Rz: Wnioski zawarte w sprawozdaniu szefa służby cywilnej za 2016 r. nie są zbyt optymistyczne – coraz mniej osób interesuje się pracą w administracji, sposób wynagradzania pracowników nie ma wymiaru motywacyjnego, a system oceniania jest nieadekwatny do kompetencji.

Czy służba cywilna wymaga głębokiej reformy?

Dobrosław Dowiat-Urbański: Na początek chcę podkreślić, że pomimo mało optymistycznych informacji zawartych w sprawozdaniu służba cywilna nie jest w złym stanie. Tworzą ją ludzie, którzy w znakomitej większości dobrze wykonują swoje obowiązki i znają się na tym, co robią.

Słabą stroną służby cywilnej jest nieefektywny system zarządzania. Niewątpliwie mamy wiele do poprawy. Sprawozdanie służy wskazaniu właśnie tych obszarów, które należy zmienić. Może dlatego wyłania się z niego pesymistyczny obraz.

Na pewno musimy osiągnąć większą spójność systemu zarządzania kadrami z systemem wynagradzania. Należy go uczynić bardziej motywacyjnym. System wynagradzania bowiem jest uwarunkowany historycznie – od kilkudziesięciu lat w sferze publicznej istnieją trzynastki, nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe. To było zawsze i wszyscy uważają, że być musi.

A nie musi?

Nie jestem zwolennikiem zabrania trzynastek czy dodatku stażowego bez przyznania czegoś w zamian. Sprzyjam za to zmianom w ich konstrukcji. Chciałbym, by dodatkowe składniki wynagrodzenia miały charakter motywacyjny.

Planuje pan zmiany?

Prowadzimy prace analityczne, ale nie mogę podzielić się jeszcze gotowym projektem ustawy. Porównujemy sytuację osób w różnych sektorach administracji – rządowej, samorządowej, w urzędach państwowych, agencjach i funduszach.

Czy będzie jedna ustawa dla wszystkich – kodeks urzędniczy?

To nie takie proste. Odrębność służby cywilnej jest uregulowana w konstytucji. Nie można więc wprowadzić np. służby cywilnej w samorządach. Można się zastanawiać nad ujednoliceniem zasad i procedur, które są zróżnicowane w różnych sektorach administracji. Być może, by np. ułatwić mobilność pracowników, powinny być jednakowe. Ale żadne decyzje jeszcze nie zapadły.

W zeszłym roku po raz pierwszy odnotowano spadek udziału urzędników służby cywilnej w korpusie. Dlaczego?

Od co najmniej czterech lat liczba urzędników jest hamowana przez bardzo skromny limit mianowań. W ubiegłym roku wyniósł on 200 osób. Dopiero w tym roku limit wzrośnie do 280. Skoro limit jest niski, to i szansa na mianowanie niewielka.

Ale w zeszłym roku limit nie został wyczerpany. Mianowanie uzyskały 154 osoby. To 77 proc. limitu. Czy limit mianowań po raz pierwszy nie został wykorzystany?

Nie, w przeszłości też to się zdarzało. Wówczas jednak limity (w porównaniu z tymi z ostatnich lat) były wręcz kosmiczne. W rekordowych latach 2006–2007 wynosiły nawet 3 tys. osób.

W tym roku przystępujących do egzaminu na urzędnika mianowanego było oczywiście więcej, niż przewidywał limit. Jednak osoby, które osiągnęły liczbę punktów uprawniającą do mianowania, nie wyczerpały tego limitu.

Czy egzamin był w tym roku trudniejszy?

Pytania układa Krajowa Szkoła Administracji Publicznej. Szef służby cywilnej może się z nimi zapoznać dopiero po otwarciu kopert. Nie wydaje mi się, żeby poziom egzaminu był w tym roku wyższy.

To skąd taki wynik? Jak pan to diagnozuje?

