Ubezpieczenie dla pracownika wyjeżdżającego służbowo

Zgodnie z prawem pracodawca powinien zagwarantować pracownikowi opiekę podczas wyjazdu w delegację. Obejmuje to np. pokrycie udokumentowanych kosztów leczenia czy zakupu leków. W razie zgonu pracownika zatrudniająca go firma musi opłacić transport zwłok do kraju.

Co prawda każdy, za kogo są odprowadzane składki na ubezpieczenie zdrowotne, ma prawo do bezpłatnego leczenia w publicznej służbie zdrowia w krajach Unii Europejskiej, ale europejska karta ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ) umożliwia jedynie skorzystanie z podstawowych świadczeń zdrowotnych niezbędnych z medycznego punktu widzenia i gwarantuje tylko te świadczenia, które są bezpłatnie dostępne dla obywateli danego kraju.

W przypadku leczenia wymagającego bardziej złożonych procedur medycznych, gdy zabieg nie znajduje się na liście refundowanych, osoba niemająca dodatkowego ubezpieczenia musi zapłacić rachunek wystawiony przez jednostkę służby zdrowia, a NFZ nie zwróci takiego wydatku. Gdy sytuacja taka zdarzy się w czasie podróży służbowej, do pokrycia kosztów zobowiązany jest pracodawca.

Dlatego tak jak turysta wyjeżdżający na urlop powinien wykupić ubezpieczenie podróżne, tak pracodawca powinien się zatroszczyć o odpowiednią polisę chroniącą przed obciążeniami finansowymi w razie choroby pracownika podczas podróży służbowej. Oferta towarzystw dla pracodawców jest elastyczniejsza niż dla turystów.

Suma nie może być za niska

Ubezpieczenie obejmuje najczęściej koszty leczenia, usługi assistance, NNW, OC, bagaż podróżny. Klient sam może wybrać najdogodniejszy dla siebie zakres i wysokość sumy ubezpieczenia.

Przy wyborze polisy trzeba wziąć pod uwagę to, jakie czynności pracownik będzie wykonywał za granicą oraz do jakiego kraju wyjeżdża; mogą się z tym wiązać dodatkowe rodzaje ryzyka. Znaczenie ma też to, czy pracownicy jeżdżą do krajów UE, w których na podstawie EKUZ mogą korzystać z bezpłatnej podstawowej pomocy medycznej.

Istotna jest poza tym częstotliwość wyjazdów (częste czy okazjonalne) oraz stan zdrowia pracowników; trzeba ustalić, czy osoby udające się w podróż służbową nie cierpią na przewlekłe choroby.

Sumę ubezpieczenia należy ustalić tak, żeby wystarczyła na pokrycie ewentualnych wydatków. Zbyt wysoka niepotrzebnie podnosi koszt polisy, zbyt niska nie zapewni właściwej ochrony.

Warto zwrócić uwagę na to, czy koszty transportu (np. medycznego, zwłok) wchodzą w limit sumy wyznaczonej dla kosztów leczenia, czy są poza limitem. Transport to zazwyczaj spory wydatek (za transport zwłok płaci się nawet kilkadziesiąt tysięcy zł). Jeśli jego koszt ma być pokrywany w ramach jednej sumy ubezpieczenia, to powinna być ona odpowiednio wyższa. Praktyczne znaczenie mają również limity dla poszczególnych rodzajów usług assistance; ubezpieczyciel pokryje wydatki tylko do ustalonej kwoty.

Dodatkowe opcje

Koniecznie trzeba zwrócić uwagę na ograniczenia odpowiedzialności towarzystwa. Mogą one dotyczyć np. chorób przewlekłych, terroryzmu, wojny. Ochronę można rozszerzyć o te rodzaje ryzyka, ale trzeba opłacić dodatkową składkę. Podnosi to wprawdzie cenę polisy, ale gdy pracownik wybiera się do kraju zagrożonego wojną czy rozruchami, nie warto oszczędzać.

Pracownikowi przyda się polisa, która oprócz wydatków na leczenie i assistance będzie obejmowała także ubezpieczenie kosztów związanych z rezygnacją i przerwaniem podróży oraz ubezpieczenie kosztów wyjazdu osoby zastępującej danego pracownika. To ostatnie przyda się wtedy, gdy pracodawca będzie musiał pilnie wysłać kogoś innego na miejsce pracownika, który np. się rozchorował albo uległ wypadkowi.

Polisę można też rozszerzyć o odpowiedzialność cywilną za szkody wyrządzone innej osobie. W podróży służbowej przydatne bywa także ubezpieczenie bagażu. W jego ramach ubezpieczany jest sprzęt elektroniczny należący do pracodawcy, np. laptop, telefon, aparat fotograficzny.

Składka w formie zaliczki

Pracodawcy mają do wyboru ubezpieczenie imienne lub bezimienne z określonym limitem wyjeżdżających osób i czasu podróży (tzw. osobodni). Firmy często wysyłające pracowników za granicę wybierają na ogół polisy otwarte. Wtedy przy zawieraniu umowy pracodawca podaje liczbę podróżujących osób oraz liczbę dni i wpłaca składkę zaliczkową. W trakcie umowy na bieżąco aktualizuje listę wyjeżdżających w delegacje. Na koniec okresu ubezpieczenia następuje rozliczenie.

Pracodawca szacuje ilość tzw. osobodni w firmie, czyli mnoży liczbę dni i osób przebywających za granicą. Na przykład jeśli dziesięciu pracowników wyjeżdża co najmniej dwa razy w miesiącu na trzy dni (wyjazdy regularne), a 20 pracowników – sporadycznie (zakładamy, że każdy z nich będzie za granicą co najmniej raz w roku średnio przez dwa dni), to otrzymujemy 760 osobodni w roku. Jest to podstawa do wyliczenia składki.

