Urzędnicy i pracownicy służby cywilnej zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony podlegają ocenie okresowej dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego. Termin, w którym taka ocena powinna zostać przeprowadzona wynika z art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej (dalej usc). Zgodnie z nim, ocenę taką sporządza się co 24 miesiące. Termin ten ma charakter sztywny, co oznacza, że ustawodawca nie pozostawił tu przełożonym żadnej swobody. Należy go liczyć od dnia sporządzenia jednej oceny okresowej do dnia sporządzenia kolejnej oceny. W przypadku, gdy ocena okresowa przeprowadzana jest po raz pierwszy – od dnia, w którym dana osoba zaczęła podlegać obowiązkowi oceny okresowej, tj. od dnia zatrudnienia jej na czas nieokreślony.
Kodeks cywilny wygrywa
Ustawa o służbie cywilnej nie wskazuje, w jaki sposób ustalać 24-miesięczne okresy: czy zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego czy też w sposób potoczny. W tej kwestii wypowiedział się jednak Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, który stwierdził, że w związku z tym, że ustawa o służbie cywilnej nie zawiera regulacji dotyczących sposobu obliczania terminów ocen okresowych, ani terminów sprzeciwów od tych ocen, terminy te (w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej oraz art. 300 kodeksu pracy) oblicza się zgodnie z zasadami prawa cywilnego, które zostały określone w art. 110 i następnych kodeksie cywilnym (kc).
Czytaj też:
Oceny okresowe nie dla wszystkich urzędników
Służba cywilna: ocena negatywna pozbawia szans na dalszą pracę
Wyższa kadra kierownicza bez ocen okresowych
Zgodnie z tymi zasadami:
- termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 kc). Zatem w przypadku sporządzenia oceny okresowej np. w dniu 10 kwietnia 2018 r. termin sporządzenia kolejnej takiej oceny przypadnie na dzień 10 kwietnia 2020 r.,
- jeśli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą (115 kc).Oznacza to, że jeśli poprzednia ocena okresowa przeprowadzano była 25 listopada 2016 r. kolejna powinna odbyć się 25 listopada 2018 r. Jest to jednak dzień ustawowo wolny od pracy, dlatego ocena powinna obyć się 26 listopada 2018 r. w poniedziałek.
Terminy liczone w dniach
Wskazany wyżej 24-miesięczny termin, nie jest jedynym, jaki trzeba przestrzegać przy sporządzaniu oceny okresowej. Pozostałe, związane z poszczególnymi etapami oceny, wynikają z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej (DzU z 2016 r. poz. 470).
Roczny dostęp do treści rp.pl za pół ceny
Pierwszym z nich jest rozmowa bezpośredniego przełożonego z ocenianym członkiem korpusu sc. W jej trakcie powinny zostać omówione główne obowiązki wynikające z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, kryteria obowiązkowe i kryteria dodatkowe, jeżeli są wybierane, oczekiwania oceniającego, co do sposobu spełniania kryteriów oceny przez ocenianego, cele do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenie, jeżeli ich określenie jest uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, a także sposób realizacji wyznaczonych celów. Po przeprowadzeniu takiej rozmowy termin sporządzenia oceny na piśmie, oceniający wpisuje do części I arkusza (§ 5 rozporządzenia).
Kolejny etap to zapoznanie ocenianego z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie. A także potwierdzenie tych faktów podpisem przez ocenianego (§ 6 rozporządzenia).
Wszystkie te czynności wykonane powinny zostać w terminie:
- 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny lub od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony,
- 7 dni od dnia sporządzenia na piśmie negatywnej oceny.
Przy czym, ustalając czy termin taki został dotrzymany zastosowanie znajdą również przepisy kodeksu cywilnego, zwłaszcza art.111 kc, zgodnie, z którym termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. A jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. A zatem 30-dniowy termin od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny rozpoczyna bieg od następnego dnia po sporządzeniu oceny, a upływa z końcem ostatniego dnia (z upływem ostatniej godziny w danej dobie).
Obowiązkowa zmiana
Od zasady, że ocenę okresową sporządza się, co 24 miesiące, są jednak wyjątki. Sytuacje, w których ocena dokonana może być w innym terminie wskazuje enumeratywnie ustawa o służbie cywilnej. Część z nich nakłada na oceniających obowiązek zmiany terminu oceny, część pozostawia to decyzji bezpośredniego przełożonego.
