Pracodawca z mocy prawa nabywa prawa autorskie do utworów stworzonych przez pracownika. Jednak nie każdy taki utwór jest własnością szefa. Zdarza się, że prawa do utworu powrócą do etatowca.

Na etacie

Kodeks pracy to pierwszy akt, który przychodzi na myśl, gdy potrzebujemy uregulować kwestie dotyczące pracownika. Natomiast zagadnienie utworów wytworzonych przez niego należy rozpatrywać z uwzględnieniem prawa autorskiego.

Co do zasady, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków wynikających ze stosunku pracy, z chwilą przyjęcia utworu nabywa prawa autorskie do niego. Nabycie to dotyczy tylko autorskich praw majątkowych. Prawa osobiste, jak wskazuje sama nazwa, pozostają przy pracowniku.

Stosunek pracy polega na wykonywaniu pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie. Spełnienie tych warunków powoduje, że mamy do czynienia z umową o pracę – niezależnie od tego, jaką nazwę nadano kontraktowi. Aby utwór został uznany za wykonany w stosunku pracy, konieczne jest osobiste wykonywanie pracy. Co więcej, do nabycia praw autorskich dojdzie niezależnie od tego, czy umowę zawarto w formie pisemnej.

Powstanie utworów pracowniczych może też wynikać z wykonywania obowiązków pracowniczych w ramach powołania, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Gdy pracownik zostanie oddelegowany do pracy u innego pracodawcy, prawa do korzystania z utworu pozostają przy pracodawcy delegującym.

Tych zasad przejścia praw autorskich nie stosuje się do umowy o dzieło i zlecenia. Utworem pracowniczym nie jest też dzieło pochodzące od twórcy, który jest wspólnikiem spółki prawa handlowego niezwiązanym ze spółką umową o pracę. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 25 marca 2011 r. (IV CSK 504/10), w którym stwierdził, że w powyższym przypadku spółce nie przysługuje prawo do utworu.

Pracownicza aktywność

Utwór może zostać uznany za stworzony na umowie o pracę, jeżeli jest wynikiem wykonywania obowiązków ze stosunku pracy. Mogą one zostać nałożone w samej umowie o pracę, a także dodatkowo w układzie zbiorowym, przepisach wewnątrzzakładowych oraz w bezpośrednich poleceniach służbowych, pod warunkiem że te dodatkowe polecenia mieszczą się w zakresie określonym w umowie o pracę konkretnego pracownika.

Za zaliczeniem wytworzonego przez niego dzieła do utworów pracowniczych przemawia też zgodny zamiar stron, zwyczaje przyjęte w zakładzie lub w danej grupie zawodowej. Przy ocenie charakteru utworu nie można pomijać informacji dotyczących planów działalności jednostki znanych pracownikowi i uzgodnionych z nim, np. planów wydawniczych, redakcyjnych, programowych.

Do utworów powstałych w stosunku pracy nie zaliczymy takich, które zostały wykonane „przy okazji", bez związku z zakresem obowiązków pracownika. Nie decyduje tutaj to, czy takie utwory powstały dzięki wykorzystaniu przez pracownika służbowego sprzętu, materiałów pracodawcy czy umiejętności u niego nabytych. Jeśli nawet szef toleruje takie wykorzystanie materiałów i sprzętu, powstały w ten sposób utwór nie nabiera charakteru utworu pracowniczego. Z kolei użycie materiałów i sprzętu bez zgody pracodawcy może mieć konsekwencje dyscyplinarne dla etatowca, ale nie będzie pozbawiało go uprawnień wynikających z prawa autorskiego.

Podobne są konsekwencje, gdy pracownik stworzył utwór, ale nie chce go dostarczyć pracodawcy. Ewentualne rozszerzenie zakresu obowiązków pracownika w drodze wypowiedzenia zmieniającego o obowiązki o charakterze twórczym nie będzie skutkować nabyciem praw do utworów stworzonych przed zmianą warunków umowy o pracę.

