Art. 3 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=163185]ustawy o podpisie elektronicznym[/link], uchwalonej dziewięć lat temu, zdefiniował e-podpis jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Podpis jest bezpieczny, jeżeli jest złożony za pomocą bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu przez osobę posługującą się nim w sposób wyłączny, a jakiekolwiek późniejsze zmiany dokumentu są rozpoznawalne.
Z założenia więc podpis elektroniczny pozwala nie tylko zidentyfikować i potwierdzić tożsamość osoby, która go złożyła, ale również wyklucza późniejsze ingerowanie w treść składanego oświadczenia przez wprowadzanie jakichkolwiek modyfikacji. Dzięki temu e-podpis znajduje coraz szersze zastosowanie, głównie wśród przedsiębiorców, pozwalając na prowadzenie działalności gospodarczej i załatwianie często skomplikowanych i czasochłonnych spraw administracyjnych przez Internet.
Zgodnie z art. 78 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Nie ma wątpliwości, że zawarcie umowy w formie wirtualnej przy wykorzystaniu e-podpisu jest dopuszczalne i wywołuje skutki prawne, takie jak złożenie oświadczenia woli w tradycyjnej formie pisemnej.
Dopuszczalne jest także posługiwanie się bezpiecznym podpisem w postępowaniu administracyjnym, w tym składanie deklaracji podatkowych w formie elektronicznej, w postępowaniu przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a także sądowym postępowaniu cywilnym.
Każde pismo kierowane do sądu administracyjnego musi zostać podpisane przez stronę lub jej pełnomocnika. Jednak - jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny - [b]podpis elektroniczny nie spełnia wymogów ustawy – [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166935]Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi[/link] nie wywołuje skutków prawnych, ponieważ w postępowaniu sądowoadministracyjnym sąd nie jest zobowiązany do posługiwania się w korespondencji elektronicznej certyfikatami, o których mowa w ustawie o podpisie elektronicznym (postanowienie NSA z 10 września 2008 r., sygn. akt: I OZ 673/08)[/b].
