E-maile na dobre zagościły w polskich urzędach

Status prawny poczty elektronicznej nie jest do końca jasny. Kwestia ta odżyła za sprawą przesłuchań w komisji śledczej ds. ustawy hazardowej, gdy posłanka Beata Kempa (PiS) zaczęła dopytywać Marcina Rosoła, jak postępował z licznymi e-mailami, które wpływały do jego ministerialnego komputera: czy je czytał, przekazywał, zachował.

[srodtytul]Czytają i odpowiadają[/srodtytul]

Jedno nie powinno budzić wątpliwości: wiadomości nie mogą trafiać do internetowego śmietnika. Powinny być odczytane, a nadawca zawiadomiony, co dalej z jego sprawą.

– E-maile traktujemy tak samo jak podania na piśmie, jeśli wymagają odpowiedzi, wysyłamy ją czy to tradycyjną pocztą, czy przez Internet i zawsze jest ona w urzędzie odnotowana – powiedział „Rz” Tomasz Jaworski, sekretarz gminy (wiejskiej) Ełk. – Jeśli dana sprawa nie należy do moich obowiązków, przekazuję ją właściwemu urzędnikowi.

Niektóre urzędy publikują nie tylko ogólne adresy e-mailowe, ale także kontakty do poszczególnych wydziałów. Tak jest np. w Urzędzie Miasta Gniezna.

– Niektóre sprawy, np. zgłoszenie urodzenia dziecka, można załatwić tylko osobiście, inne – pocztą, np. uzyskać odpis aktu stanu cywilnego, ale dostajemy też e-maile z takimi prośbami – mówi Anna Poterska, zastępca kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gnieźnie.

Prawo pozostaje nieco w tyle za praktyką. Wprawdzie art. 63 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=4F2EC3C3E366A959DAD465B2B128E647?id=133093]kodeksu postępowania administracyjnego[/link] mówi, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza (umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej), a nawet ustnie do protokołu, to w § 3a stanowi, że podanie w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Ściśle rzecz biorąc, zwykły e-mail nie spełnia wymagań podania.

[srodtytul]Nowoczesne podanie[/srodtytul]

Wiele urzędów nie jest aż tak rygorystycznych. I dobrze, co niedawno potwierdził warszawski Wojewódzki Sąd Administracyjny. Uwzględnił skargę Romana P., który wystąpił do GIODO o udostępnienie wyników kontroli ochrony danych osobowych w poznańskiej poczcie. Ponieważ wniosek złożył telefonicznie, a następnie e-mailem (podpisanym nickiem), GIODO zażądał podania danych personalnych. WSA orzekł, że wniosek przesłany do urzędu pocztą elektroniczną powinien być rozpatrzony tak jak każde inne pismo, i nakazał rozpoznanie wniosku Romana P. w ciągu 14 dni [b](sygn. II SAB/ Wa 57/09)[/b].

– E-maile w praktyce zastępują rozmowy z urzędnikiem (urzędem), które często uzupełniają wymianę pism. Stanowią więc dodatkowy element komunikacji na linii interesant – urząd. Są mniej sformalizowaną formą korespondencji – analizuje prof. Michał Kulesza z Uniwersytetu Warszawskiego. – Jeśli jednak e-mail zawiera element sprawy administracyjnej, to powinien być jak sprawa administracyjna potraktowany. W każdym wypadku zaś powinien być przez urzędnika przeczytany, a jego wpływ zarejestrowany w urzędzie.

Masz pytanie, wyślij e-mail do autora [mail=m.domagalski@rp.pl]m.domagalski@rp.pl[/mail]