Przedsiębiorca nie musi przed każdym wyjazdem kupować polisy dla pracownika. Przez cały czas korzysta z tego samego ubezpieczenia. W razie niewykorzystania wszystkich zadeklarowanych osobodni ubezpieczyciel zwraca nadpłaconą składkę, a w przypadku przekroczenia zadeklarowanej wielkości firma rozlicza się z towarzystwem po zakończeniu umowy. Potwierdzeniem posiadania polisy jest zazwyczaj plastikowa karta.

Niektóre towarzystwa oferują też ubezpieczenie w formie ryczałtu. Polega to na tym, że dla każdego pracownika wystawiana jest osobna polisa na wybraną liczbę dni w roku.

Co proponują towarzystwa

Allianz

W towarzystwie tym można wykupić ubezpieczenie Open Bussines Travel. Występuje ono w trzech wariantach (w jednej firmie może funkcjonować kilka wariantów umowy): imienna polisa dla firm, które w momencie podpisywania umowy wiedzą, jacy pracownicy będą wyjeżdżali za granicę; bezimienna polisa dla firm mających dużą rotację pracowników (np. kierowcy, pracownicy budowlani); polisa z deklarowaną liczbą osobodni dla tych przedsiębiorców, którzy nie potrafią z góry wskazać pracowników delegowanych do pracy i czasu tych delegacji.

Aviva

Oferuje produkt Partner w Podróży, obejmujący ubezpieczenie KL, natychmiastową pomoc, m.in. medyczną, w ramach usług assistance, ubezpieczenie bagażu, OC i – opcjonalnie – NNW. Cena polisy zależy od długości jednorazowego pobytu za granicą (do wyboru: 90 dni, 180 dni lub cały rok), od wysokości sumy ubezpieczenia oraz od miejsca pobytu pracownika; do wyboru są cztery warianty sum ubezpieczenia: dwa na Europę i basen Morza Śródziemnego oraz dwa na cały świat. Jeśli podróż służbowa jest podejmowana w celu wykonywania ciężkiej pracy fizycznej, istnieje możliwość rozszerzenia zakresu ubezpieczenia o tę opcję.

Pracodawca może też wykupić polisę grupową Partner w Podróży; wtedy zakres i suma ubezpieczenia ustalane są indywidualnie.

Pracownik wyjeżdżający w delegację otrzymuje specjalną kartę z numerem polisy oraz numerem telefonu, pod który należy dzwonić w razie kłopotów za granicą.

Europejskie

Firma przygotowała zestaw ubezpieczeń typu Business Travel Insurance w trzech wariantach: Basic, Complex i VIP. Pakiety obejmują KL, NNW, ubezpieczenie bagażu oraz możliwość skorzystania z 24-godzinnego pomocowego centrum alarmowego. Klienci firmy Europejskie korzystający z Corporate Travel Insurance otrzymują dostęp do portalu VIP online, zawierającego szczegółowe informacje na temat poszczególnych krajów.

Wysokość składki zależy od wybranej opcji, rozszerzeń zakresu ochrony oraz czasu trwania wyjazdu służbowego. Na przykład składka za podstawowy pakiet wynosi od 10,50 zł za trzy dni.

Generali

Ma w ofercie Ubezpieczenie Podróży Zagranicznych z możliwością rozszerzenia o rodzaj wykonywanej pracy (obowiązuje podział na trzy grupy: praca umysłowa, np. informatyk, kasjer, urzędnik; praca fizyczna, np. hydraulik, kelner, kierowca; praca o wysokim stopniu ryzyka, np. murarz, operator dźwigów, stolarz).

W zakres ubezpieczenia wchodzą: KL, assistance, NNW, OC w życiu prywatnym, bagaż podróżny, sprzęt sportowy. Można wybrać ubezpieczenie: krótkoterminowe; roczne ze stałym pobytem za granicą; roczne z powrotami i podróżami trwającymi nie dłużej niż 30 lub 60 dni; roczne w formie polisy otwartej, czyli z liczbą zadeklarowanych osobodni.

PZU

Oferuje przedsiębiorcom polisę Wojażer-PZU Pomoc w Podróży zakres podstawowy z klauzulą nr 4 ubezpieczenie assistance Pakiet Biznes.

Podstawowy zakres ubezpieczenia – dotyczący każdego rodzaju podróży – obejmuje ubezpieczenie KL (w tym leczenie stomatologiczne w przypadku ostrych stanów zapalnych i bólowych, leczenie związane z ciążą i porodem do zakończenia 32. tygodnia ciąży), transport medyczny, ubezpieczenie assistance Pakiet Podstawowy (w tym usługi transportowe, poszukiwanie i ratownictwo, usługi informacyjne na terenie Polski). Ochronę można rozszerzyć o ubezpieczenie NNW i ubezpieczenie bagażu podróżnego. Poza tym ochroną można objąć wykonywanie pracy fizycznej, zaostrzenie lub powikłania choroby przewlekłej, ryzyko działań wojennych i aktów terroryzmu na terytorium państw znajdujących się w rejonach świata zagrożonych takimi działaniami.

Umowa ubezpieczenia może obejmować okres od jednego dnia do roku. Pracodawca może zawrzeć jedną umowę na cały rok dla wybranej grupy pracowników lub jedną umowę na cały rok w formie polisy otwartej. Można też kupić polisę na pojedynczy wyjazd jednego pracownika lub grupy pracowników.