Brakuje przepisów, które regulowałyby kwestię zawartości elektronicznych skrzynek pocztowych pracowników urzędów. – Każdemu administratorowi danych osobowych i każdemu administratorowi systemu teleinformatycznego doradzałbym, by zweryfikował, czy skrzynka jest wykorzystywana tylko do celów służbowych czy także na potrzeby prywatne – mówi Wojciech Rafał Wiewiórowski, generalny inspektor ochrony danych osobowych.

Zgodnie z przepisami prawa pracy komputer stanowi narzędzie pracy pracownika i powinien być wykorzystywany wyłącznie do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę. Sprzęt udostępniony pracownikowi urzędu nadal stanowi własność pracodawcy, dlatego przełożony może kontrolować nie tylko zawartość przechowywaną na dysku, ale także treść zgromadzonej poczty.

Nie wolno jednak przy tym zapominać o tajemnicy korespondencji i prawa do prywatności pracownika. Jakub Dwernicki, prezes firmy hostingowej Ogicom, która obsługuje m.in. skrzynki elektroniczne klientów, tłumaczy, że pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika na zapoznanie się z treścią służbowej korespondencji. – Musi go jednak o tym uprzedzić. Pracodawca nie ma prawa poznać treści korespondencji oznaczonej jako prywatna, ale może zabronić wykorzystania służbowych narzędzi do tego celu i ma prawo kontrolowania służbowej skrzynki poczty, choćby poprzez stosowanie specjalnych mechanizmów, dostępnych w niektórych firmach hostingowych – mówi.

Z bardziej zawiłą sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik urzędu korzysta z własnego komputera, pobierając e-maile z firmowego serwera. – W tej sytuacji pracodawca nie może skontrolować zawartości sprzętu, ale może zakazać pobierania służbowej poczty na prywatny komputer lub ustawić na serwerze poczty przychodzącej opcję, która pozwoli na zachowywanie kopii służbowych e-maili, zapewniając pracodawcy dostęp do ich treści – mówi Artur Pajkert z Ogicom.

Urząd może zajrzeć do treści korespondencji swoich pracowników na kilka sposobów. Może np. posługiwać się tym samym loginem i hasłem do służbowego konta poczty, które przekazał pracownikowi.

Kolejne rozwiązanie opiera się na utworzeniu przekierowania z pozostawieniem kopii wiadomości na serwerze. Taka metoda umożliwia pracodawcy śledzenie przychodzących e-maili bez względu na sposób łączenia z serwerem. Z kolei monitoring poczty wychodzącej jest możliwy np. poprzez załączanie adresu pracodawcy jako nieujawnionego adresata (pole UDW) w każdym e-mailu wysyłanym przez pracownika.

Najlepszym sposobem z punktu widzenia pracodawcy jest ustawienie tzw. archiwizacji poczty wychodzącej. Dzięki niej urząd czy pracodawca może otrzymywać kopię każdego e-maila wysłanego ze służbowego konta pracownika, obojętnie, czy ten sobie tego życzy czy też nie.

– Pracodawca przy każdej z tych opcji jest zobowiązany poinformować pracowników o stosowanych metodach kontroli. Najlepiej, aby kwestie związane z nadzorem pracy pracownika były jasno sformułowane w umowie o pracę, regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, lub też przekazane w inny, powszechnie w danej firmie przyjęty sposób – dodaje prezes Ogicom.

Wojciech Rafał Wiewiórowski wskazuje także, że warto jest w polityce prywatności przyjętej w danej jednostce wyraźnie określić, jakiego rodzaju e-maile powinny być w tych skrzynkach przechowywane i archiwizowane. – Bez takiego rozróżnienia urząd może zgubić sporą część pamięci instytucjonalnej albo – w drugą stronę – zachowując całą korespondencję, poważnie naruszyć prywatność swojego pracownika lub byłego pracownika, zwłaszcza gdyby nie byli oni poinformowani o tym, że wysyłanie bądź odbieranie prywatnej korespondencji z wykorzystaniem służbowego sprzętu może spowodować jej zachowanie w archiwum urzędu – mówi Wiewiórowski.

Autopromocja
FIRMA.RP.PL

Sprawdzona, pogłębiona i kompleksowa wiedza dla MŚP

CZYTAJ WIĘCEJ

Jednocześnie żaden z e-maili oznaczonych jako prywatne nie powinien interesować pracodawcy co do treści. Jeżeli jednak zdarzy się, że przeczyta on prywatny list pracownika, to nie może nikomu przekazać informacji w nim zawartych ani w żaden sposób ich wykorzystać.

Za naruszenie tajemnicy korespondencji grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do dwóch lat. Jeżeli pracodawca nie poinformuje pracowników o stosowanych metodach kontroli, mogą oni dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych.