Sposób na wydajną pracę zdalną

Wraz z pogorszeniem się sytuacji pandemicznej coraz więcej Polaków wraca na pracę zdalną. I choć mamy już doświadczenia z wiosennego lockdownu, to niektóre aspekty home office wciąż mogą być dla nas wyzwaniem. Tak wynika choćby z najnowszego raportu „Zaangażowanie w czasie pandemii. Wpływ Covid-19 i zdalnego trybu pracy na efektywność polskich firm". Raport, przygotowany przez MC2 Innovations we współpracy z firmą rekrutacyjną Hays Poland oraz SWPS, „Rzeczpospolita" opisuje jako pierwsza.

Czytaj także: Firmy idą na rękę rodzicom. Praca zdalna może być trudna

Są zalety, ale i wady

Okazuje się, że Polacy dosyć entuzjastycznie oceniają swoją własną efektywność i zaangażowanie podczas pracy w domu. Doceniają też zalety home office – są zadowoleni, że nie muszą dojeżdżać do biura, że mają poczucie elastyczności i swobody.

– Ale z drugiej strony sygnalizowane jest przeciąganie czasu pracy, zniechęcenie brakiem równowagi praca–dom czy po prostu stres wynikający z izolacji – zauważa Anna Streżyńska, prezes zarządu MC2 Innovations.

Badanie wykazało, że aż dla 43 proc. pracujących zdalnie Polaków największym wyzwaniem jest utrzymanie work-life balance, a z kolei 37 proc. doskwiera brak bezpośrednich kontaktów ze współpracownikami. Spora grupa badanych wskazuje też, że ma poczucie ciągłego bycia w pracy (28 proc.) oraz poczucie izolacji (25 proc.).

Jak zaznacza Anna Streżyńska, by praca zdalna w dłuższym okresie miała pozytywny wpływ na efektywność organizacji, musimy nauczyć się radzić sobie z tymi wyzwaniami. Eksperci, z którymi rozmawialiśmy, podkreślają, że wiele zależy od nas samych.

– Praca zdalna niekoniecznie oznacza pracę dłuższą niż osiem godzin, ale na pewno sprzyja rozciągnięciu jej w ciągu dnia, a nawet w nocy – zauważa dr hab. Paweł Jurek z Pracowni Testów Psychologicznych i Pedagogicznych w Gdańsku. Według niego, pracując z domu, przeplatamy obowiązki zawodowe z tymi domowymi. – To nasze decyzje, ale generują niekiedy poważne problemy. Wzrasta poczucie, że pracujemy znacznie więcej, choć nie zawsze tak jest. Zacierają się też granice między pracą a życiem prywatnym. Sprzyja to przepracowywaniu się, co w konsekwencji obniża jakość naszego życia – ostrzega Jurek.

Usunąć rozpraszacze

– Nasze badania pokazały, że prawie 70 proc. osób pracujących zdalnie wykonuje w czasie pracy inne, niezwiązane z obowiązkami zawodowymi, czynności – zauważa Katarzyna Merska, koordynator ds. komunikacji Gumtree.pl. Najczęściej jest to oglądanie telewizji czy surfowanie po internecie. Niemalże połowa kobiet w pracę zawodową wplata sprzątanie mieszkania oraz opiekę nad dziećmi. Z kolei mężczyźni deklarują, że robią sobie dłuższe przerwy.

Co z tym możemy zrobić?

– Przede wszystkim należy postawić na skupienie na obowiązkach zawodowych. Praca zdalna wymaga dyscypliny i konsekwentnego pozbycia się z otoczenia wszelkich „rozpraszaczy" w postaci chociażby włączonego telewizora – radzi Merska. Karolina Lis, menedżer w Hays Poland, podsuwa kilka praktycznych pomysłów pomagających utrzymywać samodyscyplinę. Jak przypomina, rytm dnia pracy zdalnej różni się od tego w biurze, dlatego niezbędne jest opracowanie nowych zasad działania.

Codzienny reżim

Jedną z podstawowych zasad home office powinno być ustalenie ścisłych godzin pracy i wstawanie o jednej, określonej godzinie. I co ważne – wstawać trzeba wcześniej niż pięć minut przed włączeniem komputera. – Potrzebujemy czasu na zwykłe, proste czynności związane z normalną codziennością dnia pracy. I co istotne, prześlą one do mózgu sygnał, że wszystko jest tak jak zawsze, że „idziemy" do pracy – mówi też Justyna Sławik, menedżer w agencji zatrudnienia Randstad Polska.

– Dobrą praktyką jest również sporządzanie listy zadań do wykonania w określonym dniu, z uwzględnieniem rzeczywistego czasu niezbędnego do ich realizacji. Pozwala to nie tylko dostrzec poczynione postępy, ale również skoncentrować się na priorytetach – radzi Karolina Lis. Trzeba przy tym pamiętać, że zwykle jesteśmy w stanie zapanować nad ok. 60 proc. czasu pracy, co oznacza, że trzeba zostawić sobie przestrzeń na sytuacje nagłe i nieoczekiwane.

Budzik pomoże

– Pamiętajmy też o przerwach – na każdą godzinę powinno przypadać dziesięć minut przerwy – podkreśla Justyna Sławik. W pilnowaniu tego może nam pomóc budzik w telefonie – warto ustawić sobie w nim przypomnienia. Budzik może też nam pomóc w utrzymywaniu skupienia. – Osobom, które mają za to problem z koncentracją, polecam system 20-minutowych sekwencji skupienia. Nastawy sobie zegarek początkowo właśnie na 20 minut i starajmy się przez ten czas maksymalnie skoncentrować na pracy. Za każdym kolejnym razem stopniowo wydłużamy ten czas – wyjaśnia Justyna Sławik.

– Jeśli już mamy wyznaczony harmonogram pracy, musimy się go trzymać, oddzielając obowiązki zawodowe oraz domowe. Zupełnie jak przed pandemią, gdy rytm dnia regulowały wyjazdy do biura – zaznacza Krzysztof Inglot, prezes Personnel Service i ekspert ds. rynku pracy.

Umowa z szefem

Zdaniem Inglota najlepiej (jeśli mamy taką możliwość) przeznaczyć jeden pokój na swoje biuro. Pozwoli to skupić się na zadaniach i odciąć od domowych spraw. Warto też porozmawiać z domownikami o naszych potrzebach podczas pracy w domu i ustalić z nimi zasady zachowania. To ważne, bo zdarza się, że nawet dorośli członkowie rodzin nie zawsze do końca rozumieją, że home office to praca, a nie jakaś forma urlopu.

Samodyscyplina pomoże w takiej organizacji pracy, by nie przedłużała się w nieskończoność. Co jednak jeśli to szef po części wymusza na nas pracę po godzinach?