E-maile na dobre zagościły w polskich urzędach

Pisma wpływające pocztą elektroniczną coraz częściej są traktowane tak jak ich papierowe odpowiedniki. Na ich podstawie urzędnicy załatwiają sprawy

Publikacja: 23.02.2010 04:00

E-maile na dobre zagościły w polskich urzędach

Foto: www.sxc.hu

Status prawny poczty elektronicznej nie jest do końca jasny. Kwestia ta odżyła za sprawą przesłuchań w komisji śledczej ds. ustawy hazardowej, gdy posłanka Beata Kempa (PiS) zaczęła dopytywać Marcina Rosoła, jak postępował z licznymi e-mailami, które wpływały do jego ministerialnego komputera: czy je czytał, przekazywał, zachował.

[srodtytul]Czytają i odpowiadają[/srodtytul]

Jedno nie powinno budzić wątpliwości: wiadomości nie mogą trafiać do internetowego śmietnika. Powinny być odczytane, a nadawca zawiadomiony, co dalej z jego sprawą.

– E-maile traktujemy tak samo jak podania na piśmie, jeśli wymagają odpowiedzi, wysyłamy ją czy to tradycyjną pocztą, czy przez Internet i zawsze jest ona w urzędzie odnotowana – powiedział „Rz” Tomasz Jaworski, sekretarz gminy (wiejskiej) Ełk. – Jeśli dana sprawa nie należy do moich obowiązków, przekazuję ją właściwemu urzędnikowi.

Niektóre urzędy publikują nie tylko ogólne adresy e-mailowe, ale także kontakty do poszczególnych wydziałów. Tak jest np. w Urzędzie Miasta Gniezna.

– Niektóre sprawy, np. zgłoszenie urodzenia dziecka, można załatwić tylko osobiście, inne – pocztą, np. uzyskać odpis aktu stanu cywilnego, ale dostajemy też e-maile z takimi prośbami – mówi Anna Poterska, zastępca kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gnieźnie.

Prawo pozostaje nieco w tyle za praktyką. Wprawdzie art. 63 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=4F2EC3C3E366A959DAD465B2B128E647?id=133093]kodeksu postępowania administracyjnego[/link] mówi, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza (umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej), a nawet ustnie do protokołu, to w § 3a stanowi, że podanie w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Ściśle rzecz biorąc, zwykły e-mail nie spełnia wymagań podania.

[srodtytul]Nowoczesne podanie[/srodtytul]

Wiele urzędów nie jest aż tak rygorystycznych. I dobrze, co niedawno potwierdził warszawski Wojewódzki Sąd Administracyjny. Uwzględnił skargę Romana P., który wystąpił do GIODO o udostępnienie wyników kontroli ochrony danych osobowych w poznańskiej poczcie. Ponieważ wniosek złożył telefonicznie, a następnie e-mailem (podpisanym nickiem), GIODO zażądał podania danych personalnych. WSA orzekł, że wniosek przesłany do urzędu pocztą elektroniczną powinien być rozpatrzony tak jak każde inne pismo, i nakazał rozpoznanie wniosku Romana P. w ciągu 14 dni [b](sygn. II SAB/ Wa 57/09)[/b].

– E-maile w praktyce zastępują rozmowy z urzędnikiem (urzędem), które często uzupełniają wymianę pism. Stanowią więc dodatkowy element komunikacji na linii interesant – urząd. Są mniej sformalizowaną formą korespondencji – analizuje prof. Michał Kulesza z Uniwersytetu Warszawskiego. – Jeśli jednak e-mail zawiera element sprawy administracyjnej, to powinien być jak sprawa administracyjna potraktowany. W każdym wypadku zaś powinien być przez urzędnika przeczytany, a jego wpływ zarejestrowany w urzędzie.

Masz pytanie, wyślij e-mail do autora [mail=m.domagalski@rp.pl]m.domagalski@rp.pl[/mail]

[ramka][b]Sylwia Kotecka, Uniwersytet Wrocławski[/b]

Urzędnik nie może ignorować e-maili przesyłanych na jego służbowy adres poczty elektronicznej, ponieważ naraża urząd na skargę na bezczynność. Powinien się zapoznać z e-mailem i nadać mu bieg, a jeśli sprawa nie należy do jego kompetencji, skierować go do właściwej komórki urzędu. Na razie procedura administracyjna wymaga jednak opatrzenia podania bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (używa go jednak ciągle niewiele osób). Brak takiego podpisu jest brakiem formalnym podania. W takiej sytuacji urzędnik powinien się zwrócić do autora e-maila o uzupełnienie podania poprzez opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym, ewentualnie o złożenie podania na piśmie. Za kilka miesięcy rygory dotyczące podpisu elektronicznego mają zostać złagodzone. To powinno znacznie uaktywnić elektroniczne kontakty interesantów z urzędami.[/ramka]

Status prawny poczty elektronicznej nie jest do końca jasny. Kwestia ta odżyła za sprawą przesłuchań w komisji śledczej ds. ustawy hazardowej, gdy posłanka Beata Kempa (PiS) zaczęła dopytywać Marcina Rosoła, jak postępował z licznymi e-mailami, które wpływały do jego ministerialnego komputera: czy je czytał, przekazywał, zachował.

[srodtytul]Czytają i odpowiadają[/srodtytul]

Pozostało 91% artykułu
Konsumenci
Pozew grupowy oszukanych na pompy ciepła. Sąd wydał zabezpieczenie
https://track.adform.net/adfserve/?bn=77855207;1x1inv=1;srctype=3;gdpr=${gdpr};gdpr_consent=${gdpr_consent_50};ord=[timestamp]
Sądy i trybunały
Dr Tomasz Zalasiński: W Trybunale Konstytucyjnym gorzej już nie będzie
Konsumenci
TSUE wydał ważny wyrok dla frankowiczów. To pokłosie sprawy Getin Banku
Nieruchomości
Właściciele starych budynków mogą mieć problem. Wygasają ważne przepisy
Materiał Promocyjny
Bank Pekao wchodzi w świat gamingu ze swoją planszą w Fortnite
Prawo rodzinne
Przy rozwodzie z żoną trzeba się też rozstać z częścią krów