E-protokół nie taki straszny, jak go malują - pisze Grzegorz Karaś

E-protokół stał się w ostatnim czasie gorącym tematem  zarówno dla sędziów, jak i dla przedstawicieli innych zawodów prawniczych. Rozwiązanie to jest czasami krytykowane („Rzeczpospolita" z 16 kwietnia 2014 r. A. Łazarskiej i z 2 maja 2014 r. M. Strączyńskiego). Uwagi krytyczne opierały się na ankiecie, w której wypowiedziało się około 350 spośród niemal 9000 czynnych zawodowo sędziów. Ta ankieta  nie może być źródłem obiektywnej wiedzy o stosowaniu e-protokołu, ponieważ wdrożenie systemu nie objęło jeszcze sądów rejonowych (z wyjątkiem apelacji wrocławskiej, SR dla Krakowa Nowej Huty i SR w Białymstoku). Dopiero wprowadzenie go na wszystkich szczeblach sądownictwa pozwoli obiektywnie ocenić jego funkcjonowanie. Ponieważ jednak oponenci publikujący w prasie swoje krytyczne uwagi nie mają żadnych doświadczeń w stosowaniu tego nowoczesnego narzędzia informatycznego w codziennej pracy, jako sędzia protokołujący rozprawy z użyciem e-protokołu postanowiłem zabrać głos w dyskusji. Osobiście uważam, że wprowadzenie e-protokołu to dobry krok w kierunku unowocześnienia polskich sądów wykorzystujących jeszcze archaiczne rozwiązania z XIX wieku. Podkreślić należy, że trzyletnia praktyka stosowania e-protokołu jest inna od alarmistycznych wypowiedzi osób, które go krytykują, choć nie miały z nim do czynienia.

Trafione w cel

Główne cele wprowadzenia do sądów e-protokołu to  transparentność postępowania, wierne utrwalenie przebiegu posiedzeń jawnych oraz skrócenie czasu postępowania sądowego,  szczególnie rozpraw. Każdy, kto zetknął się chociaż raz z e-protokołem, nie zaprzeczy, że wpłynął on na rzeczywistą, a nie deklarowaną transparentność postępowania. Cały przebieg posiedzenia jest nagrany i możliwy do odtworzenia zarówno przez sąd, jak i przez strony. Wierne utrwalenie przebiegu rozprawy rozwiewa wszelkie wątpliwości co do rzeczywistych wypowiedzi świadków i stron postępowania. Stosowanie e-protokołu wywarło jeszcze jeden dodatkowy efekt, a mianowicie przygotowanie do sprawy wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu oraz kultura na sali rozpraw znacząco się poprawiły.

Nieprawdziwe są głoszone tezy, że e-protokół wywołuje sztuczne zachowania stron i pełnomocników na sali rozpraw. Zachowanie to jest niewątpliwie spokojniejsze, wypowiedzi bardziej wyważone, a zdolność świadków do konfabulacji znacznie ograniczona. Pozwala to na zachowanie pełnej powagi na sali sądowej.

E-protokół daje także sędziom obronę przed pomówieniami o stronniczość, przychylność dla jednej ze stron procesu czy niegodne zachowanie. Zastosowanie go w końcu pozwala nam, sędziom, odpierać bezpodstawne i często wydumane zarzuty oraz obalać nieuzasadnione wnioski o wyłączenie sędziego. Nagranie chroni nas w prosty sposób przed wszelkimi pomówieniami dotyczącymi zachowania na sali rozpraw, a jednocześnie dyscyplinuje strony.

Nie wiedzą, ale zarzucają

Dotychczasowy model protokołowania rozpraw polegający na dyktowaniu przez sędziego wypowiedzi świadków i stron zajmował wiele czasu i był obarczony błędami przy zapisywaniu tych wypowiedzi przez protokolanta. Nagrywanie posiedzenia oraz zapis najważniejszych zdarzeń na sali rozpraw w protokole uproszczonym pozwala na skrócenie czasu posiedzenia nawet kilkakrotnie. Szybsza rozprawa to możliwość przesłuchania większej ilości świadków na jednym posiedzeniu oraz większej koncentracji materiału dowodowego. Dzięki e-protokołowi możliwe stało się wierne utrwalenie dokładnych zeznań świadków.

