fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Opinie

E-invoicing: każda faktura autoryzowana przez Ministerstwo Finansów już w 2022 r.?

Adobe Stock
18 kwietnia 2020 minął rok od wprowadzenia w Polsce fakturowania elektronicznego (e-invoicing) z wykorzystaniem rządowej platformy PEF w ramach zamówień publicznych. Jednocześnie Ministerstwo Finansów zapowiada wprowadzenie fakturowania elektronicznego dla biznesu już za 2 lata (w 2022 roku) w wersji dobrowolnej, a docelowo obowiązkowe fakturowanie elektroniczne przez portal rządowy z preautoryzacją Ministerstwa. Fakturowanie elektroniczne miałoby zastąpić pliki JPK. I dochodzi jeszcze jeden istotny element, obecna pandemia, która sprawia, że na informatyzację procesów zaczynamy patrzeć już nie jak na tzw. “zło konieczne”, ale szansę normalnego funkcjonowania naszej firmy, nawet w tak skrajnych warunkach.

Trzy "wydarzenia" wspomniane powyżej skłoniły mnie, by podjąć temat fakturowania elektronicznego, które w niedługim czasie w wersji obowiązkowej (uregulowanej odgórnie przez państwo) bądź też dobrowolnej (jako oddolna inicjatywa samoregulującego się środowiska biznesowego) może stać się rzeczywistością dla całego biznesu, a nie tylko sektora publicznego.

E-faktura w formie pdf a pełne fakturowanie elektroniczne

Warto na wstępie zaznaczyć, że pomysł Ministerstwa, o którym wspomniałem we wstępie i właściwe rozumienie fakturowania elektronicznego (e-invoicing) oznacza w pełni zautomatyzowany proces tzn. od momentu wygenerowania faktury elektronicznej w określony sposób ustrukturyzowanej, przez wysłanie, przesłanie, odbiór, aż do jej przetworzenia przez odbiorcę. Faktury elektroniczne strukturyzowane wystawiane w ramach e-invoicing (dalej: faktury elektroniczne) są odczytywane maszynowo i przetwarzane automatycznie przez odbiorcę.

Dla odróżnienia e-faktury w formie pliku pdf nie są fakturami elektronicznymi. Wygenerowanie faktury i wysłanie pocztą elektroniczną, choć jest przesłaniem faktury w formie elektronicznej, to nie jest fakturowaniem elektronicznym. Tego typu e-faktury, które już dość powszechnie funkcjonują w obrocie gospodarczym i nie będą przedmiotem tego artykułu. Bowiem to, co interesuje Ministerstwo Finansów w najbliższych latach, to w pełni zautomatyzowany proces fakturowania elektronicznego.

E-invoicing dla B2G: Polska a UE

Fakturowanie elektroniczne to rozwiązanie, które funkcjonuje w Polsce w obszarze zamówień publicznych, czyli w relacji tzw. B2G (ang. business to government). Od 18 kwietnia 2019 r. organy administracji publicznej są zobowiązane do przyjmowania faktur z wykorzystaniem platformy PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). Natomiast po stronie wykonawców zamówień publicznych w Polsce wystawienie faktury z wykorzystaniem platformy jest dobrowolne.

E-invoicing w sferze publicznej to nie autorski pomysł polskiego ustawodawcy, a efekt regulacji na poziomie Unii Europejskiej (Dyrektywa 2014/55/EU). UE dostrzegła, że kraje członkowskie np. kraje skandynawskie czy Włochy zaczęły wprowadzać fakturowanie elektroniczne w relacjach B2G i B2B (ang. business to business) i stosować własne rozwiązania techniczne oraz prawne. To zaczęło powodować trudności wykonawców zamówień publicznych, którzy realizując zamówienia transgraniczne, musieli spełnić normy dotyczące fakturowania dla każdego z rynków, na którym oferowali swoje usługi. Zauważono, że tworzenie norm krajowych bez ich harmonizacji mogłoby ograniczyć konkurencję i swobodę działalności gospodarczej w ramach UE.

W efekcie od 18 kwietnia 2019 r. na mocy Dyrektywy wszystkie kraje UE zostały zobowiązane do wprowadzenia ujednoliconej normy europejskiej dla fakturowania elektronicznego w ramach zamówień publicznych. W praktyce oznacza to wprowadzenie przez państwa członkowskie systemu umożliwiającego wystawianie i przyjmowanie faktur w ramach zamówień publicznych z wykorzystaniem specjalnej platformy Peppol (ang. Pan-European Public Procurement Online).

