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.

A jak rozlicza się wpływy na fundusz remontowy?

Tu rozliczenia są specyficzne. W większości przypadków wspólnota nie jest w stanie – ze względu na duże koszty remontu – zgromadzić niezbędnych środków na funduszu remontowym w ciągu roku, tak jak na pokrycie innych kosztów zarządu nieruchomością.

Niemal wszystkie wspólnoty gromadzą środki na funduszach remontowych przez wiele lat. W konsekwencji rozliczenie z właścicielem wniesionych zaliczek – czyli zwrot nadpłaty – następuje po wykonaniu inwestycji.

Zatem rozliczenie na przykład zaliczek wnoszonych na remont dachu nastąpi po uzbieraniu niezbędnych środków i wykonaniu remontu, czyli na przykład po paru latach. Natomiast w rocznych sprawozdaniach podawana będzie tylko kwota zgromadzona na funduszu remontowym.

Wspólnota nie jest zobowiązana rozliczyć się z zaliczek w związku ze zmianą właściciela lokalu (np. przy jego sprzedaży).

Jak członek wspólnoty może śledzić wydatki remontowe? Jak powinny one być rozliczane?

Każdemu właścicielowi lokalu przysługuje prawo kontroli działalności zarządu. Ustawa o własności lokali nie precyzuje środków kontroli ani zakresu kontroli, jaki mają poszczególni właściciele lokali. Każdy właściciel może jednak żądać okazania dokumentów wspólnoty, a więc wszelkich umów, zleceń i innych dokumentów, w tym dokumentów księgowych, jeżeli jest to niezbędne do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną oraz do sprawowania kontroli działalności zarządu wspólnoty.

Oczywiste jest, iż udostępnienie tych dokumentów powinno nastąpić w sposób pozwalający na dokładne zapoznanie się z ich treścią oraz ich weryfikację. W przypadku, gdy dokumentacja wspólnoty przekazana zostaje zarządcy, na nim spoczywa obowiązek udostępnienia dokumentów.

Kiedy możliwe są zwroty i jakich opłat pobieranych zaliczkowo?

Wprawdzie wpłacone przez właściciela na konto wspólnoty mieszkaniowej środki stanowią własność właściciela aż do czasu ich wydatkowania zgodnie z przeznaczeniem, jednak nie oznacza to, że właściciel ma prawo żądać ich zwrotu w każdym czasie – na przykład w chwili sprzedaży lokalu. Zaliczki służą bowiem gromadzeniu środków na określony cel, a właściciel zgodnie z uchwałą i ustawą o własności lokali jest zobowiązany do ich wnoszenia. Zwrot dotyczy tylko ewentualnej nadpłaty, czyli środków pozostałych po realizacji określonego celu.

Warto wiedzieć - komu przysługuje zwrot zaliczek

Jak będą rozliczane nadpłaty po sprzedaży lokalu

Kto otrzyma zwrot wpłat na fundusz remontowy – właściciel sprzedający mieszkanie czy nadpłaty przejdą raczej na konto nabywcy?

• Wpłacone zaliczki są własnością właściciela lokalu, a nie konkretnego Jana Kowalskiego. Zatem uprawnienie do zwrotu nie ma charakteru osobistego, tylko jest związane z własnością lokalu. Prawo do nadpłaty lub zobowiązanie do dopłaty powstaje w określonej chwili (po rozliczeniu), a uprawnionym z tytułu nadpłaty lub zobowiązanym z tytułu niedopłaty jest aktualny właściciel lokalu.

• Jak wskazuje art. 548 § 1 kodeksu cywilnego, z chwilą wydania rzeczy sprzedanej przechodzą na nabywcę korzyści i ciężary związane z rzeczą. Zatem do dnia wydania lokalu w posiadanie uchwalone zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną ponosi poprzedni właściciel, a od dnia wydania lokalu nowy właściciel.

• Nowy właściciel wstępuje w pewien istniejący już stan faktyczny i prawny. W zakresie rozliczenia przejmowanego lokalu nowy i poprzedni właściciel muszą się liczyć z tym, że wprawdzie prąd, gaz i inne media dostarczane do lokalu można rozliczyć na dzień wydania lokalu (dokonując spisu liczników i załatwiając formalności u dostawców mediów związane ze zmianą ich odbiorcy), ale jeśli chodzi o zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną we wspólnocie mieszkaniowej – okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy.

• Wspólnota mieszkaniowa nie ma prawa ani obowiązku rozliczenia lokalu w inny sposób, a rozliczać się będzie ze swoim aktualnym członkiem, bo na niego z chwilą wydania lokalu przeszły wszelkie korzyści i ciężary z nim związane.

Warto wiedzieć - prawo wglądu do dokumentów wspólnoty

Dostaniesz ksero, ale nie dokumenty na wynos

Czy dokumentację z remontów (umowy, faktury etc.) członek wspólnoty może wypożyczyć do domu, aby się z nią zapoznać, skserować?

• Prawo wglądu do dokumentów nie oznacza możliwości ich wypożyczenia do domu. Oryginały dokumentów nie mogą opuścić biura zarządu lub zarządcy. Zarząd nie powinien ich nawet wypożyczać w celu zrobienia ksera poza biurem, tylko sam powinien je skserować.

• Do niedawna wgląd do dokumentów polegał na tym, że członek wspólnoty ustalał, do jakich dokumentów chce mieć wgląd i uzgadniał z zarządem termin spotkania.

W obecności członka zarządu przeglądał przygotowane dokumenty i robił sobie notatki.