Miasto Częstochowa prowadziło negocjacje w sprawie stworzenia systemu komputerowego, który ma być częścią Miejskiego Systemu Informacji Turystycznej. Konsorcjum, które złożyło najkorzystniejszą ofertę, nie dostarczyło wszystkich wymaganych dokumentów. Chodziło o potwierdzenie, że oferowany sprzęt spełnia normę CE.
Przepisy pozwalają naprawić tego typu błąd. Zgodnie z nimi urzędnicy miejscy wezwali firmę do uzupełnienia braków. Dali na to jeden dzień, zgadzając się, aby dokumenty zostały przesłane faksem lub pocztą elektroniczną, a następnie niezwłocznie przekazane w formie pisemnej.
Konsorcjum otrzymało od przedstawiciela producenta e-mail, w którym poświadczał on zgodność z normą CE. List ten został wydrukowany, a następnie przesłany faksem do zamawiającego. Oryginały dotarły kilka dni później.
Zdaniem konkurencji oferta powinna być odrzucona, gdyż dokumenty nie były uzupełnione w terminie. To zaś oznacza, że oferta nie odpowiada wymaganiom postawionym w specyfikacji.
Przedstawiciele firmy powołali się na rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawców. Zgodnie z nim dokumenty powinny być składane w oryginale lub w formie poświadczonej przez wykonawcę kopii. E-mail i faks nie wchodzą więc w rachubę. Datą uzupełnienia dokumentów jest, ich zdaniem, dzień otrzymania ich na piśmie. A to nastąpiło po terminie wyznaczonym przez zamawiającego.