I tak ocenę okresową należy sporządzić we wcześniejszym terminie w razie zmiany stanowiska pracy, wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków, pod warunkiem, że od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż sześć miesięcy, a przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż sześć miesięcy (art. 81 ust. 6 usc). W takiej sytuacji ocenę sporządza się nie wcześniej niż w terminie 7 dni przed zmianą stanowiska pracy wiążącą się z istotną zmianą zakresu obowiązków albo nie później niż w terminie 30 dni od tej zmiany (§ 9 ust. 2 rozporządzenia).
Dla ustalenia, czy ocena musi zostać „przyśpieszona" kluczowe znaczenie ma odpowiedź na pytanie czy zmiana stanowiska pracy wiąże się z istotną zmianą zakresu obowiązków. Zwracał na to także uwagę Departament SC KPRM w swoich wyjaśnieniach (patrz ramka) oraz w poradniku „Oceny okresowe w służbie cywilnej" wydanym przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów.
Nieobecność też przesuwa termin
Ponadto w razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin, ten ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności (art. 81 ust. 7 usc). Do przesunięcia terminu oceny nie dojdzie natomiast, gdy nieobecność członka korpusu sc trwa krócej niż miesiąc. Należy też podkreślić, że w razie wystąpienia kilku krótszych niż miesiąc nieobecności okresy te nie sumują się.
Ważne
Usprawiedliwiona nieobecność trwająca dłużej niż miesiąc oznacza nieobecność nieprzerwaną, bez względu na to czy przyczyna tej nieobecności w całym okresie jej trwania była taka sama.
Okresami usprawiedliwionej nieobecności, są wszystkie okresy pozostawania w stosunku pracy i nieświadczenia pracy, które uznaje się za usprawiedliwione na mocy przepisów kodeksu pracy, ustawy o służbie cywilnej, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r. poz. 1632), a także innych przepisów, na podstawie, których niektóre kategorie pracowników korzystają z dodatkowych zwolnień od pracy. Zatem okolicznościami usprawiedliwiającymi nieobecność mogą być np. urlop wypoczynkowy, urlop szkoleniowy, choroba, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, rodzicielski czy wychowawczy.
Czas na poprawę
Do obligatoryjnej modyfikacji terminu oceny dochodzi również, gdy członek korpusu sc otrzymał ocenę negatywną. W takiej sytuacja kolejnej oceny dokonuje się po upływie sześciu miesięcy od dnia zapoznania się z oceną. Przy czym jak wskazuje Departament SC KPRM użycie wyrażenia „po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną" oznacza, że ponowna ocena okresowa powinna być sporządzona niezwłocznie po dniu, w którym minie 6 miesięcy od dnia zapoznania się ocenianego z oceną negatywną.
Inne okoliczności, w których dojść może (choć nie musi) do zmiany terminu oceny wynikają z art. 81 ust.8 usc >> patrz pytania i odpowiedzi poniżej
Podstawa prawna: Art.81 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)
Z wyjaśnień Departamentu Służby Cywilnej KPRM
„W razie przeniesienia członka korpusu służby cywilnej (na 2 miesiące przed terminem oceny) zajmującego stanowisko księgowego do innego urzędu również na stanowisko księgowego, na którym będą realizowane zadania zbieżne z tymi, które do tej pory realizował, nie ma konieczności wcześniejszego sporządzenia oceny okresowej, gdyż dokonana zmiana stanowiska pracy nie wiąże się z istotną zmianą zakresu obowiązków, o której mowa w art. 81 ust. 6 ustawy sc. Zatem możliwe jest dokończenie oceny okresowej w nowym miejscu pracy. Jednakże należy pamiętać o potencjalnych trudnościach przy dokonywaniu oceny w takim przypadku. W sytuacji, gdy omawiana zmiana następuje np. w drugim miesiącu rozpoczętej oceny można uznać, że zmiana miejsca pracy nie powinna mieć większego wpływu na możliwość dokonania rzetelnej i obiektywnej oceny przez nowego oceniającego. Natomiast w sytuacji, gdy ww. przeniesienie następuje np. dwa miesiące przed terminem sporządzenia oceny okresowej to nowy oceniający praktycznie nie będzie mógł dokonać oceny za poprzednie 22 miesiące pracy. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem byłoby albo poczekanie z dokonaniem przeniesienia albo dokonanie wcześniejszej oceny na podstawie przepisu art. 81 ust. 8 pkt 1 ustawy, który umożliwia wcześniejsze sporządzenie oceny okresowej w związku ze zmianą oceniającego."
Czy przełożony może sam zmienić termin oceny?
