Najemca (prawie) idealny

O wynajmie powierzchni biurowych przez najemców z sektora publicznego mówi Piotr Capiga, Associate, Dział Powierzchni Biurowych w międzynarodowej firmie doradczej Cushman & Wakefield:

O obiektywnych argumentach potwierdzających przewagę najmu biur nad kupowaniem własnej siedziby od wielu już lat nie trzeba przekonywać spółek komercyjnych, z których zdecydowana większość jest najemcami biur. Brak zaangażowania środków inwestycyjnych, przesunięcie na wynajmujących ryzyka związanego z nieprzewidzianymi kosztami remontu budynków oraz elastyczność w zakresie potencjalnych wzrostów bądź redukcji zapotrzebowania na powierzchnię to główne powody, dla których najem jest tak popularny. Niestety dla podmiotów z sektora publicznego decyzja o najmie powierzchni nie jest już tak oczywistym rozwiązaniem. Warto zastanowić się, z czego wynikają te wątpliwości i czy są one uzasadnione.

Polityka nadaje ton

Udział instytucji z sektora publicznego w rynku najmu powierzchni biurowych z roku na rok maleje. Od początku 2018 roku transakcje z udziałem najemców z sektora publicznego stanowiły zaledwie 2,32 proc. wszystkich transakcji najmu w Polsce. Minimalnie wyższy jest udział takich transakcji w Warszawie 2,91 proc.

Po części jest to pokłosie przyjętej strategii, aby - gdy jest to tylko możliwe - korzystać z nieruchomości pozostających w dyspozycji Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego i unikać transakcji z inwestorami zagranicznymi. Szkopuł w tym, że w wyniku wieloletnich zaniedbań prawnych utrudniających inwestowanie w nieruchomości (ustawa o REIT) większość biurowców w głównych miastach Polski należy do zagranicznych funduszy inwestycyjnych lub międzynarodowych deweloperów.

Równocześnie stan nieruchomości znajdujących się w gestii Skarbu Państwa, względnie samorządu, jest często nieakceptowalny, zarówno w zakresie warunków pracy, jak i niespełniania podstawowych wymogów prawnych, obejmujących standard BHP, zabezpieczenie przeciwpożarowe czy kwestie dostępności dla osób niepełnosprawnych. Bez znaczących inwestycji kapitałowych, które nie zawsze są zresztą uzasadnione, sytuacja jeszcze przez wiele lat nie ulegnie poprawie.

Specyficzne potrzeby

Najemcy reprezentujący sektor publiczny mają specyficzne potrzeby związane z najmem powierzchni biurowych. Przede wszystkim - w przeciwieństwie do spółek komercyjnych - oczekują aranżacji opartej głównie na podziale gabinetowym, co znacząco podnosi koszty przygotowania powierzchni. Często nie ma to głębszego uzasadnienia i wynika głównie z przyzwyczajenia do pracy w wygrodzonych pokojach, natomiast obserwujemy coraz większą otwartość na uwzględnianie w planie powierzchni biurowej również fragmentów open space.

Często z powodu braku budżetu na partycypację w kosztach aranżacji powierzchni najemcy z sektora publicznego oczekują, aby to Wynajmujący w ramach uzgodnionego czynszu najmu w pełni pokrył koszty przygotowania biura zgodnie z wytycznymi najemcy. Ze względu na budżety wyznaczone w PLN najemcy z sektora publicznego preferują czynsze najmu określone i płatne w PLN.

Optymalną formułą jest płaska stawka czynszu, w której zachęty np. w postaci wakacji czynszowych są rozłożone równomiernie przez cały okres najmu. Ograniczona jest również elastyczność najemców z tego sektora w zakresie zabezpieczenia umowy najmu w postaci kaucji lub gwarancji bankowej, która jest często limitowana do równowartości zaledwie miesięcznego czynszu najmu.

Pewny płatnik

Z punktu widzenia wynajmujących najemca z sektora publicznego to przede wszystkim pewny płatnik czynszu (brak ryzyka niewypłacalności), który akceptuje często dłuższy niż standardowy 5-letni okres najmu i którego zapotrzebowanie na powierzchnię pod kątem metrażu jest statystycznie również ponadstandardowe. Niestety część wynajmujących ma również obawy wiążące się z wielkoskalowymi transakcjami z sektorem publicznym. Wynikają one z niefrasobliwości niektórych najemców o takim profilu, którzy po zawarciu standardowej terminowej umowy najmu, w ramach której właściciel budynku czyni nakłady, aby przystosować obiekt do potrzeb najemcy, próbowali wymóc przedterminowe zakończenie najmu.

