Jak na nowo oceniać kompetencje urzędników gminnych

Przyjmując nową osobę, mają na to pół roku. Nowe, uporządkowane reguły wprowadza obowiązujące od 7 kwietnia rozporządzenie Rady Ministrów z 13 marca br. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (DzU nr 55, poz. 361). Uchwalając je, Rada Ministrów wykonała istniejącą od pół roku delegację z art. 17 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst. jedn. DzU nr 142, poz. 1563 ze zm.). Dotychczas ocenom okresowym podlegali wyłącznie pracownicy mianowani na zasadach określonych w statucie rady gminy lub związku jednostek samorządu terytorialnego. Dlatego wyglądały one bardzo różnie. Zatrudnieni byli prześwietlani według niejednolitych wymogów, jedni przez kilkuosobowe komisje, inni przez bezpośredniego zwierzchnika. Często pracownikom na tych samych stanowiskach, ale z przeciwstawnych krańców Polski stawiano inne poprzeczki.

Bezpośredni przełożeni zweryfikują kwalifikacje około 200 tys. urzędników (są oni zatrudniani zarówno na umowach o pracę, jak i w ramach mianowania) oraz innych pracowników mianowanych. Każdego osądzą przynajmniej raz na dwa lata. Kandydat na stanowisko urzędnicze musi mieć wykształcenie średnie i cieszyć się nieposzlakowaną opinią; prawomocne skazanie w przeszłości za przestępstwo umyślne wyklucza automatycznie z kręgu uprawnionych. Urzędniczy charakter mają m.in. etaty naczelnika, rzecznika prasowego, głównego księgowego i jego zastępcy, głównego specjalisty, inspektora, starszego specjalisty, geodety, kartografa, specjalisty, samodzielnego referenta, referenta prawnego, a w straży gminnej: komendanta i jego zastępcy, naczelnika wydziału, inspektora, strażnika i aplikanta, poborcy.

Szefowie oceniają również innych zatrudnionych na podstawie mianowania, niebędących urzędnikami. Takie osoby określają w uchwałach rady gmin lub związków jednostek samorządu terytorialnego. Przepisy nie precyzują, o jakie stanowiska tu chodzi. Można jednak przyjąć, że o kadrę średniego i wyższego szczebla. Wprowadzenie stosunku mianowania w strukturach samorządowych miało bowiem stworzyć solidną i stabilną pozycję dla osób zatrudnionych na stanowiskach ważnych, związanych z dużą odpowiedzialnością. Poddano te osoby surowej odpowiedzialności i ocenom kwalifikacji. Dlatego taki sposób zatrudnienia wymusza ciągłe doskonalenie i podnoszenie kwalifikacji.

Atutem nowego rozporządzenia jest uporządkowanie i ujednolicenie zasad weryfikacji kompetencji pracowników samorządowych.

Będzie ich oceniał przynajmniej raz na dwa lata bezpośredni przełożony pracownika. Zgodnie z nowelą ustawy pierwsze weryfikacje według nowych zasad mają nastąpić do 9 października bieżącego roku. W tym też terminie powinno dojść do ocen osób zatrudnionych w dniu wejścia rozporządzenia w życie, czyli 7 kwietnia tego roku. Z kolei nowo przyjętemu szef musi wyznaczyć kryteria jego oceny (przekazując mu kopię arkusza z zatwierdzonymi kryteriami oceny przez kierownika jednostki). Gdy w grę wchodzi kolejna ocena po poprzedniej negatywnej - w terminie 30 dni od sporządzenia na piśmie poprzedniej. Wszyscy pracownicy będą oceniani według sześciu kryteriów obowiązkowych wymienionych i scharakteryzowanych pokrótce w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Są to: sumienność; sprawność; bezstronność; umiejętność stosowania odpowiednich przepisów; planowanie i organizowanie pracy; postawa etyczna. Ponadto na podstawie od trzech do pięciu kryteriów do wyboru z obszernej listy zawartej w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Figuruje tam m.in. wiedza specjalistyczna, umiejętność obsługi urządzeń technicznych, znajomość języka obcego, komunikatywność, zarządzanie zasobami, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, kreatywność.

Osoby, które przejdą sprawdzian, dostają notę pozytywną, które go obleją - negatywną. Jeśli następnej oceny też nie przejdą, grożą im dotkliwe sankcje. Urzędnika szef musi zwolnić, a innego pracownika mianowanego - może. Od niekorzystnego wyniku testu zainteresowani mogą się odwołać w ciągu siedmiu dni do kierowników jednostek ich zatrudniających.

Przełożony omawia najpierw z podwładnym sposób i jakość realizacji zleconych mu obowiązków. Na tej podstawie wybiera dodatkowe kryteria, według których go oceni.

W pierwszym etapie zaprasza więc zatrudnionego na rozmowę dotyczącą sposobu wykonywania przypisanych mu zadań. Chodzi o powinności wynikające z zakresu obowiązków, jak i z art. 15 oraz 16 ustawy o pracownikach samorządowych. A zgodnie z tymi przepisami zatrudniony jest zobowiązany do:

- dbałości o wykonywanie zadań publicznych i o środki publiczne, z uwzględnieniem interesów państwa oraz indywidualnych interesów obywateli,

- przestrzegania prawa,

- realizacji zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie,

- informowania organów, instytucji i osób fizycznych oraz udostępniania dokumentów znajdujących się w posiadaniu urzędu, jeżeli prawo tego nie zabrania,

- zachowania tajemnicy państwowej i służbowej w zakresie przewidzianym przez przepisy,

- zachowania uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz z obywatelami,

- zachowania się z godnością w miejscu pracy i poza nim,

- sumiennego i starannego wykonywania poleceń.

Po dyskusji zwierzchnik wskazuje od trzech do pięciu dodatkowych kryteriów, na podstawie których zweryfikuje kwalifikacje współrozmówcy. Ma przy tym do dyspozycji 23 pozycje figurujące w drugiej tabelce załącznika nr 1 do rozporządzenia (patrz DF 7).

Kompetencje głównej księgowej może więc osądzić według następujących wymogów: wiedza specjalistyczna; umiejętność obsługi urządzeń technicznych; nastawienie na własny rozwój i podnoszenie kwalifikacji; radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych; umiejętności analityczne.

Naczelnika jakiegoś wydziału wolno natomiast sprawdzić pod kątem np. jego komunikacji werbalnej; komunikacji pisemnej, zarządzania personelem i zarządzania jakością realizowanych zadań.

Specjalistę powinien z kolei badać przez pryzmat: wiedzy specjalistycznej; pozytywnego podejścia do obywatela; nastawienia na własny rozwój i podnoszenie kwalifikacji; zorientowania na rezultaty pracy.

Niezależnie od tego szef ma prawo przyjąć inne dodatkowe kryterium nieobjęte wykazem, biorąc pod uwagę specyfikę pracy na danym stanowisku.

Wszystkie dodatkowe kryteria powinien wyznaczyć podczas sześciu miesięcy od zatrudnienia urzędnika lub mianowania innego pracownika, a jeśli w grę wchodzi kolejna ocena - w ciągu 30 dni od sporządzenia poprzedniej na piśmie. Rozporządzenie nie precyzuje, do kiedy ma wybrać kryteria dla osób zatrudnionych już w chwili jego wejścia w życie (czyli 7 kwietnia).

Skoro według noweli ustawy pierwsze oceny mają nastąpić najpóźniej 9 października bieżącego roku, to do tego dnia należy sfinalizować wszelkie przygotowania. Przyjęte kryteria dodatkowe przełożony wpisuje w części B arkusza okresowej oceny kwalifikacyjnej, którego wzór znajduje się w załączniku nr 2 do rozporządzenia (patrz str. 8).

Następnie szef określa w specjalnym arkuszu termin oceny, podając miesiąc i rok. Pismo niezwłocznie przekazuje pracownikowi.

Po wybraniu od trzech do sześciu dodatkowych wymogów weryfikacyjnych zwierzchnik ustala przybliżoną datę przeprowadzenia oceny, wpisując miesiąc i datę w części B arkusza. Następnie niezwłocznie przekazuje pismo kierownikowi jednostki do zatwierdzenia wybranych kryteriów. Gdy do niego wróci już zatwierdzone, natychmiast przedstawia kopię dokumentu zainteresowanemu. Wszystkich tych czynności dokonuje podczas sześciu miesięcy od zatrudnienia urzędnika lub mianowania innego pracownika, a gdy w grę wchodzi kolejna ocena - w ciągu 30 dni od sporządzenia poprzedniej na piśmie. Jeśli chodzi o osoby zatrudnione w chwili wejścia rozporządzenia w życie (czyli 7 kwietnia) - najpóźniej do 9 października tego roku.

W kolejnym etapie przełożony musi przeprowadzić jeszcze jedną rozmowę z podwładnym, najpóźniej na siedem dni przed sporządzeniem oceny na piśmie. Omawiają wtedy sposób wykonywania obowiązków przez pracownika w okresie przypadającym po ostatniej weryfikacji. Pracownik może poinformować o trudnościach, jakie napotyka w pracy zawodowej, o tym, z czym sobie gorzej radzi, a co mu dobrze wychodzi. Szef opiniuje wówczas również spełnianie przez podwładnego ustalonych kryteriów oceny.

Przepisy przewidują sytuacje, kiedy można i kiedy trzeba przesunąć ustalony termin oceny. Szefowi wolno przełożyć termin w razie potrzeby. Musi to natomiast zrobić w razie:

- usprawiedliwionej nieobecności pracownika w dniu przeprowadzenia oceny na piśmie,

- zmiany stanowiska pracy ocenianego lub zakresu obowiązków. Wówczas następuje przyspieszenie oceny.

Zwierzchnik wyznacza w tych przypadkach nową datę, powiadamiając o tym zainteresowanego na piśmie. Kopię pisma dołącza do arkusza. Zmiana na stanowisku bezpośredniego przełożonego nie wpływa natomiast na dotychczasowe ustalenia stron. Ocena odbywa się według wybranych wcześniej kryteriów.

Po tych wszystkich przygotowaniach szefowi nie pozostaje nic innego, jak sporządzić na piśmie ocenę podwładnego w wyznaczonym terminie.

Robi to sam, w zaciszu swojego gabinetu. Przepisy nie wymagają, by pracownik był przy tym obecny. Przełożony wypełnia części C i D arkusza okresowej oceny.