Raport państw członkowskich do Komisji Europejskiej za pierwsze półrocze funkcjonowania Dyrektywy pokazuje, że Polska na dzień 30 listopada 2019 r. miała zarejestrowanych na platformie PEF: 655 dostawców, 1600 faktur (dla porównania: w 2018 r. zamówień publicznych było ok. 155 000) . Oczywiście trzeba wziąć pod uwagę, że dla zamówień publicznych o wartości poniżej 30 tys. euro fakturowanie elektroniczne było możliwe od 1 sierpnia 2019 r. To pokazuje jednak, że dobrowolne korzystanie z platformy nie przyspiesza w sposób znaczny popularyzacji fakturowania elektronicznego. Na wyniki za pierwszy rok funkcjonowania platformy PEF musimy chwilę poczekać - miejmy nadzieję, że będą dostępne publicznie.

Dla porównania Włochy wykazują rocznie w ramach fakturowania elektronicznego B2G 30 mln faktur (prawie 100% faktur dotyczących zamówień publicznych) . Warto zaznaczyć, że Włochy wprowadziły obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych przez wszystkie podmioty administracji publicznej na podstawie prawa wewnętrznego w marcu 2015 r. Zatem dysponują już daleko szerszą praktyką w zakresie fakturowania elektronicznego w sferze zamówień publicznych. Za ok. 4 lata będziemy mogli zestawić rzetelnie dane polskie z włoskimi.

Ważne, Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązki jedynie w zakresie kontaktów B2G. Jednocześnie jednak zaznacza się, że norma dotycząca fakturowania elektronicznego dla sfery zamówień publicznych została tak skonstruowana, by mogła być wykorzystywana w transakcjach handlowych między przedsiębiorstwami, czyli w relacjach B2B.

E-invoicing dla B2B: Polska a świat

W marcu br. wiceminister finansów Jan Sarnowski zapowiedział, że intencją rządu jest, by fakturowanie elektroniczne w relacji B2B za pośrednictwem portalu rządowego, czyli z preautoryzacją faktur przez ministerstwo, było dostępne w Polsce od 2022 r. (początkowo w formie dobrowolnej). Docelowo e-faktury standaryzowane miałyby zastąpić pliki JPK.

Pomysł Ministerstwa Finansów o obowiązkowym e-invoicingu w relacjach B2B dla wszystkich podmiotów, choć wydaje się nowatorski w skali europejskiej (obecnie takie rozwiązanie stosują Włochy od 1 stycznia 2019 r.), to już w skali światowej jest to rozwiązanie funkcjonujące od kilku lat. Takie rozwiązanie stosują państwa Ameryki Południowej: Brazylia, Chile oraz Ameryka Środkowa: Meksyk. Nie przez przypadek są to państwa, gdzie problem luki VAT-owskiej był istotny. Należy się zatem spodziewać, że tak jak w przypadku pliku JPK wzorowaliśmy się na rozwiązaniach portugalskich i hiszpańskich, tak i tutaj Ministerstwo podąża podobną ścieżką implementacji w Polsce rozwiązań sprawdzonych w innych państwach. W przypadku e-invoicing najczęściej jako preferowana "ścieżka" wspominany jest model włoski. Wprowadzając obowiązkowe fakturowanie elektroniczne, Włochy spodziewały się uszczelnienia systemu VAT-owskiego i dodatkowego przychodu dla budżetu państwa na poziomie 2 miliardów euro .

Zachęcające dla Ministerstwa Finansów mogą być też dane udostępnione Komisji Europejskiej przez Włochy po wprowadzeniu obligatoryjnego fakturowania elektronicznego w relacji B2B (obowiązek nie dotyczy mikroprzedsiębiorstw o obrocie poniżej 65 000 euro w skali roku). Od stycznia do września 2019 r. włoskie Ministerstwo Finansów otrzymało i autoryzowało 1.4 miliarda faktur w ramach fakturowania elektronicznego . To duży materiał dostępny dla administracji skarbowej w czasie rzeczywistym dla skutecznej walki z luką w podatku VAT. Co ważne, Włochy wsparły szczególnie małe i średnie przedsiębiorstwa w uruchomieniu platformy do fakturowania elektronicznego przez bezpłatne usługi wsparcia IT i aplikację umożliwiającą wystawianie i wysyłanie faktur z użyciem telefonu.

Inną zgoła optykę możemy zaobserwować w Stanach Zjednoczonych. O ile w Europie i Ameryce Południowej głównym inicjatorem wprowadzania e-invoicingu w relacjach B2B są rządy poszczególnych państw, o tyle w Stanach Zjednoczonych jest to głównie inicjatywa biznesu. Firmy amerykańskie przede wszystkim dostrzegają korzyści, które dostarcza fakturowanie elektroniczne. Niepotrzebny jest tu przymus ze strony państwa. Rozwiązania w zakresie fakturowania elektronicznego pojawiają się zazwyczaj między partnerami biznesowym w obrębie danej branży. Dla Amerykanów liczy się łatwa obsługa narzędzia, dostępność danych i szybkość ich procesowania. Zdarza się, że dostawca usługi e-invoicingu łączy dostawców i nabywców z danej branży. Powstają inicjatywy biznesu takie jak Business Payments Coalition, które mają na celu podniesienie efektywności płatności dokonywanych przez podmioty amerykańskie, głównie poprzez popularyzację elektronicznych płatności i e-invoicingu.

