Doręczenia elektroniczne coraz częściej zastępują tradycyjne także w skarbówce, a pandemia tylko ten proces przyspieszyła. Trzeba jednak pamiętać, że doręczenie wszelkich decyzji czy postanowień, w tym dotyczących podatków czy egzekucji, nie jest tylko mało istotną formalnością. A zgodność z prawem tej czynności ma kolosalne znaczenie tak przy doręczeniu tradycyjnym, jak i elektronicznym. Przypomniał o tym ostatnio Naczelny Sąd Administracyjny.

Błąd systemu

Sprawa dotyczyła jednego z postanowień wydanych w postępowaniu egzekucyjnym wobec spółki. Z akt sprawy wynikało, że postanowienie zostało przesłane jej pełnomocnikowi za pośrednictwem elektronicznej platformy ePUAP2. Problemem okazał się jednak komunikat, który pojawił się na ekranie przy jego odbieraniu. W postępowaniu przed fiskusem, a potem w skardze spółka wskazywała na dwie informacje, z których wynikało, że stan podpisu był prawidłowy, ale stan certyfikatu – nieprawidłowy. W tej sytuacji spółka uważała, że zaskarżone postanowienie nie zostało prawidłowo podpisane i trzeba je uchylić.

Czytaj także: Doręczenia elektroniczne – nowe obowiązki przedsiębiorców, urzędów i samorządów

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach takiej konieczności jednak się nie dopatrzył. Wskazał na wydruk, z którego wynika, że certyfikat dla osoby, która postanowienie podpisała, jest ważny od 22 września 2019 r. do 21 września 2021 r. Postanowienie datowane na 21 maja 2020 r. podpisane zostało zatem w okresie jego ważności. Zdaniem sądu pełnomocnik spółki, wskazując w skardze, że stan certyfikatu był nieprawidłowy, nawet nie uprawdopodobnia tego stanu rzeczy. Tymczasem, jak tłumaczył WSA, nawet zakładając, że komunikat o nieprawidłowym stanie certyfikatu osoby podpisującej postanowienie pojawił się na monitorze, na którym odczytywano pocztę elektroniczną, to mogłoby to być rezultatem innych okoliczności, niezwiązanych z nieaktualnością certyfikatu. Mógł wynikać np. z ustawienia nieprawidłowej daty na komputerze, braku połączenia – nawet chwilowego – z urzędem certyfikacji czy niewłaściwego oprogramowania wykorzystanego do weryfikacji podpisu. W konsekwencji WSA uznał, że e-postanowienie było w porządku i skargę spółki oddalił.

Tak pobłażliwy dla ewentualnych błędów przy jego podpisaniu i doręczaniu nie był już NSA. Zauważył, że zgodnie z przepisami jednym z koniecznych elementów składowych spornego postanowienia jest podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania. A gdy postanowienie wydane zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dalej NSA podkreślił, że dokonując kontroli zaskarżonego postanowienia, WSA nie powinien opierać się jedynie na twierdzeniach fiskusa czy własnych przypuszczeniach, lecz samodzielnie zbadać prawidłowość złożonego podpisu.

Liczą się konkrety

Jak tłumaczył w pisemnym uzasadnieniu sędzia Paweł Dąbek, zaskarżone postanowienie wydane zostało w formie dokumentu elektronicznego, co wymaga zbadania nie tylko, czy podpisane zostało przez upoważnioną osobę, lecz również, czy zostało przez nią opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dowodem na okoliczność podpisania postanowienia przez osobę widniejącą na jego wizualizacji znajdującej się w aktach, nie może być zaś posiadanie przez nią ważnego certyfikatu. Z żadnych dokumentów nie wynika bowiem, że to właśnie ten certyfikat został użyty do złożenia podpisu. NSA zgodził się, że proces walidacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego potwierdza jego ważność. WSA powinien jednak mieć dane, z których by wynikało, że proces walidacji potwierdził prawidłowość tej czynności. W sprawie nie wyjaśniono, czy zaskarżone postanowienie zostało podpisane. Tymczasem ewentualne stwierdzenie braku podpisu będzie kwalifikowaną wadą i spowoduje konieczność wyeliminowania go z obrotu prawnego.

Wyrok jest prawomocny.

Sygnatura akt: III FSK 3155/21

Dariusz Malinowski doradca podatkowy, partner w KPMG

To bardzo ważne orzeczenie, bo jasno z niego wynika, że NSA nie godzi się na omijanie procedur i obniżanie standardów przy komunikacji elektronicznej. Cyfryzacja w kontaktach z fiskusem od dłuższego czasu stała się faktem, a dla pełnomocników profesjonalnych wręcz obligiem. Co do zasady to dobre rozwiązanie, okazało się wręcz nieocenione w czasach pandemii. Technika jest jednak zawodna, co jest powodem wielu sporów. Trzeba pamiętać, że prawidłowe sporządzanie oraz skuteczne doręczanie decyzji i postanowień dotyczących podatków lub egzekucji przekłada się na wiele istotnych kwestii, jak choćby przedawnienie, wysokość odsetek od zaległości czy ważność konkretnych czynności. Dotyczy to zarówno rozstrzygnięć tradycyjnych, jak i elektronicznych. I w obu przypadkach muszą być zachowane wszelkie standardy i procedury. Przymykanie oczu na ewentualne niedociągnięcia i błędy przy e-doręczeniach czy e-pismach od fiskusa byłoby zabójcze dla całego systemu. Dobrze, że NSA zakwestionował taką praktykę.