W Warszawie powołano grupę roboczą do spraw obiegu dokumentów

Co zrobić z listami i e-mailami, które przychodzą do ratusza? Nad tym zastanawiał się będzie 11-osobowy specjalny zespół powołany przez prezydent Warszawy. Roboczych grup w urzędzie powstaje coraz więcej.

Publikacja: 08.12.2011 02:45

W Warszawie powołano grupę roboczą do spraw obiegu dokumentów

Foto: www.sxc.hu

Prezydent Hanna Gronkiewicz-Waltz powołała w poniedziałek zespół urzędników, którzy mają przygotować zasady obiegu korespondencji w ratuszu. W jego skład wchodzi m.in. sekretarz miasta i siedmiu dyrektorów miejskich biur lub ich zastępców.

Zespół zastanowi się, jak rejestrować korespondencję, która przychodzi do ratusza, gdzie ją dalej przekazywać i co robić z przesyłkami, które wychodzą z urzędu.

– Przy tak wielkiej strukturze, jaką jest urząd miasta ze wszystkimi jednostkami mu podlegającymi, wypracowanie takich zasad jest niezbędne – zapewnia rzeczniczka ratusza Agnieszka Kłąb.

Skomplikowane sprawy

Chodzi m.in. o e-maile, których do warszawskich urzędów przychodzi coraz więcej, ochronę danych osobowych w korespondencji czy wyłączenie tzw. informacji niejawnych.

Jak wobec tego radził sobie z korespondencją ratusz dotychczas?

– Pisma trafiają do kancelarii, gdzie są delegowane do poszczególnych biur i urzędników, w zależności od tego, jakiego problemu dotyczą – mówi Agnieszka Kłąb. – Jednak gdy stworzymy jasne zasady, przekierowywanie korespondencji będzie dużo łatwiejsze. Skorzystają na tym mieszkańcy, którzy szybciej dostaną odpowiedź na swoje pisma.

Jak tłumaczą urzędnicy, pisma do ratusza trafiają w różny sposób: listownie, przez elektroniczną skrzynkę podawczą czy e-mailem do konkretnych urzędników. Chodzi o to, by procedury postępowania z nimi były jednakowe.

Zespół zastanowi się, jak rejestrować korespondencję, która przychodzi do ratusza, i gdzie ją dalej przekazywać

Zespołów coraz więcej

Tak zwanych grup roboczych w ratuszu w ostatnich czasach powstaje coraz więcej. W maju zaczął pracować np. zespół ds. opiniowania wykorzystania drogi w sposób szczególny. Do jego zadań należy m.in. „określenie wpływu planowanych imprez na funkcjonowanie miasta oraz możliwości ich przeprowadzania w planowanym miejscu i czasie". Debatuje nad tym dziewięć osób.

We wrześniu prezydent  powołała dziesięcioosobową Radę Ochrony Zdrowia Psychicznego. – Przygotowujemy koncepcję stworzenia sieci centrów zdrowia psychicznego w stolicy – tłumaczy przewodniczący rady i dyrektor miejskiego Biura Polityki Zdrowotnej Dariusz Hajdukiewicz. – Chcemy, by w ciągu pięciu lat w stolicy powstało ich dziesięć.

W październiku powołano też Stołeczny Zespół Pomocy Poszkodowanym, do którego zadań należy „niesienie pomocy poszkodowanym i ich rodzinom w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej związanej ze zdarzeniem o charakterze masowym".

– Takie zespoły sprawdzają się we wszystkich dużych firmach – zapewnia Agnieszka Kłąb. –  Jeśli sprawa dotyczy kilku biur, to muszą się porozumieć, by potem współpraca między nimi przebiegała bez problemów.

Czytaj także w serwisie:

Samorząd

»

Zadania

»

Prezydent Hanna Gronkiewicz-Waltz powołała w poniedziałek zespół urzędników, którzy mają przygotować zasady obiegu korespondencji w ratuszu. W jego skład wchodzi m.in. sekretarz miasta i siedmiu dyrektorów miejskich biur lub ich zastępców.

Zespół zastanowi się, jak rejestrować korespondencję, która przychodzi do ratusza, gdzie ją dalej przekazywać i co robić z przesyłkami, które wychodzą z urzędu.

Pozostało 84% artykułu
Konsumenci
Pozew grupowy oszukanych na pompy ciepła. Sąd wydał zabezpieczenie
https://track.adform.net/adfserve/?bn=77855207;1x1inv=1;srctype=3;gdpr=${gdpr};gdpr_consent=${gdpr_consent_50};ord=[timestamp]
Prawo dla Ciebie
PiS wygrywa w Sądzie Najwyższym. Uchwała PKW o rozliczeniu kampanii uchylona
W sądzie i w urzędzie
Już za trzy tygodnie list polecony z urzędu przyjdzie on-line
Dane osobowe
Rekord wyłudzeń kredytów. Eksperci ostrzegają: będzie jeszcze więcej
Materiał Promocyjny
Bank Pekao wchodzi w świat gamingu ze swoją planszą w Fortnite
Prawnicy
Ewa Wrzosek musi odejść. Uderzyła publicznie w ministra Bodnara