Krok po kroku resort sprawiedliwości zwiększa zakres czynności, które może wykonywać notariusz. Do niedawna mógł składać wniosek o zmianę księgi wieczystej (KW) tylko w związku z dokonaną czynnością. Od marca 2026 r. przy okazji sporządzania notarialnego poświadczenia dziedziczenia nieruchomości można zażądać od notariusza, by złożył wniosek o zmianę treści księgi wieczystej, aby ujawnić w niej dane nowego właściciela lub właścicieli.
Teraz resort idzie jeszcze dalej. W założeniach do projektu nowelizacji prawa o notariacie, który trafił do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów znalazła się zapowiedź „ułatwienia obywatelom składania wniosków o wpis w księdze wieczystej przez przyznanie notariuszom prawa do pośredniczenia przy składaniu tych wniosków niezależnie od tego, czy wniosek jest związany z aktem notarialnym sporządzonym przez danego notariusza”.
– Klienci często oczekują od notariusza pomocy w złożeniu takiego wniosku, a obowiązujące przepisy nie pozwalają na jej udzielenie. Nowe rozwiązanie stworzy obywatelom dodatkową, dobrowolną i bezpieczną ścieżkę załatwienia sprawy oraz pozwoli ograniczyć ryzyko błędów formalnych – mówi notariusz Tomasz Karłowski, prezes Rady Izby Notarialnej w Warszawie.
Czytaj więcej
Spadkobiercy, którzy dziedziczą nieruchomość, mają obowiązek zadbać o zmianę księgi wieczystej. Nie każdy to wie i nie każdy o tym pamięta. Dodatko...
Składanie wniosku o zmianę treści księgi wieczystej: samodzielnie lub przez notariusza
„Nowelizacja ma ułatwić składanie wniosku o wpis w księdze wieczystej w sytuacjach, gdy strona tego oczekuje i jest gotowa na poniesienie dodatkowych kosztów. Jednocześnie ułatwienie to pozostaje bez wpływu na dotychczasowe zasady składania wniosków o wpis, gdyż stanowi jedynie fakultatywną ścieżkę składania wniosków” – tłumaczy resort w założeniach do projektu.
Decyzja będzie więc należała do osoby składającej wniosek. Jeśli będzie chciała samodzielnie go złożyć na papierze w sądzie wieczystoksięgowym, to ta ścieżka nadal pozostanie dla niej otwarta. Jeśli natomiast zechce wyręczyć się notariuszem, to zwróci się do niego, ponosząc wówczas dodatkowe koszty. I tak np. samodzielne złożenie wniosku o wykreślenie hipoteki kosztuje dzisiaj 100 zł opłaty sądowej. Skorzystanie z pomocy notariusza oznacza, że poza opłatą sądową trzeba zapłacić 200 zł za złożenie wniosku i 200 zł za sporządzenie protokołu notarialnego (wszystkie kwoty są kwotami netto).
– Z perspektywy obywatela istotną korzyścią będzie możliwość złożenia wniosku w dowolnej kancelarii notarialnej, niezależnie od właściwości miejscowej sądu prowadzącego księgę wieczystą. Notariusz przygotuje elektroniczny wniosek, pobierze opłatę sądową oraz zweryfikuje dokumenty stanowiące podstawę wpisu. Dzięki temu zmniejszy się ryzyko błędów formalnych, które dziś często wydłużają postępowania lub zniechęcają właścicieli nieruchomości do aktualizowania wpisów w księgach wieczystych – tłumaczy Magdalena Arendt, wiceprezes Krajowej Rady Notarialnej.
– Z punktu widzenia funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości rozwiązanie ma szansę usprawnić pracę wydziałów ksiąg wieczystych. Elektroniczne, ustrukturyzowane wnioski przygotowywane przez notariuszy ograniczą konieczność ręcznego wprowadzania danych do systemów sądowych oraz zmniejszą liczbę spraw wymagających uzupełniania braków formalnych. W efekcie można oczekiwać sprawniejszego rozpoznawania spraw oraz większej aktualności ksiąg wieczystych, co wzmacnia bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami – dodaje.
Czytaj więcej
Nie chciałbym, żeby powtórzyła się sytuacja z czasów, gdy działały Państwowe Biura Notarialne, bo wtedy mieliśmy negatywną selekcję do tego zawodu....
