Przepisy wprowadzają też wielojęzyczne unijne formularze dołączone do dokumentów oryginalnych, które zastąpią kosztowne obowiązkowe tłumaczenia. Rada i Parlament zawarły wcześniej kompromis w sprawie głosowanego dziś projektu.
"Ponad 14 milionów obywateli żyje w państwie członkowskim innym niż ich państwo pochodzenia. Aby się pobrać, zgłosić narodziny dziecka lub dowieść niekaralności, muszą przejść przez uciążliwe procedury. Dzisiejsze głosowanie to pierwszy krok w kierunku zmniejszenia biurokratycznych przeszkód przez zniesienie wymogu kosztownego i uciążliwego wymogu apostille i przez wprowadzenie standardowych formularzy wielojęzycznych", powiedziała sprawozdawczyni Mady Delvaux (S&D, LU) podczas debaty plenarnej.
"Mimo opozycji części Rady, wprowadziliśmy do projektu ważną klauzulę rewizyjną dotyczącą różnych dokumentów, takich jak dyplomy uniwersyteckie lub świadectwa niepełnosprawności, które nie mogły zostać objęte przepisami na tym etapie. Ten tekst jest pierwszym krokiem w długim procesie, którego ostatecznym celem jest abyśmy mieli wspólne dokumenty urzędowe w UE", dodała.
Nowe przepisy mają znieść niektóre formalności administracyjne, takie jak uzyskiwanie apostilli (czyli poświadczenia dokumentu sporządzonego w jednym państwie, np. odpisu aktu stanu cywilnego lub poświadczenia narodowości umożliwiającego legalne użycie go w innym państwie). Delegacje Parlamentu i Rady porozumiały się co do rozszerzenia zakresu spraw objętych nowymi przepisami włączając do niego na przykład dokumenty konieczne do zawarcia małżeństwa lub związku partnerskiego oraz zaświadczenie o niekaralności.
Ponadto nowe przepisy miałyby również objąć dokumenty, które osoba przeprowadzająca się czasowo lub na stałe za granicę musi obecnie przedłożyć w państwie członkowskim UE, w którym zamieszkuje, choć nie jest jego obywatelem, by udowodnić swe prawo do czynnego lub biernego udziału w wyborach europejskich lub samorządowych.