O czym trzeba pamiętać, planując zmianę siedziby? Radzi Jakub Sylwestrowicz, dyrektor Działu Reprezentacji Najemcy w firmie JLL:

- Przeprowadzka do nowego biura i opuszczenie dotychczas zajmowanej powierzchni to proces, do którego trzeba się przygotować. Nie tylko w sensie fizycznym, czyli przywrócenia powierzchni do stanu poprzedniego, ale także w sensie psychicznym - czyli odpowiedniego przygotowania swoich pracowników na zmiany.

Zrób, jak było

Przed finalną decyzją o opuszczeniu dotychczasowego biura i poinformowaniem o tym właściciela budynku, należy dokładnie zapoznać się z zapisami w umowie najmu, dotyczącymi tzw. reinstatement - czyli obowiązku przywrócenia powierzchni do stanu poprzedniego.

Dawniej taki zapis często umieszczano w umowach, teraz jest on rzadziej spotykany. Dlaczego warto to sprawdzić? Czasem taki zapis może podważyć finansowo plan przeprowadzki, znacząco podnosząc koszty związane z opuszczeniem dotychczasowej powierzchni. Przywrócenie powierzchni do stanu poprzedniego może wiązać się z wyburzaniem ścianek działowych, demontażem elementów aranżacji, przywróceniem toalety dla niepełnosprawnych (w miejsce której w trakcie najmu urządzono prysznic), bardzo kosztownym usunięciem ulepszeń specyficznych dla danego biznesu (sejfy, laboratoria, serwerownie, kancelarie tajne).

Jeżeli mamy taki zapis w umowie, warto zawczasu określić szczegóły  tego obowiązku i zakres prac do wykonania, a następnie rozpocząć negocjacje z wynajmującym na temat kosztu tych prac.

Warto mieć dowody

Bardzo ważna jest tzw. dokumentacja wyjściowa opisująca ów standard wyjściowy. Zwyczajowo, powinniśmy to być w stanie określić na podstawie protokołu przekazania powierzchni i planów aranżacji, dołączonych do umowy najmu. Ponieważ każde praktycznie biuro przechodzi pewne modyfikacje związane z układem funkcjonalnym w trakcie trwania najmu, należy także zgromadzić całą dokumentację związaną z przeprowadzonymi w biurze przeróbkami.

Czasem można mieć problem, gdy wykonało się prace bez uprzedniego poinformowania o nich właściciela. W praktyce, większość wynajmujących będzie oczekiwać fizycznego zdemontowania tych elementów, które są bardzo specyficzne dla odchodzącego najemcy, wychodząc z założenia, że nowy użytkownik nie będzie z nich korzystał. W odniesieniu do pozostałych elementów aranżacji wynajmujący powinni być skłonni określić kompromisowy poziom kosztów, które najemca pokryje przed zakończeniem najmu.

Dzięki temu wynajmujący może liczyć, że o ile aranżacja jest dobra, a powierzchnia niezniszczona, może skorzystać wynajmując ją kolejnemu najemcy w stanie nienaruszonym, po uprzednim odświeżeniu. Kwoty, które zapłaci w takim układzie odchodzący najemca, mogą zostać wykorzystane na niezbędne odświeżenie oraz modyfikacje dla nowego użytkownika biura.

Oczywiście, jeżeli powierzchnia jest ponadnormatywnie zużyta, najemca musi zawsze zapłacić za wyrządzone szkody. Jeżeli wynajmujący przedstawia kosztorys prac, warto poprosić inną firmę o niezależną wycenę.

Trudna operacja

Często nasi klienci nie zdają sobie, sprawy ile czasu zajmuje przeprowadzka, utylizacja mebli, przeniesienie sprzętu IT. Im większa firma, tym większa skala takiego przedsięwzięcia.

Nawet tak z pozoru prozaiczna czynność jak utylizacja starego wyposażenia biura może stać się problemem i zająć dużo czasu. Warto pomyśleć komu mogą one się przydać (szkoły, ośrodki pomocy, fundacje). Można je także rozdać czy sprzedać pracownikom lub sprzedać na rynku mebli używanych, który niestety działa dość słabo.

Zawsze trzeba pamiętać, że termin opuszczenia powierzchni jest nieprzekraczalny, jeśli nie chcemy płacić kar umownych. Warto opuścić powierzchnię co najmniej tydzień przed zakończeniem kontraktu, aby w spokojnej atmosferze przeprowadzić wszystkie odbiory i uzgodnić odpowiednie protokoły zdania powierzchni.

Nawet na końcowym etapie opuszczania powierzchni najemca może napotkać na kwestie sporne typu ponadnormatywnie zniszczone sanitariaty, panele sufitowe czy zniszczone oprawy oświetleniowe, za które będzie musiał wynajmującemu zapłacić. Właściciel sprawdza także, czy przy usuwaniu różnych elementów aranżacji (np. uchwytów ściennych do sprzętu audio-wideo), nie została naruszona estetyka paneli na suficie czy ścianek. Zniszczenia mogą dotyczyć także toalet. Trzeba pamiętać także o usunięciu wszelkiego rodzaju tabliczek i innych oznakować z logo firmy umieszczonych w różnych miejscach budynku etc.

Każdy termin będzie zły?