Firmy mogą coraz więcej załatwiać przez Internet

Nie zawsze się to uda. Często bowiem skorzystanie z przeróżnych udogodnień uzależnione będzie od tego, czy przedsiębiorca jest w stanie podpisać się elektronicznie. A za takie możliwości trzeba zapłacić. Potrzebne są specjalne oprogramowanie i urządzenia. To kosztuje. Często to wydatek kilkuset złotych, co w budżecie niewielkiej firmy jest już poważną inwestycją.

Sprawdźmy zatem, co uda się załatwić przez Internet, i policzmy, czy warto płacić za podpis elektroniczny.

[srodtytul]Zgłoszenia w ZUS[/srodtytul]

Właściciel firmy nie musi już biegać z każdym dokumentem do ZUS. Niektóre może wysłać za pośrednictwem Internetu. Które? Dotyczy to:

- ZUS-EWN (wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek),

- ZUS-EZS (wniosku o zwrot nadpłaconych składek),

- ZUS-ERU (zgłoszenia reklamacji do informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej),

- ZUS-EWZ (wniosku ubezpieczonego o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego),

- ZUS-EPW (wniosku o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek).

Potrzebny jest tu jednak bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem.

Przedsiębiorca może też zrezygnować z wizyty w innych urzędach. Korespondencja z urzędnikami może trafiać do jego skrzynki e-mailowej. Pozwalają na to przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. E-mailem można też wysyłać podania. Niestety również w tym wypadku konieczny jest bezpieczny podpis elektroniczny.

[srodtytul]Dane z rejestru[/srodtytul]

W Internecie można znaleźć również firmy wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Możemy je identyfikować według nazwy albo numeru KRS. W ten sposób zdobędziemy informacje o adresie i numerze REGON przedsiębiorcy, osobach upoważnionych do jego reprezentowania (np. członkach zarządu) itp. Każdy, kto chce skorzystać z wyszukiwarki, może wejść na stronę internetową [link=http://pdi.cors.gov.pl/KRSSED]http://pdi.cors.gov.pl/KRSSED[/link]. Korzystanie z niej jest bezpłatne. Nie jest potrzebny podpis elektroniczny. Wystarczy komputer i dostęp do Internetu.

Przedsiębiorcy mogą się także postarać o dostęp do niektórych dokumentów firm wpisanych do rejestru. Wolno im też składać wnioski w formie elektronicznej. W jaki sposób? Trzeba pobrać formularze ze stron internetowych Ministerstwa Sprawiedliwości ([link=http://www.ms.gov.pl]www.ms.gov.pl[/link]). Niestety w tym wypadku potrzebny będzie już podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Przedsiębiorca rejestruje się, wypełnia formularz, opatruje go podpisem elektronicznym i wysyła.[b] Pamiętajmy jednak, że rejestracji dokonuje osoba uprawniona do występowania w imieniu wnioskodawcy, a nie sam wnioskodawca.[/b]

Co jeszcze znajdziemy w Internecie? Całkiem sporo. Centralna Informacja KRS prowadzi tzw. elektroniczny katalog dokumentów spółek. Zawiera on niektóre pisma spółek z o.o., akcyjnych, komandytowo-akcyjnych i europejskich (np. akty założycielskie, umowy oraz statuty, jeżeli są oddzielnymi aktami, oraz uchwały o ich zmianie, a także teksty jednolite wszystkich tych dokumentów). Co można znaleźć w umowach spółek? Dużo ciekawych informacji. Znajdują się tam często postanowienia ważne z punktu widzenia potencjalnych kontrahentów. Bez elektronicznego dostępu do nich trzeba by jeździć do sądu rejestrowego, żeby się z ujednoliconą wersją umowy czy statutu spółki zapoznać.

[srodtytul]Z fiskusem też można e-mailować[/srodtytul]

Od początku 2008 r. każdy płatnik i podatnik uprawniony jest do składania deklaracji drogą elektroniczną. Do stycznia z tej możliwości mogli korzystać tylko tzw. duzi podatnicy, a więc tacy, których roczne przychody netto przekraczają równowartość 5 mln euro, rozliczający się w wyspecjalizowanych urzędach skarbowych. Teraz taką możliwość ma każdy podatnik.

Niestety nie wszystkie formularze uda się przekazać w formie elektronicznej. Uprawnienie takie przedsiębiorcy zyskują sukcesywnie.

Najpierw mieli możliwość przesyłania m.in. deklaracji VAT-7/VAT-7K itp. (od stycznia). Od początku kwietnia mogli przekazywać kolejne, m.in. PIT-36 i PIT-36L – a więc te, które dotyczą rocznego rozliczenia. Od 1 lipca drogą elektroniczną do urzędów trafiają kolejne deklaracje, a od 1 stycznia 2009 r. następne.

Aby przesłać elektronicznie deklarację, niezbędny jest bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Przedsiębiorca uzyska go, jeśli się zgłosi do jednego z centrów certyfikacji.

Sam podpis elektroniczny nie wystarczy. Trzeba jeszcze przekazać do urzędu skarbowego (w formie papierowej) zawiadomienie ZAW-E1. Przedsiębiorca zgłasza w nim zamiar składania deklaracji drogą elektroniczną. Po sprawdzeniu przesłanego zgłoszenia naczelnik urzędu wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza możliwość składania dokumentów drogą elektroniczną.