- Okoliczności, w których zmiana terminu oceny okresowej musi zostać dokonana wymienia ustawa. Czy osoba oceniająca ma wpływ na to, kiedy taka ocena się odbędzie? Czy jej nieobecność w pracy w terminie oceny może spowodować przesuniecie terminu oceny?
Co do zasady, ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące. Od powyższej zasady przewidziano jednak wiele odstępstw - część z nich ma charakter obligatoryjny, część fakultatywny. Ustawa o służbie cywilnej, w art. 81 ust. 8 wymienia cztery przesłanki, w których oceniający może zmienić termin oceny okresowej, czyli wyznaczyć go przed upływem 24 miesięcy albo po jego upływie pod warunkiem, że od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż sześć miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż sześć miesięcy. Jest to możliwe, w przypadku:
- zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie,
- przewidywanej, dłuższej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, która może uniemożliwić przeprowadzenie oceny,
- przewidywanej, dłuższej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy oceniającego, która może utrudnić przeprowadzenie oceny,
- złożenia przez ocenianego wniosku o zmianę terminu przeprowadzenia oceny.
W razie zmiany terminu oceny w wymienionych wyżej przypadkach, oceniający niezwłocznie zawiadamia pisemnie ocenianego o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza.
A zatem tylko przewidywana, dłuższa, usprawiedliwiona nieobecność w pracy oceniającego, która może utrudnić przeprowadzenie oceny uzasadnia zmianę jej terminu (wyznaczenie nowego terminu oceny). W przypadku natomiast krótkiej, niespodziewanej nieobecności oceniającego, spowodowanej np. chorobą w dniu, w którym przypadał termin sporządzenia oceny okresowej na piśmie, ocenę tę należy przeprowadzić niezwłocznie po jego powrocie do pracy (z adnotacją o nieobecności na arkuszu). Obowiązek działania niezwłocznego, oznacza nakaz podjęcia określonej czynności natychmiast po ustaniu ewentualnych przyczyn obiektywnie uniemożliwiających dokonanie danej czynności.
Podstawa prawna:Art.81 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)
Czy długa nieobecność zawsze przesunie termin oceny?
- Pracownik służby cywilnej, który otrzymał negatywną ocenę okresową po upływie sześciu miesięcy od dnia zapoznania się z nią powinien być ponownie oceniony. Czy jeśli w tym okresie będzie nieobecny w pracy np. z powodu długiej choroby, okres ten należy przedłużyć o czas jego nieobecności?
Przepis ustawy o służbie cywilnej wskazują konkretne okoliczności, których wystąpienie prowadzi do obligatoryjnej zmiany terminu oceny okresowej, czyli odstąpienie od zasady zgodnie, z którą ocenę okresową sporządza się, co 24 miesiące. Jedną z takich okoliczności, jest otrzymanie przez członka korpusu sc negatywnej oceny okresowej (w takiej sytuacji, zgodnie z art. 81 ust. 9 usc podlega on ponownej ocenie po upływie sześciu miesięcy od dnia zapoznania się z oceną), a kolejną - jego długa, trwająca dłużej niż miesiąc usprawiedliwiona nieobecność w pracy, która w myśl art. 81 ust.7 usc powoduje obligatoryjne przesuniecie terminu oceny o czas tej nieobecności. Przy czym przepis art. 81 ust. 7 usc stanowiąc o przesunięciu terminu oceny o czas nieobecności odnosi się tylko do terminu wyznaczonego w ust. 4 tego artykułu, a zatem do 24 miesięcy.
Oznacza to, że w przypadku przyśpieszonej oceny dokonywanej na podstawie art. 81ust. 9 usc okres nieobecności nie ma wpływu na jej termin. Potwierdzają to wyjaśnienia Departamentu SC KPRM, zgodnie, z którymi przepis ust. 7 (art. 81 usc), wprowadzając obowiązkową regulację dotyczącą zmiany terminu oceny okresowej, odnosi tę regulację wyraźnie i wyłącznie (przez użycie sformułowania „termin, o którym mowa w ust. 4") do oceny dokonywanej w terminie „podstawowym" wprowadzonym przepisem art. 81 ust. 4 ustawy, czyli w terminie 24-miesięcznym. Tego rodzaju odesłania nie zawiera natomiast przepis ust. 9, co prowadzi do wniosku, że wskazany w nim termin sześć miesięcy na sporządzenie oceny ponownej po ocenie negatywnej nie podlega wydłużeniu na podstawie przepisu art. 81 ust. 7 usc.
Podstawa prawna:Art.81 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)
