Kiedy negocjacje z ogłoszeniem, a kiedy bez ogłoszenia

Wśród trybów przewidzianych przez [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C16DE18E940EE8FED561C4D6A88E914B?id=247401]prawo zamówień publicznych[/link] są m.in. negocjacje z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia. Chociaż pierwszy człon nazwy jest taki sam, w rzeczywistości są to zupełnie odrębne procedury, a o ich wyborze decydują odmienne przesłanki. O ile pierwszy z trybów jest otwarty, gdyż każdy z przedsiębiorców może w nim spróbować swych szans, o tyle w drugim to zamawiający decyduje, kogo chce zaprosić do negocjacji.

[srodtytul]Tylko po spełnieniu przesłanek[/srodtytul]

Żaden z tych trybów nie jest trybem podstawowym. Innymi słowy urząd udzielający zamówienia nie może sięgnąć po nie w dowolnej sytuacji. Muszą być ku temu spełnione określone przesłanki.

Negocjacje z ogłoszeniem można zorganizować, jeśli zachodzi co najmniej jedna z poniższych sytuacji:

- we wcześniej przeprowadzonym przetargu nieograniczonym, ograniczonym albo dialogu konkurencyjnym wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,

- w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter zamówienia lub związane z nim ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie wyceny,

- nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego,

- przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju,

- wartość zamówienia jest mniejsza od tzw. progów unijnych (w zależności od rodzaju zamówienia i tego, kto go udziela, jest to: 133 tys., 206 tys. lub 5,15 mln euro).

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający zorganizował przetarg nieograniczony na usługę wsparcia informatycznego. W przetargu tym wystartowały trzy firmy, ale każda z ofert została odrzucona z powodu błędów. Okazało się, że przedsiębiorcy inaczej pojmują zakres wsparcia niż zamawiający. W tej sytuacji urząd może ogłosić negocjacje z ogłoszeniem, pod warunkiem że nie zmieni w sposób istotny pierwotnych warunków zamówienia.[/ramka]

[srodtytul]Ilu przedsiębiorców zaprosić[/srodtytul]

W ogłoszeniu o postępowaniu w trybie negocjacji zamawiający musi określić, ilu wykonawców zaprosi do składania ofert. Jeśli wartość zamówienia jest niższa od progów unijnych, może zawęzić grono zapraszanych firm do trzech (pod warunkiem że liczba ta zapewnia konkurencję). Powyżej wspomnianych progów musi zaprosić co najmniej pięciu wykonawców.

Co się dzieje, gdy wnioski o dopuszczenie do negocjacji złożyło więcej firm? Podobnie jak w przetargu ograniczonym o tym, kto zostanie zaproszony do składania ofert wstępnych, decyduje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Im lepiej zostanie ocenione spełnianie warunków, tym większe szanse na zaproszenie do składania ofert.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający zastrzegł w ogłoszeniu, że zaprosi do składania ofert pięciu wykonawców. Tymczasem wnioski złożyło aż osiem firm. Jedna z nich zrealizowała wcześniej pięć podobnych zamówień, cztery kolejne po trzy podobne zadania. Te zostaną zaproszone do złożenia oferty. Trzy kolejne firmy już nie, bo wykazały się tylko dwoma zrealizowanymi projektami, a więc otrzymały mniej punktów za spełnianie warunków.

Dokument ten jest przekazywany wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert wstępnych. Na jego podstawie przedsiębiorcy składają w wyznaczonym terminie oferty wstępne. Te są oceniane przez zamawiającego. Wszystkie firmy, których oferty wstępne nie zostały odrzucone, są następnie zapraszane do negocjacji.[/ramka]

[srodtytul]Trzeba dochować tajemnicy[/srodtytul]

Po co je się prowadzi? Po to, żeby doprecyzować czy uzupełnić opis przedmiotu zamówienia lub warunków umowy. Po zakończeniu negocjacji zamawiający wprowadza modyfikacje do specyfikacji, ale tylko w tym zakresie, jaki podlegał negocjacji. Musi też pamiętać, że zmiany te nie mogą prowadzić do istotnej zmiany przedmiotu zamówienia lub pierwotnych warunków zamówienia.

[b]Uwaga! Negocjacje są poufne. Ani zamawiający, ani wykonawcy nie mogą bez zgody drugiej strony ujawniać informacji technicznych i handlowych.[/b]

Po zakończeniu negocjacji organizator zaprasza wykonawców do złożenia ofert właściwych. Wraz z nim przekazuje zmienioną specyfikację lub zamieszcza ją w Internecie, jeżeli wcześniej była tam publikowana.

[srodtytul]Gdy nie było informacji[/srodtytul]

Przesłanki do skorzystania z trybu negocjacji bez ogłoszenia są dużo bardziej rygorystyczne. Powód jest prosty. To procedura zamknięta, w której sam zamawiający decyduje, z kim chce negocjować. Trudno więc mówić o równym dostępie do zamówienia.

Urząd może zorganizować negocjacje bez ogłoszenia, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności:

- w prowadzonym uprzednio przetargu nieograniczonym albo ograniczonym nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,

- został przeprowadzony konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych,

- przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju,

- ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

[srodtytul]Można kwestionować wybór trybu[/srodtytul]

Przy zamówieniach poniżej progów unijnych możliwość odwołania się do Krajowej Izby Odwoławczej jest znacznie ograniczona. Jednak bezpodstawny wybór trybu może być zakwestionowany. Pozwala na to art. 184 ust. 1a pkt 1 prawa zamówień publicznych.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający popełnił błąd i z tego powodu trzeba było unieważnić przetarg nieograniczony. Później uznał, że nie ma już czasu na otwarte procedury i, tłumacząc to pilną potrzebą, zorganizował negocjacje bez ogłoszenia. Firma, której nie zaprosił do udziału w nich, może złożyć protest, a następnie odwołanie. Skoro zamawiający wcześniej popełnił błędy i z tego powodu musiał unieważnić przetarg, to trudno mówić, że przyczyny nie leżały po jego stronie.[/ramka]