Zmiany zasad działania kancelarii notarialnych
Pozostałe zmiany, które znalazły się w założeniach do projektu, dotyczą funkcjonowania kancelarii – jej likwidacji, uruchomienia czy zawieszenia działalności. Dziś notariusz powinien uruchomić kancelarię w ciągu dwóch miesięcy od zawiadomienia o powołaniu. Powołuje go i wyznacza siedzibę jego kancelarii minister sprawiedliwości, na wniosek zainteresowanego i po zasięgnięciu opinii rady właściwej izby notarialnej. Jednak samo powołanie nie wystarczy, by móc dokonywać czynności notarialnych. Można to zrobić dopiero po złożeniu ślubowania. Bardziej rozsądne byłoby więc, by termin na uruchomienie kancelarii biegł od złożenia ślubowania, a nie od zawiadomienia o powołaniu. I taka zmiana znajdzie się w projekcie nowelizacji prawa o notariacie.
Są w nim też rozwiązania porządkujące wymogi, jakie musi spełniać zastępca notarialny. Minister sprawiedliwości będzie mógł odmówić wydania zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego osobie, która była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, a także wtedy, gdy prowadzone jest przeciwko niej postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe.
Czytaj więcej
Po miesiącu od odrzucenia w trzecim czytaniu ministerialnej propozycji włączenia rejentów do wydawania nakazów zapłaty i rozstrzygania spraw wieczy...
Lepiej być wiecznym zastępcą notarialnym niż notariuszem?
– Wśród wielu różnic pomiędzy statusem notariusza a zastępcy notarialnego na plan pierwszy wysuwa się kwestia odpowiedzialności. W przypadku notariuszy odpowiedzialność za dokonywane czynności ponosi zawsze bezpośrednio sam notariusz, w przypadku zastępcy notarialnego odpowiedzialność ta jest nieco bardziej złożona, ponieważ rozkłada się pomiędzy zastępcą notarialnym oraz notariuszem, w imieniu którego działa zastępca notarialny. Gdyby zatem zastępca popełnił błąd w ramach dokonywanych przez siebie czynności notarialnych, to strona czynności notarialnej może wystąpić z roszczeniem odszkodowawczym wobec notariusza, którego zastępuje zastępca, a nie wobec zastępcy. Zastępca ponosi jednak osobistą odpowiedzialność o charakterze dyscyplinarnym za dokonywane przez siebie czynności – wyjaśnia notariusz, dr Piotr Marquardt, członek KRN.
Kwestia odpowiedzialności nie jest jednak powodem, dla którego obecnie w Polsce jest ponad 900 zastępców notarialnych wobec ok. 4000 notariuszy. To pokazuje, że pewna część osób, które zdały egzamin notarialny, nie decyduje się na założenie własnych kancelarii.
– Obecnie uruchomienie własnej kancelarii oraz jej prowadzenie wiąże się ze znacznym ryzykiem ekonomicznym, a wzrastająca liczba obowiązków nakładanych na notariuszy powoduje, że jest to praca coraz trudniejsza. Przy niezmienionych od kilkudziesięciu lat stawkach taksy notarialnej oraz przy istotnym wzroście kosztów prowadzenia działalności część osób obawia się prowadzenia własnej kancelarii, a będąc zastępcą, może działać, nie ponosząc samodzielnego ryzyka ekonomicznego – zauważa dr Marquardt.
Z założeń do projektu wynika, że planowane są również zmiany przewidujące wydłużenie z trzech do czterech lat kadencji w organach notarialnego samorządu zawodowego, analogicznie do przepisów regulujących funkcjonowanie innych korporacji prawniczych.
– Kierunek zmian jest właściwy, a ich ostateczny kształt powinien zapewniać przede wszystkim bezpieczeństwo obrotu prawnego i sprawną obsługę obywateli – podsumowuje prezes Karłowski.
Planowany termin przyjęcia projektu przez rząd to IV kwartał 2026 r.
Etap legislacyjny: projekt wpisany do wykazu prac legislacyjnych rządu
notariuszy było w Polsce w 2025 r.
kancelarii notarialnych działało w Polsce w 2025 r.
3
