Odpis pełnomocnictwa trzeba urzędowo poświadczyć

Zasady udzielania pełnomocnictwa w postępowaniu administracyjnym określają przepisy[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FEBF877810A694D887EFA3AF1E7616A4?n=1&id=133093&wid=296180 ] ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.[/link], dalej – k.p.a.). Przewidują one, że w odróżnieniu od postępowań, które toczą się w sprawach cywilnych czy też karnych, strona nie musi być koniecznie reprezentowana przez profesjonalistę (adwokata, radcę prawnego itp.).

Pełnomocnikiem przysłowiowego Kowalskiego w postępowaniu toczącym się np. przed starostą może być każda osoba fizyczna. Co więcej, z treści art. 33 § 1 wynika, że nie musi ona posiadać pełnej zdolności do czynności prawnych. Jeżeli pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, to nie ma to wpływu na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy (art. 100 k.c.). Nie można ustanowić pełnomocnikiem osoby niemającej zdolności do czynności prawnych.

Pełnomocnikiem nie można ustanowić ani osoby prawnej, ani jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, co potwierdza [b]wyrok NSA z 8 marca 2001 r. (IV SA 41/99)[/b].

[srodtytul]Na piśmie lub do protokołu[/srodtytul]

Pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym powinno być udzielone wprost, co oznacza, że nie może być ono dorozumiane. Wyjątkiem są sytuacje, o których mowa w art. 33 § 4 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem w sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.

Pełnomocnictwo powinno być również udzielone na piśmie. Spełnienie wymogu zachowania zwykłej formy pisemnej polega na zamieszczeniu przez stronę własnoręcznego podpisu na dokumencie zawierającym jej oświadczenie, w tym konkretnie przypadku o umocowaniu określonej osoby do działania w jej imieniu. Zaznaczyć w tym miejscu trzeba, że nie jest konieczne, aby cały dokument został sporządzony przez stronę odręcznie.

Odręczny musi być tylko podpis. Podpis mocodawcy na pełnomocnictwie nie musi być czytelny – powinien być to podpis, jaki dana osoba zwykle składa, dzięki czemu jest możliwe stwierdzenie, że dany podpis pochodzi od konkretnej osoby. Jeżeli podpis jest nieczytelny, to z treści pełnomocnictwa musi wynikać, kto udziela pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwa można również udzielić ustnie do protokołu.

[srodtytul]Odpisy tylko uwierzytelnione[/srodtytul]

Do akt sprawy pełnomocnictwo powinno zostać dołączone w oryginale. Potwierdza to [b]wyrok NSA z 26 maja 1998 r.[/b], w którym sąd stwierdził, że jeżeli przed organem administracji, choćby tym samym, toczy się z udziałem pełnomocnika więcej niż jedno postępowanie tej samej strony, w aktach każdej sprawy powinien się znajdować oryginał pełnomocnictwa (I SA 1911/97). Artykuł 33 § 3 k.p.a. dopuszcza ponadto możliwość dołączenia do akt urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa. Aby taki odpis uzyskać, należy się udać do notariusza.

Jednak w przypadku, w którym pełnomocnikiem strony jest zastępca profesjonalny (adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy lub doradca podatkowy), to może on sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa, a także odpisy innych dokumentów wykazujących jego umocowanie. Organ administracji może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. Tak powinien się zachować m.in. w sytuacji, gdy pełnomocnictwo wpłynie do niego np. za pomocą faksu lub do akt dołączona zostanie jedynie kserokopia oryginału.