Trudno powiedzieć. Może zadziałało zniechęcenie spowodowane niskimi limitami i trudnością w uzyskaniu mianowania w latach ubiegłych.

Tak po prostu? Czy chętnych było też mniej niż w latach ubiegłych?

Było ich ok. 600. Przyznaję, że zazwyczaj chętnych na miejsce było więcej. Do postępowania trzeba się sporo nauczyć. Należy mieć certyfikat z języka obcego. Samo postępowanie kosztuje około 700 zł.

Ze sprawozdania wynika, że obarcza pan częścią odpowiedzialności prasę. Wini ją pan za doniesienia o możliwości wprowadzenia zmian w mianowaniu.

Być może jakiś efekt psychologiczny nastąpił, ale przede wszystkim przyczyn upatruję w niskim limicie mianowań.

Ubyło urzędników mianowanych na stanowiskach kierowniczych. Blisko 20 proc. urzędników mianowanych, którzy zajmowali wyższe stanowiska, już ich nie zajmuje. Co pan na to?

W związku z nowelizacją ustawy z grudnia 2015 r. zostały im zaproponowane inne stanowiska. Nowelizacja nie przewidywała wygaśnięcia ich stosunków pracy. To, czy zdecydowali się pracować na nowym stanowisku, czy poszukać pracy poza administracją, zależało od ich decyzji. Wśród urzędników mianowanych odchodzących ze stanowisk kierowniczych na pewno są też osoby przechodzące na emeryturę bądź decydujące się na pracę poza administracją rządową.

Ubywa nie tylko osób zainteresowanych mianowaniem i urzędników mianowanych, ale też zainteresowanych samym zatrudnieniem w służbie cywilnej. Średnia liczba kandydatów w naborach w zeszłym roku wyniosła 13. Rok wcześniej było to 19. Jaka jest tego przyczyna?

Zmieniła się sytuacja na rynku pracy. Mamy teraz do czynienia z tzw. rynkiem pracownika. To osoba szukająca pracy ma możliwość wyboru spośród dostępnych ofert tej, która jest dla niej najkorzystniejsza. Okazuje się, że oferty pracy w administracji często nie są na tyle konkurencyjne, żeby przyciągnąć wiele osób.

Nieznacznie spadł wskaźnik fluktuacji zatrudnienia, czyli odejść z urzędu. W całej służbie cywilnej wyniósł 7 proc. Ale na kierowniczych stanowiskach prawie 18 proc., a np. w MSW aż 23. Czy to nie jest groźne?

Przeciętna fluktuacja w całej służbie cywilnej nie jest groźna, jest wręcz naturalna. To normalne, że pracownicy odchodzą na emeryturę czy zmieniają pracę.

Na wyższych stanowiskach wskaźnik wynikał z nowelizacji ustawy o służbie cywilnej. Zmieniły się zasady zatrudniania na wyższych stanowiskach. Część osób została z nich odwołana i przyjęła nowe warunki, inne zdecydowały się odejść. Sytuacja w MSW była prawdopodobnie spowodowana m.in. przeniesieniem części zadań ministerstwa do Ministerstwa Cyfryzacji. Co ciekawe, co roku inny urząd ma najwyższy wskaźnik fluktuacji. W 2015 r. był to Urząd Transportu Kolejowego.

Biorąc pod uwagę, że służba cywilna powinna być filarem administracji, wskaźnik na poziomie 23 jest niepokojący.

Niepokoiłbym się, gdyby tak było w całej administracji, nie w jednym ministerstwie. Martwi mnie natomiast spadek zatrudnienia w służbie cywilnej osób przed 30. rokiem życia. To oznacza, że młodzi ludzie nie garną się do administracji. Nie przyciąga ich ścieżka kariery ani wynagrodzenia, a zmiany wizerunkowe są bardzo trudne do wprowadzenia. Między innymi dlatego chcemy położyć nacisk na jasną komunikację z obywatelami.

Mają być szkolenia poświęcone skutecznej komunikacji.

Tak. Znajomi spoza korpusu mówią mi, że nie rozumieją pism z ZUS czy skarbówki. Tak być nie może, niezależnie od instytucji. W tym roku nasze szkolenia z efektywnej komunikacji mają być skoncentrowane na administracji szczebla wojewódzkiego. Wszystkie środki, które szef służby cywilnej ma w dyspozycji, czyli 500 tys. zł, zostaną tam skierowane. Nie jest tego wiele – przeciętnie wypada ok. 4 zł na członka korpusu. Trzeba było wybrać, kto powinien sam zadbać o szkolenia, a kogo wesprze szef służby cywilnej. Doszliśmy do wniosku, że w Warszawie jest większy dostęp do szkoleń, jest też KSAP. Urzędom jest więc łatwiej zorganizować szkolenia dla swoich pracowników.

Czego jeszcze będą dotyczyły szkolenia?

Obok komunikacji, będą szkolenia z zarządzania talentami. Trzeci priorytet wiąże się z nowelizacją kodeksu postępowania administracyjnego, nad którą trwają prace w Sejmie. Wprowadza ona między innymi mediacje.

Ale mediator powinien być bezstronną osobą z zewnątrz. Gdzie tu miejsce na urzędnika?

Postępowanie administracyjne nie zawsze ma dwie strony – obywatela i organ. Czasami stron jest kilka, a ich interesy są sprzeczne. Ale nawet w relacji dwustronnej elementy mediacji będą przydatne. Obywatela można przekonywać – negocjować rozwiązanie, które będzie zgodne z prawem i zaspokoi jego interesy.

Miały wzrosnąć pensje najsłabiej zarabiających, zatrudnionych m.in. w inspekcjach powiatowych. Wciąż jednak przeciętne wynagrodzenie jest tam niższe niż przeciętne krajowe, choć wzrosło o 7 proc. (202 zł). Ale i w innych urzędach wzrastały płace. Na przykład w ministerstwach przeciętne wynagrodzenie zwiększyło się aż o 429 zł. Skąd podwyżki?

W zeszłym roku rzeczywiście nastąpił duży wzrost środków na wynagrodzenia, mimo że nie mieliśmy podniesionej kwoty bazowej. Ale to dobrze. Podniesienie kwoty bazowej oznacza automatyczne podwyżki dla wszystkich, i to w takim ujęciu, że ten, kto zarabiał dużo, będzie zarabiał jeszcze więcej, a ten, kto zarabiał mniej, otrzyma niewiele więcej, bo jego mnożnik kwoty bazowej był niewielki. Dlatego środki na wynagrodzenia zostały rozdysponowane ze szczególnym uwzględnieniem osób najsłabiej uposażonych, zarabiających poniżej 2,5 tys. zł brutto. Wnioskował o to poprzedni szef służby cywilnej wraz z ministrem finansów. Ponad 90 proc. takich osób uzyskało dzięki temu podwyżki, a odsetek osób zarabiających poniżej 2,5 tys. zł istotnie się zmniejszył. W tym roku też mamy środki na podwyżki, ale już nie tak duże. Wyrównają przewidywaną inflację.

A to, że wynagrodzenie w ministerstwach wzrosło, to nic złego. W ministerstwach też są osoby słabiej zarabiające. Proszę również pamiętać, że koszty życia w Warszawie są dużo wyższe. Musimy starać się, by zatrzymać ekspertów pracujących w ministerstwach. Zwłaszcza w kontekście wspomnianego już rynku pracownika.

—rozmawiała Katarzyna Wójcik

Dobrosław Dowiat-Urbański – od marca 2016 r. szef służby cywilnej, od 1999 r. urzędnik mianowany w administracji rządowej. Studiował prawo i germanistykę na Uniwersytecie Marii Curie- -Skłodowskiej, ukończył także Krajową Szkołę Administracji Publicznej.