W myśl przepisów prawa pracy obowiązkiem pracodawcy jest udzielanie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Odstępstwa od tej zasady dopuszczalne są tylko wyjątkowo i są ściśle określone w przepisach. Urlop wypoczynkowy udzielany pracownikowi w terminie późniejszym niż rok kalendarzowy, w którym pracownik nabył do niego prawo – jest urlopem zaległym. Granicą czasową udzielenia urlopu zaległego – zgodnie z przepisem art.168 Kodeksu pracy - jest koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, niezależnie od tego czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy czy pracownika.
Niezachowanie wskazanego terminu, a więc udzielenie pracownikowi urlopu za dany rok kalendarzowy po 31 marca następnego roku kalendarzowego, należy traktować jako sprzeczne z przepisami, jednak nie powoduje to utraty prawa do zaległego urlopu. Toteż zaległy urlop powinien być udzielony, w terminie późniejszym, aż do przedawnienia roszczenia o urlop.
Urlop wypoczynkowy bieżący, jak i zaległy jest uprawnieniem pracowniczym realizowanym na podstawie planu urlopowego, bądź w niektórych przypadkach po porozumieniu z pracownikiem. Na pracodawcy spoczywa obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu dokonanym z pracownikiem. Samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.167[sup]1[/sup] kp. (udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia), nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Stąd też, również w odniesieniu do urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art.163 kp.
Ponadto, pracodawca nie może wyznaczyć jednostronnie terminów wykorzystania zaległych urlopów. Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie (tj. pierwszych trzech miesiącach roku kalendarzowego), a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy.
[i] Wicedyrektor Departamentu Prawnego