Czasami problemy z zakwalifikowaniem utworu jako wykonanego w zakresie obowiązków pracowniczych można rozstrzygnąć przez sprawdzenie, czy w razie jego niewykonania szef mógłby pociągnąć pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Jeżeli tak, to utwór ma charakter pracowniczy.

Przejście praw

Po stworzeniu utworu pracownik przekazuje go pracodawcy. Jest to równoznaczne z wyrażeniem zgody na jego upublicznienie. Pracodawca nabywa majątkowe prawa autorskie z chwilą przyjęcia utworu, do tego momentu wszystkie prawa pozostają przy pracowniku. Jeżeli nie określono inaczej, pracodawca nabywa własność tych praw w granicach określonych umową o pracę i zgodnym zamiarem stron (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 26 czerwca 1998 r., I PKN 196/98).

Oświadczenie pracodawcy o przyjęciu utworu może być wyrażone przez jakiekolwiek zachowanie; nawet w sposób dorozumiany – przez korzystanie i rozpowszechnianie dzieła. Jednak takiego oświadczenia nie można złożyć przed powstaniem utworu.

Zdarza się, że pracodawca nie podejmuje żadnych działań, które nawet w sposób pośredni mogłyby zostać uznane za przyjęcie dzieła. Gdy się nie wypowiedział, czy przyjmuje utwór, aby uniknąć niepewności, uznaje się, że do przyjęcia dochodzi z upływem 6 miesięcy od dostarczenia utworu pracodawcy. Co więcej, w takim przypadku uważa się, że przyjęcie nastąpiło bez zastrzeżeń. Jeśli pracodawca wypowie się, że przyjmuje utwór, ma prawo wezwać pracownika do dokonania poprawek.

Strony w umowie o pracę mogą określić inny termin przejścia praw, a nawet uzgodnić, że prawa te pozostają przy pracowniku. Gdy nic innego nie zapisano w umowie o pracę, to nawet po jej rozwiązaniu prawa autorskie pozostają przy pracodawcy. Po ich przejściu etatowiec nadal może chronić swoje prawa osobiste, np. żądać oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub opublikowania go anonimowo. Autor ma też prawo kontrolować korzystanie z utworu czy zachowanie jego integralności.

Jedna umowa, dwa wynagrodzenia

Nabycie przez pracodawcę praw autorskich następuje jedynie w zakresie określonym celem umowy o pracę i zgodnym zamiarem stron. W razie sporu co do zakresu nabycia praw należy brać pod uwagę okoliczności zawarcia i wykonywania umowy. Znaczenie może więc mieć charakter utworu, jego przeznaczenie, sposób wykorzystania przez zakład pracy.

Pracownikowi jako twórcy nie przysługuje odrębne wynagrodzenie za stworzenie utworu. Z reguły zawarte jest ono w wypłacanym wynagrodzeniu, choć nie wyklucza się przyjęcia w umowie o pracę zapisów dotyczących dodatkowego wynagrodzenia autorskiego. W takim przypadku ważne jest to, aby zatrudniający był w stanie podzielić wynagrodzenie otrzymywane z tytułu wykonywania obowiązków służbowych od honorarium za stworzenie utworu. Konieczne jest także właściwe udokumentowanie tego podziału do  celów podatkowych – aby wykazać, że dana część wynagrodzenia rzeczywiście odnosi się do wykonywania utworów podlegających wynagrodzeniu autorskiemu. Ma to duże znaczenie praktyczne, gdyż tylko od wynagrodzenia uzyskanego za stworzenie utworu pracownik może odliczyć 50 proc. kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z wyrokiem SN z 14 lutego 2012 r. (III UZP 4/11) wynagrodzenie za pracę z tytułu nabycia przez pracodawcę z mocy autorskich praw majątkowych do utworu stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe.

Niewypłacenie wynagrodzenia przez pracodawcę nie wpływa na skuteczność nabycia praw autorskich w zakresie zawartej umowy o pracę.

