Precyzyjny wniosek
Istotnym problemem dla niektórych podmiotów zobowiązanych do udzielenia odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej jest ich zbyt duża ilość. Często ci sami pracownicy, którzy realizują bieżące zadania organu, muszą udzielać odpowiedzi na te wnioski. Wśród podmiotów objętych obowiązkiem udostępniania informacji publicznej znajdują się organy władzy publicznej oraz podmioty realizujące zadania publiczne m.in. jednostki samorządowe oraz spółki komunalne.
Organ zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej nie zawsze musi zakończyć rozpoznanie wniosku udostępnieniem wnioskowanej informacji. Obowiązujące regulacje prawne oraz orzecznictwo pokazuje, że wnioskodawcy powinni precyzyjnie oznaczać zakres informacji objętych wnioskiem. Dokładnie sprecyzowany wniosek umożliwia prawidłowe odczytanie intencji jego autora, a w efekcie załatwienie sprawy zgodnie z ustawą. Precyzyjne oznaczenie zakresu informacji umożliwia również weryfikacje, czy wnioskowana informacja ma charakter publiczny, a przede wszystkim, czy ustawa pozwala na jej udostępnienie. Organ nie powinien się domyślać się o co konkretnie wnosi wnioskodawca.
Informacje wyłączone ...
Nie każda informacja stanowi informacje publiczną, a jeśli już nią jest, to nie każdą należy bezwzględnie przekazać wnioskodawcy. Możliwość udzielenia niektórych informacji z uwagi na ich charakter podlega wyłączeniu, w związku z czym odpowiedź na wniosek powinna być wówczas odmowna. Wśród informacji publicznych niepodlegających udostępnieniu należy wskazać informacje niejawne, ustawowo chronione oraz objęte tajemnicą przedsiębiorstwa bądź tajemnicą prywatną. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 lutego 2016 r. (sygn. akt I OSK 2384/14) odmowa udostępnienia informacji musi się odnosić do konkretnych przyczyn utajnienia konkretnych informacji. Nawet zastrzeżona tajemnica przedsiębiorstwa może podlegać udostępnieniu w sytuacji, w której zdaniem organu bądź sądu zastrzeżone informacje nie mają charakteru takiej tajemnicy.
Niekiedy osoby rozpoznające wnioski pozostają niewątpliwie przed trudnymi wyborami dotyczącymi tego, czy powinni żądaną informację udostępnić czy nie. Podjęcie takiej decyzji może być również trudne dla pracowników jednostki, które rzadziej zajmują się tego typu sprawami. Skutecznym rozwiązaniem opisywanych problemów byłoby wdrożenie wewnętrznej instrukcji dla pracowników, którzy zajmują się rozpoznawaniem wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Tego typu dokument określa w szczególności, jak krok po kroku należy postępować w określonych okolicznościach faktycznych oraz jaką treść należy zawrzeć odpowiadając na wniosek.
... i dane chronione
Zakres informacji podlegających udostępnieniu nie zawsze jest oczywisty, co potwierdza przykład opisany w dalszej części artykułu. Mogłoby się wydawać, że rozpoznanie wniosku o udostępnienie umowy cywilnoprawnej zawartej przez podmiot publiczny w każdym przypadku powinno zakończyć się udostępnieniem takiego dokumentu. Podczas weryfikacji wniosku należy ocenić, czy udostępnienie informacji nie naruszy w szczególności tajemnicy przedsiębiorstwa, prywatnej bądź innej ustawowo chronionej. Niektóre informacje publiczne bądź dokumenty mają charakter wewnętrzny, wykorzystywane są jedynie do organizacji funkcjonowania podmiotów publicznych. Takie dane nie stanowią informacji publicznej, bowiem nie mają związku z realizacją zadań publicznych. Organ rozpoznając wniosek nie zawsze musi wydawać decyzję o udostępnieniu wnioskowanej informacji, bowiem w niektórych przypadkach przewidzianych w ustawie wystarczy do wnioskodawcy skierować zwykłe pismo informacyjne, tak np. gdy organ nie posiada wnioskowanej informacji lub wysyłając informacje ze wskazaniem, gdzie dana informacja została już opublikowana.
Niekiedy rozpoznanie wniosku uzależnione jest od dokonania dodatkowych czynności przez wnioskodawcę np. opłacenia kosztów związanych z udzieleniem informacji we wnioskowanej formie bądź uzupełnienia wniosku. To samo w przypadku, gdy wniosek obejmuje informację przetworzoną, której udostępnienie jest uwarunkowane koniecznością wykazania przez wnioskodawcę interesu publicznego. Interes publiczny jest uzasadniony wtedy, gdy udostępnienie informacji przetworzonej ma istotne znaczenie dla usprawnienia funkcjonowania struktur publicznych lub usprawnienia wykonywania zadań publicznych, co wpłynie na dobro danej społeczności.
