Zgubiona korespondencja z danymi osobowymi lub dostarczenie takiej przesyłki do niewłaściwego odbiorcy – to naruszenia, które Cyfrowy Polsat S.A. często zgłaszał  do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przeprowadzona przez UODO analiza tych naruszeń wykazała, że administrator zgłaszał incydenty z dużym opóźnieniem - dwóch, a nawet trzech miesięcy od ich wystąpienia. Późno powiadamiał także o nich osoby, których one dotyczyły.

Okazało się, że zgłoszenia od Cyfrowego Polsatu S.A. były opóźnione, gdyż spółka ta sama także otrzymywała z opóźnieniem informacje o naruszeniach od firmy kurierskiej, z którą miała podpisaną umowę. To jej jednak nie tłumaczy. UODO stoi na stanowisku, że to administrator danych powinien podjąć skuteczne działania, które po pierwsze zminimalizują skalę naruszeń, a po drugie pozwolą na szybsze identyfikowanie takich incydentów i tym samym powiadamianie o nich osób, których dotyczy dane zdarzenie oraz organu nadzorczego.

Urząd Ochrony Danych Osobowych stwierdził brak wdrożonych odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych pozwalających szybko identyfikować naruszenia powodował, że osoby, których dane dotyczą, przez długi czas nie wiedziały o ryzyku wykorzystania ich danych przez osoby nieuprawnione, np. do tzw. kradzieży ich tożsamości. Nie mogły też przez ten czas podjąć działań, które ograniczyłyby takie niebezpieczeństwo. Tymczasem  zakres danych osobowych w zgubionej bądź dostarczonej niewłaściwemu odbiorcy korespondencji był szeroki. Ponadto w przesyłkach były też inne dane, jak ID kontraktu, numer umowy, numery faktur.

- Pomimo że naruszenia związanie były z nieprawidłowościami po stronie firmy kurierskiej, to właśnie ukarany administrator danych nieprawidłowo realizował nadzór nad egzekwowaniem postanowień umownych, przez co dochodziło do późnej identyfikacji naruszeń. Ponadto było możliwe wprowadzenie i egzekwowanie przez administratora nowych rozwiązań, które zarówno ograniczyłyby liczbę naruszeń, jak i umożliwiły szybsze ich identyfikowanie - twierdzi UODO.

Dopiero w toku postępowania spółka wdrożyła mechanizmy, które doprowadziły do znacznego ograniczenia przypadków wydawania korespondencji nieuprawnionej osobie. Wprowadziła też system śledzenia przesyłki, co umożliwiło szybsze identyfikowanie i zgłaszanie utraty korespondencji. Dzięki temu proces identyfikacji naruszeń ochrony danych przez spółkę znacznie się skrócił.

Prezes UODO zdecydował się jednak nałożyć na spółkę karę za naruszenia przepisów RODO, gdyż zastosowanie innych środków naprawczych nie byłoby proporcjonalne do stwierdzonych nieprawidłowości. Nie gwarantowałoby również tego, że administrator ten w przyszłości nie dopuści się podobnych zaniedbań.