W Warszawie powołano grupę roboczą do spraw obiegu dokumentów

Prezydent Hanna Gronkiewicz-Waltz powołała w poniedziałek zespół urzędników, którzy mają przygotować zasady obiegu korespondencji w ratuszu. W jego skład wchodzi m.in. sekretarz miasta i siedmiu dyrektorów miejskich biur lub ich zastępców.

Zespół zastanowi się, jak rejestrować korespondencję, która przychodzi do ratusza, gdzie ją dalej przekazywać i co robić z przesyłkami, które wychodzą z urzędu.

– Przy tak wielkiej strukturze, jaką jest urząd miasta ze wszystkimi jednostkami mu podlegającymi, wypracowanie takich zasad jest niezbędne – zapewnia rzeczniczka ratusza Agnieszka Kłąb.

Skomplikowane sprawy

Chodzi m.in. o e-maile, których do warszawskich urzędów przychodzi coraz więcej, ochronę danych osobowych w korespondencji czy wyłączenie tzw. informacji niejawnych.

Jak wobec tego radził sobie z korespondencją ratusz dotychczas?

– Pisma trafiają do kancelarii, gdzie są delegowane do poszczególnych biur i urzędników, w zależności od tego, jakiego problemu dotyczą – mówi Agnieszka Kłąb. – Jednak gdy stworzymy jasne zasady, przekierowywanie korespondencji będzie dużo łatwiejsze. Skorzystają na tym mieszkańcy, którzy szybciej dostaną odpowiedź na swoje pisma.

Jak tłumaczą urzędnicy, pisma do ratusza trafiają w różny sposób: listownie, przez elektroniczną skrzynkę podawczą czy e-mailem do konkretnych urzędników. Chodzi o to, by procedury postępowania z nimi były jednakowe.

Zespół zastanowi się, jak rejestrować korespondencję, która przychodzi do ratusza, i gdzie ją dalej przekazywać

Zespołów coraz więcej

Tak zwanych grup roboczych w ratuszu w ostatnich czasach powstaje coraz więcej. W maju zaczął pracować np. zespół ds. opiniowania wykorzystania drogi w sposób szczególny. Do jego zadań należy m.in. „określenie wpływu planowanych imprez na funkcjonowanie miasta oraz możliwości ich przeprowadzania w planowanym miejscu i czasie". Debatuje nad tym dziewięć osób.

We wrześniu prezydent  powołała dziesięcioosobową Radę Ochrony Zdrowia Psychicznego. – Przygotowujemy koncepcję stworzenia sieci centrów zdrowia psychicznego w stolicy – tłumaczy przewodniczący rady i dyrektor miejskiego Biura Polityki Zdrowotnej Dariusz Hajdukiewicz. – Chcemy, by w ciągu pięciu lat w stolicy powstało ich dziesięć.

W październiku powołano też Stołeczny Zespół Pomocy Poszkodowanym, do którego zadań należy „niesienie pomocy poszkodowanym i ich rodzinom w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej związanej ze zdarzeniem o charakterze masowym".

– Takie zespoły sprawdzają się we wszystkich dużych firmach – zapewnia Agnieszka Kłąb. –  Jeśli sprawa dotyczy kilku biur, to muszą się porozumieć, by potem współpraca między nimi przebiegała bez problemów.

Czytaj także w serwisie:

Samorząd

»

Zadania

»