W kontekście praktyki biznesu w Stanach Zjednoczonych warto wspomnieć, że również w Polsce część biznesu posługuje się już fakturowaniem elektronicznym. Największe podmioty określonych branż (jak na przykład: automotive, FMCG) korzystają z rozwiniętych rozwiązań finansowo- księgowych z wykorzystaniem systemu EDI (ang. electronic data interchange), które dają możliwość zautomatyzowanego fakturowania elektronicznego.

Korzyści e-invoicingu dla biznesu

Bez względu na to czy przedsiębiorstwo zaczyna wdrażać fakturowanie elektroniczne wskutek inicjatywy rządowej, czy też z czysto biznesowych względów, korzyści dla przedsiębiorstwa są znaczne. Przede wszystkim to kwestia bezpieczeństwa danych - faktury przesyłane mailem, jak dowodzi praktyka, nie gwarantują bezpieczeństwa. Platformy wykorzystywane do fakturowania elektronicznego posiadają wszystkie wymagane zabezpieczenia. Ponadto, to bezpieczeństwo firmy, gdyż nawet w tak nieprzewidzianych okolicznościach jak epidemia lub inne działanie siły wyższej, fakturowanie elektroniczne zapewnia ciągłość działania działów księgowych, które mogą wystawiać, przesyłać i odbierać faktury bez konieczności generowania fizycznych dowodów księgowych. E-invoicing to też szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami (wystawiona faktura jest widoczna dla odbiorcy w czasie rzeczywistym lub prawie-czasie rzeczywistym). Zapewnia też bieżący dostęp zdalny dla osób decydujących o finansach spółki do rzetelnych danych w czasie rzeczywistym. Dodatkowo fakturowanie elektroniczne przy wykorzystaniu platformy Peppol zapewnia ułatwienia w handlu z zagranicznymi podmiotami w ramach UE (na chwilę obecną głównie w ramach zamówień publicznych).

Oszczędności jakie daje e-invoicing, przewyższają koszty wdrożenia, w szczególności w dłuższej perspektywie. Główną kwestią są: oszczędność czasu działów księgowych w przetwarzaniu faktur (w szczególności po stronie odbiorcy faktury, gdyż otrzymane faktury mogą być importowane do systemów księgowych oraz zestawiane automatycznie z zamówieniami), redukcja kosztów związanych z wydrukowaniem i wysyłką faktur. Fakturowanie elektroniczne to z uwagi na automatyzację procesu zredukowanie liczby pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Podsumowanie

Zapowiedź Ministerstwa Finansów o zastąpieniu JPK przez fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem platformy rządowej, może budzić pewne zdziwienie w kontekście trwającego przygotowywania i wdrożenia nowej struktury JPK V7M/K. Już dziś słyszymy bowiem o tym, że to nad czym dziś pracujemy i ponosimy koszty, czyli JPK_V7M/K za kilka lat najprawdopodobniej wyjdzie z użycia. Zapewne będziemy musieli ponieść również dodatkowe koszty wdrożenia fakturowania elektronicznego i dostosowania systemów finansowo-księgowych. Zasadności wprowadzenia e-faktur standaryzowanych dla biznesu nie kwestionuję, to bardzo dobry pomysł i kierunek, w którym zmierza wiele państw. Pozostaje pytanie o zasadność wprowadzania nowych wersji struktury JPK_VAT (zgodnie z ostatnim komunikatem od 1 października 2020 r.), skoro Ministerstwo Finansów wie, jakie rozwiązanie interesuje je docelowo w perspektywie najbliższych dwóch lat.

Patrząc już na samo narzędzie tj. fakturowanie elektroniczne w dłuższej perspektywie, to po przeanalizowaniu korzyści, jakie może przynieść przedsiębiorstwu, warto spojrzeć na to rozwiązanie nie tylko przez pryzmat kosztów wdrożenia czy nowy obowiązek nałożony przez Ministerstwo Finansów. To co obserwujemy obecnie, to duża aktywność większych podmiotów określonych branż w zakresie e-invoicingu, które dla optymalizacji własnych procesów wywierają pewien nacisk na swoich dostawców lub odbiorców, by Ci również zautomatyzowali w pełni swój sposób fakturowania. W moim przekonaniu, e-invoicing może stać się w niedługim czasie naszym "być albo nie być" na polskim jak i globalnym rynku. Im szybciej dołączymy do e-invoicingu, tym większe szanse na zachowanie konkurencyjności na rynku wewnętrznym i globalnym.

W powyższym kontekście, warto obserwować prace Ministerstwa Finansów i w mojej ocenie, już dziś przygotowywać się na powszechny e-invoicing. W niedalekiej przyszłości można się spodziewać pierwszych wytycznych ustawowych w tej materii.

Andrzej Marton

Business Development Director, ePodatki GWW Tax

Źródło: rp.pl
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA