Tam również wymieniają dowody, rejestrują firmy czy składają dokumenty niezbędne do zameldowania. Nie zawsze jest to łatwe, chociażby ze względu na różne lokalizacje miejskich jednostek organizacyjnych, szczególnie w dużych ośrodkach.
Samorządy od lat dwoją się i troją, aby sprostać oczekiwaniom klientów, tak w dostarczeniu kompleksowej informacji, jak również bieżącej obsługi. Zachęcają również mieszkańców do udziału w konsultacjach społecznych i podejmowaniu decyzji, co buduje ich pozytywny wizerunek. Dlatego coraz więcej samorządów tworzy narzędzia, dzięki którym mieszkańcy mają wygodny kontakt z urzędem. Nie ograniczają się do uruchamiania przyjaznych infolinii, tylko wykorzystując systemy i zgromadzone w nich dane, budują uniwersalne platformy kontaktu.
Arcus Systemy Informatyczne (Arcus SI) w odpowiedzi na nowe wyzwania samorządów, przygotował innowacyjne rozwiązanie – Centrum Kontaktu z Mieszkańcami (CKzM). Wdrożenie systemu przyczynia się do usprawnienia pracy urzędu i jednocześnie poprawy komfortu życia mieszkańców, przedsiębiorców i osób przyjezdnych. Osią systemu jest aplikacja Microsoft Dynamics CRM - nowa wersja to Dynamics 365 for Sales oraz autorski produkt Arcus Contact Center for Skype for Business, który pełni rolę platformy telekomunikacyjnej.
Rozwiązanie proponowane przez Arcus SI odzwierciedla procesy obsługi wszystkich klientów urzędu w aplikacji CRM współpracującej z innymi już stosowanymi systemami i aplikacjami. Dzwoniąc na łatwy do zapamiętania numer call center, mieszkaniec uzyskuje od konsultanta, posiadającego dostęp do systemowej bazy wiedzy, w której zapisane są procedury jak poprowadzić daną sprawę, oczekiwane informacje i wnioski, które może wysłać elektronicznie lub jeśli woli bez problemu wydrukować. W ten sposób klienci urzędu mogą również zgłosić sprawę, której zostanie nadany urzędowy bieg, z zachowaniem procedury nadzorowanej przez system CRM. System pozwala również na kontakt z urzędem za pomocą czatu lub poprzez portal z bogatą bazą wiedzy i e-formularzami. Mieszkańcy mogą wybrać formę komunikacji zwrotnej: telefon, e-mail, SMS, czat, faks czy wpis na portalu.
Urzędy Miejskie dzięki Centrum Kontaktu z Mieszkańcami (CKzM) mogą jednocześnie reagować na potrzeby i oczekiwania osób z niepełnosprawnością oraz obcokrajowców. Z poziomu jednego contact center możliwa jest obsługa osób niedosłyszących poprzez wykorzystanie wideorozmowy z udziałem tłumacza języka migowego. Z kolei osoby obcojęzyczne, już na etapie zgłoszenia telefonicznego, wybierają opcję językową. W swoim języku zgłaszają sprawę lub uzyskują informację w trakcie rozmowy z konsultantem.
CKzM zapewnia integrację teleinformatyczną wszystkich jednostek oraz podmiotów współpracujących z miastem. Zintegrowane narzędzia nie tylko ujednolicają sposoby komunikacji między urzędem a mieszkańcami, ale również pozwalają na organizowanie profesjonalnych akcji informacyjnych. – Wdrożenie naszego rozwiązania pozwala samorządom na oszczędności. Zmniejszają się koszty utrzymania wykorzystywanych urządzeń informatycznych czy koszty druku, przy zachowaniu jakości obsługi danych procesów - mówi Łukasz Sztyber, prezes Arcus Systemy Informatyczne. – CKzM dzięki rozbudowanym opcjom raportowania z poszczególnych procesów obsługi mieszkańca pozwala również na diagnozowanie potencjalnych problemów i daje czas na reakcje władzom miejskim. Może być również podstawą, takim pierwszym krokiem do decyzji o stworzeniu centrum usług wspólnych – dodaje.