Przyjęty, ale nie rozpowszechniony

Czasami, choć pracodawca przyjął utwór, nie decyduje się na jego rozpowszechnienie. Przed zbyt długim okresem niepewności pracownika chronią przepisy. Gdy pracodawca nie przystąpił do rozpowszechniania w ciągu dwóch lat od przyjęcia utworu, zatrudniony ma prawo wyznaczyć termin na rozpoczęcie rozpowszechniania dzieła. Co ważne, wezwanie pracodawcy musi być na piśmie. Po upływie wyznaczonej daty prawa do utworu znów będą przysługiwać pracownikowi i nie musi on zwracać otrzymanego wynagrodzenia za stworzenie utworu.

Program komputerowy to też dzieło

Także pracodawca prowadzący firmę, która zatrudnia autorów programów komputerowych, z mocy ustawy nabywa do nich prawa. Nie wszystkie jednak programy mogą być uznane za utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Konieczne jest stwierdzenie, że program stanowi rezultat działalności twórczej. Wtedy podlega ochronie niezależnie od sposobu jego utrwalenia. Utrwalenie może mieć formę odręcznie sporządzonych notatek czy dokumentacji projektowej.

Ochronie podlegają także fragmenty programu i nawet nie musi być on ukończony. Trzeba pamiętać, że naruszeniem praw autorskich nie będzie stworzenie innego programu, który będzie miał podobne funkcje.

Gdy umowa nie przewiduje dodatkowego wynagrodzenia, pracodawca nabywa prawa autorskie do programu w zakresie wypłaconych pieniędzy. Jeżeli w umowie o pracę lub umowie cywilnoprawnej strony nie postanowiły inaczej, właścicielem praw autorskich do programu komputerowego jest pracodawca (zob. wyrok SN z 9 stycznia 2001 r., I PKN 493/00). Przysługuje mu prawo dokonywania w programie zmian, np. tłumaczenia czy wprowadzania modyfikacji.

Naukowiec także tworzy

Odmienne zasady rządzą utworami naukowymi stworzonymi przez pracowników w zakresie działalności instytucji naukowych. Reguły te stosuje się do instytucji, w których działalność naukowa jest podstawową, a nie dodatkową aktywnością.

Aby utwór był uznany za naukowy, musi stanowić rezultat naukowego procesu poznawczego. Nie wymaga się tutaj, aby pracownik był zatrudniony na stanowisku naukowym czy technicznym. Instytucji naukowej przysługuje prawo pierwszego wydania utworu, które powstaje z chwilą jego stworzenia. Może ona wystąpić z roszczeniem przeciwko każdemu, kto opublikował utwór pierwszy i naruszył jej prawa. Uprawnienie to może ograniczać twórcy wygłoszenie na konferencji naukowej referatu o utworze. Pierwszeństwo jego wydania zależy od zawarcia z twórcą umowy o wydanie utworu w ciągu 6 miesięcy od jego przyjęcia. Wydanie utworu musi nastąpić w ciągu dwóch lat od tej daty. W przeciwnym razie prawo pierwszeństwa wygasa.

Zdaniem autora

Krzysztof Chyba, radca prawny w kancelarii Chajec, Don-Siemion & Żyto

Prawdopodobnie w najbliższym czasie kwestia tzw. utworów pracowniczych będzie nabierała znaczenia. Coraz więcej pracowników jest świadomych, że może żądać dodatkowego wynagrodzenia za utwory stworzone w zakresie umowy o pracę i korzystać na tym podatkowo, dzięki odliczeniu 50 proc. jako kosztów uzyskania przychodów.

Większość pracodawców jest jednak nadal przekonana, że jeżeli mają zawarte umowy o pracę, to wszystko, co stworzyli pracownicy, należy do nich. W pewnych sytuacjach takie myślenie zawiedzie, zwłaszcza przy umowach o pracę podpisanych wiele lat temu, jeżeli wpisano do nich wyłączenie automatycznego przejścia praw autorskich na pracodawcę. Poza tym, nawet gdy pracodawca nabył autorskie prawa majątkowe, musi się liczyć z przysługującymi pracownikowi osobistymi prawami autorskimi.