W związku z tym rozwinięto regulacje kodeksu, które dotyczą terminów załatwiania spraw. Od tej pory każda strona, w tym przedsiębiorca – będzie mogła znacznie łatwiej nakłonić organ administracyjny do przyspieszenia pracy.
Oczywiście, dotyczy to tylko takich sytuacji, które wiążą się z rzeczywistymi zawinionymi opóźnieniami urzędników. Co do zasady powinni oni rozpatrywać sprawy w ciągu miesiąca, a jeśli jest ona szczególnie skomplikowana – w ciągu dwóch miesięcy, licząc od dnia złożenia wniosku. Jednak trzeba pamiętać, że miesiąc nie zawsze znaczy miesiąc, czyli do terminów określonych powyżej nie wlicza się terminów przewidzianych do dokonania jakichś dodatkowych czynności (np. uzgodnień projektu decyzji), okresów zawieszenia postępowania, czy mediacji, a także opóźnień spowodowanych bez winy organu prowadzącego postępowanie. Tak więc dana sprawa może być prowadzona trochę dłużej.
Ustawodawca wyróżnia jednak dwa przypadki, gdy wina organu może być stwierdzona. Pierwszy z nich to bezczynność. Oznacza to sytuację, gdy organ nie załatwia sprawy w ustawowym terminie i w terminie dodatkowym, później przez niego wyznaczonym. Brak rozpatrzenia sprawy w pierwszym terminie skutkuje bowiem koniecznością wyjaśnienia przez organ przyczyn zwłoki i wskazania kolejnego terminu. Jeżeli organ zmieści się w tym drugim terminie, to bezczynności nie ma. Może wówczas nastąpić druga forma zawinionego opóźnienia, czyli przewlekłość postępowania. Oznacza ono tylko i wyłącznie przypadek, gdy postępowanie jest prowadzone dłużej, niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy. Jeżeli więc jakieś postępowanie jest tak proste, że powinno zostać zrealizowane w ciągu kilku dni, a organ administracji tego nie robi w tym czasie i bez powodu nie załatwia wniosku, to już można myśleć o stwierdzeniu przewlekłości.
Cóż może w takich przypadkach zrobić strona? Przysługuje jej prawo wniesienia ponaglenia skierowanego do organu wyższego stopnia nad organem prowadzącym postępowanie. Ważnym obowiązkowym elementem ponaglenia jest jego uzasadnienie. Trzeba więc koniecznie wskazać, z jakiego powodu strona uważa, że występuje bezczynność lub przewlekłość. Organ wyższego stopnia w przypadku podzielenia argumentów strony, zarządza szybkie zrealizowanie sprawy i szczegółowo bada przyczyny opóźnień. Może to skutkować późniejszą odpowiedzialnością dyscyplinarną lub porządkową pracowników administracji odpowiedzialnych za bezczynność lub przewlekłość.
Wniesienie ponaglenia może mieć jeszcze jeden skutek. Organ administracji nie musi wówczas czekać na stanowisko organu wyższego stopnia i zaraz po wniesieniu ponaglenia, można wnieść na bezczynność organu lub przewlekłość postępowania skargę do sądu administracyjnego. Skutkiem tego może być wymierzenie przez sąd organowi konkretnej grzywny.
