Przez szalejącą pandemię koronawirusa na tryb pracy zdalnej przeszło znów nie tylko wiele firm, ale także instytucji i urzędów. Warto jednak przypomnieć, że z urzędem można korespondować przez internet, i to nie tylko w pandemii. Taką możliwość od lat przewiduje zarówno kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.), jak i ordynacja podatkowa.

Co prawda zgodnie z k.p.a. nadal podstawową formą doręczania pism przez organy administracji publicznej jest doręczenie za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, przez pracowników czy inne upoważnione osoby lub organy. Ale jest też alternatywa. Żeby z niej jednak skorzystać, konieczna jest inicjatywa obywatela.

Czytaj także:

Co warto wiedzieć o e-postępowaniu administracyjnym

Skargę na decyzję wniesiemy z kanapy

Do e-korespondencji z sądem musi być skrzynka na ePuap

Zgodnie z art. 391 § 1 k.p.a. doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeśli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z trzech warunków. I tak, gdy obywatel złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez e-skrzynkę podawczą organu. Kolejna możliwość to wystąpienie do urzędników o takie doręczenie, przy jednoczesnym wskazaniu organowi adresu elektronicznego. Zainteresowany może także wyrazić zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków. Wówczas także konieczne jest wskazanie urzędnikom adresu elektronicznego.

Organ może się też zwrócić o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie e-dokumentu w innych, określonych przez siebie kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez niego.

Po przejściu na internetową korespondencję z urzędnikami warto pamiętać, że będzie to podstawowa forma komunikacji. Obywatel, który dokona takiego wyboru, nie ma się co tłumaczyć, że np. czekał na przesłanie mu decyzji pocztą. Co jednak ważne, z e-komunikacji z urzędnikami można zrezygnować. Wówczas organ znów zacznie doręczać pisma w tradycyjny sposób. Ponadto, gdy sprawa jest już w toku, urzędników trzeba zawiadamiać o każdej zmianie swojego adresu, także elektronicznego. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowy adres zostanie uznane za skuteczne, nawet jeśli nie dotrze do adresata.

Autopromocja
Subskrybuj nielimitowany dostęp do wiedzy

Unikalna oferta

Tylko 5,90 zł/miesiąc


WYBIERAM

Możliwość elektronicznego korespondowania ma także fiskus, ale tu zasady określa nie k.p.a., lecz ordynacja podatkowa.