Niestety takim próbom towarzyszyły argumenty, że kary umowne przysługujące właścicielom nieruchomości będą w takich okolicznościach ograniczane przez sądy do poziomów niegwarantujących nawet zwrotu środków zaangażowanych na aranżację. Rozpoczynanie przez najemców negocjacji w przedmiotowej kwestii, często jedynie z pobudek politycznych lub wynikających z braku podstawowego rozumienia konsekwencji związania z właścicielem nieruchomości umową najmu, negatywnie odbijają się na całym sektorze publicznym zmniejszając jego wiarygodność.

Rozsądna ocena

Mając wieloletnie doświadczenie w wspieraniu najemców z sektora publicznego, z dużym zaniepokojeniem obserwujemy również pojawiające się próby podważania warunków i okoliczności zawierania największych transakcji najmu przez najemców publicznych. Przywołując transakcję, w której nie uczestniczyła firma Cushman & Wakefield, ale która będzie jaskrawym przykładem takiego podejścia, warto wspomnieć chociażby najem komercyjny zrealizowany przez KNF w budynku Piękna 20 w Warszawie w pierwszym kwartale 2018 roku.

Z ogólnodostępnych informacji prasowych wynika, że w ramach śledztwa CBA ustalono, że niezależnie od innych zastrzeżeń, koszty najmu nowej siedziby KNF są niezwykle wysokie i nieuzasadnione. Niestety w materiałach prasowych dotyczących zarzutów CBA dotyczących tej transakcji zabrakło merytorycznej oceny osób znających realia rynkowe w zakresie uzgodnionego czynszu najmu. Ujawniona stawka bazowa wynosząca 17,90 euro za mkw. miesięcznie z całą pewnością nie przewyższała poziomu rynkowego dla budynków biurowych klasy A, zlokalizowanych w ścisłym centrum miasta.

Co więcej, biorąc pod uwagę wzrost kosztów najmu, z dzisiejszej perspektywy byłaby ona oceniana jako niezwykle atrakcyjna dla KNF. Seria krytycznych publikacji prasowych opisujących warunki tej transakcji spowodowała, że osoby odpowiedzialne za administrację w podmiotach publicznych mają uzasadnione obawy, że pomimo wynegocjowania atrakcyjnych kosztów najmu znajdą się w ogniu krytyki.

Osobnym zagadnieniem jest aktywność organów kontrolnych. Tu często ocena adekwatności kosztów najmu i pozafinansowych uzgodnień o charakterze kontraktowym odbywa się przez osoby, które niestety nie mają doświadczenia w tej specjalistycznej materii. Duża wartość umów najmu, która jest naturalnym następstwem wielkości biura i długości okresu najmu, wzbudza zbyt często merytorycznie nieuzasadnione podejrzenia i zarzuty względem urzędników koordynujących transakcje najmu, co w naturalny sposób zniechęca ich do podejmowania aktywności w tym zakresie.

Z naszej perspektywy zbyt rzadko dochodzi do rozważenia, jaki byłby koszt alternatywny dla najmu komercyjnego. Weryfikacja tego aspektu bardzo szybko pokazywałaby przewagę najmu komercyjnego nad budową własnej siedziby, czy ponoszeniem kosztów remontów i dostosowania powierzchni w ramach zasobów Skarbu Państwa. Z naszych doświadczeń wynika, że koszty utrzymania starszych obiektów będących własnością podmiotu publicznego niejednokrotnie przewyższały koszt najmu biura o zdecydowanie wyższym standardzie.

Transparentność i merytoryczne wsparcie

Oczywistym jest, że wydatkowanie środków publicznych powinno odbywać się ze szczególnym naciskiem na gospodarność i transparentność podejmowanych decyzji. Z tego względu biorąc pod uwagę znaczną wartość zobowiązań wynikających z zawieranych umów najmu biur oraz złożoność procesu wyboru siedziby i negocjowania umowy najmu (szczegółowe względy komercyjne, prawne i techniczne), dobór profesjonalnego doradcy nieruchomościowego, który przeprowadzi stosowny projekt reprezentując najemcę jest niezwykle istotny. Część najemców z niezrozumiałych powodów ma duże ambicje, aby projekty takie prowadzić bez zewnętrznego wsparcia, powierzając tę odpowiedzialność wewnętrznym działom zakupów lub administracji.

Już sama świadomość, że druga strona transakcji będzie w toku negocjacji reprezentowana przez zespół kilku lub nawet kilkunastu specjalistów o wieloletnim doświadczeniu w transakcjach nieruchomościowych powinna uświadomić, że bez doskonale przygotowanego doradcy, wynegocjowanie najlepszych warunków najmu oraz wyeliminowanie szeregu ryzyk związanych z kosztami aranżacji, czy wymogami technicznymi, nie będzie możliwe. Zaangażowanie w proces uznanego i wiarygodnego doradcy w dużym stopniu ogranicza również próby nieuzasadnionego podważania przebiegu i uzgodnionych warunków transakcji przez organy kontrolne.