Poniżej przedstawiamy kilka rad, jak stworzyć e-mail zrozumiałego, konkretnego i grzecznego – oczywiście z zachowaniem charakteru oficjalnej wiadomości.
Szczególna rola tytułu
Urzędniczy e-mail powinien zostać opatrzony odpowiednim tytułem – przekazującym w zwięzły sposób najważniejsze informacje. Bardzo istotne bowiem jest, aby interesant od razu odnalazł go w gąszczu innych wiadomości i zorientował się, czego dotyczy. Poprawny tytuł będzie zatem brzmiał: Potwierdzenie terminu spotkania – 10.02.2014 r., a nie np.: W nawiązaniu do pisma z dnia... Jeśli pracownik urzędu odpowiada na e-mailowe pytanie, powinien wpisać własny tytuł wiadomości (nawet jeśli dla wygody korzysta z funkcji „Odpowiedz nadawcy"). Tytuły w rodzaju Re: Moje pytanie o wysokość podatku gruntowego nie są do końca klarowne, lepiej napisać wprost: Wysokość podatku gruntowego – 20 zł.
Nowocześnie znaczy grzecznie
Urzędniczy list wysłany drogą elektroniczną powinien rozpoczynać się formułą powitalną, a kończyć odpowiednim zwrotem grzecznościowym. Najbezpieczniej jest rozpocząć e-mail zwrotem Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo, wtedy adresat z pewnością nie poczuje się urażony. Uniwersalne „Dzień dobry" czasem może się okazać niefortunne, ponieważ nigdy nie wiemy, o jakiej porze dnia (czy nocy) wiadomość zostanie odczytana. Formuła „Witam" zakłada już pewną zażyłość, a poza tym tradycyjnie jest zarezerwowana dla gospodarza (osoby „ważniejszej" niż odbiorca listu), ale skłania się ku niej już coraz więcej osób. Jeśli chodzi o interpunkcję, to ze względu na reguły edycji e-maili najlepiej po formule powitalnej postawić przecinek i pierwsze zdanie wiadomości rozpocząć małą literą.
„Z poważaniem" czy też „Z wyrazami szacunku" to najbardziej trafne zwroty pożegnalne. Oddają one właściwie stosunek pracownika urzędu do petenta. Nie trzeba stawiać po nich przecinka, a pod spodem nadawca listu powinien umieścić swój podpis – koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem – oraz stanowisko służbowe. Dobrze jest również podać bezpośredni numer telefonu do urzędu – ułatwi to przyszłą komunikację.
O grzeczności świadczy również brak literówek (o innych błędach nie wspominając), pozwala je wyeliminować powtórne przeczytanie tekstu.