Oczywiście zapoznanie się z nagraniem w całości jest dłuższe niż przeczytanie protokołu pisemnego, lecz odpowiednie przygotowanie się do rozprawy i sporządzenie adnotacji przez protokolanta oraz zapisanie choćby głównych tez wypowiedzi świadków pozwala na szybkie i łatwe zapoznanie się z nagraniem. Część sędziów nie posługuje się biegle komputerem, co może powodować określone trudności w zapoznaniu się z nagraniem. W  takim jednak wypadku system umożliwia sporządzenie protokołu w dotychczasowej formie obok nagrania. Sędzia dyktuje protokolantowi treść zeznań, a ten zapisuje je w formie adnotacji. Tak dokonany zapis może zostać przeniesiony do protokołu papierowego i w całości wydrukowany. E-protokół daje sędziom szeroki wachlarz możliwości, więc ci, którzy wolą używać protokołu papierowego w dotychczasowej formie, mogą taki protokół sporządzać. Wartością dodaną jest automatyczne opisanie czasu, w jakim wypowiedź została zapisana oraz oznaczenie tego w nagraniu tak, by możliwe było szybkie odszukanie interesującego fragmentu.

Podkreślić należy, że gdy jest to niezbędne dla prawidłowego orzekania w sprawie, przewodniczący może zwrócić się do prezesa sądu o sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części nagrania. Transkrypcja jest wykonywana poza sądem, więc nie obciąża sekretarzy sądowych i wykonywana przy użyciu specjalistycznego oprogramowania przez specjalnie wyszkoloną kadrę transkrybentów. Do transkrypcji w Polsce nie zatrudniono ani jednej nowej osoby, sporządzają ją pracownicy likwidowanych ośrodków migracyjnych ksiąg wieczystych. Średni czas sporządzenia transkrypcji wynosi obecnie około siedmiu dni, zatem opinie o długotrwałym oczekiwaniu na jej sporządzenie są pozbawione jakichkolwiek podstaw.

Zarzuty utrudnienia stronom i pełnomocnikom zapoznania się z nagraniem lub protokołem papierowym są bezpodstawne. Tylko ktoś, kto nie widział w praktyce działania systemu, może takie zarzuty czynić. Informatyzacja sądów spowodowała, że strony mogą zapoznać się z nagraniem w budynku sądu w odpowiednio przygotowanych czytelniach akt, mogą zażądać wydania nagrania na nośniku elektronicznym (płycie CD) lub ściągnąć nagranie przez internet za pomocą wdrażanego właśnie we wszystkich sądach portalu informacyjnego. Portal ten, działający już w wielu sądach, umożliwia nie tylko pobranie nagrania, ale także pobranie wszystkich dokumentów wytworzonych przez sąd, w tym protokołów pisemnych.

Celuloza do lamusa

Warto tutaj wskazać, że projekt e-protokół finansowany jest ze środków unijnych i polski podatnik nie ponosi ciężaru jego wdrożenia. Dzięki temu polskie sądy wykorzystują okazję, żeby naprawdę wejść w XXI wiek, a e-protokół stał się początkiem szeroko zakrojonej informatyzacji sądów. Dzięki systemowi nie tylko można nagrywać rozprawy sądowe, ale także udostępniać stronom i pełnomocnikom nagrania przez internet, przeprowadzać w sposób łatwy dowody w postaci elektronicznej, przeprowadzać wideokonferencje (każda sala wyposażona w system będzie mogła połączyć się z każdą salą w innym sądzie), a w końcu system umożliwi rejestrowanie uzasadnień wygłaszanych ustnie bez konieczności ich późniejszego sporządzania przez sędziego. Obecnie w Sejmie prowadzone są prace nad zmianą kodeksu postępowania cywilnego dającą sędziom uprawnienie do uzasadnień wygłaszanych ustnie (druk sejmowy 2131).

Niektórzy przeciwnicy rozwiązania twierdzą, że taniej i lepiej byłoby wprowadzić stenografię lub stenotypię z posiedzeń sądowych. Pomijając, że takie rozwiązanie jest anachroniczne we współczesnym świecie, to koszty szkoleń i zatrudnienia armii stenografów bądź stenotypistów bądź przekwalifikowania protokolantów (co najmniej 7000 osób – tyle mamy bowiem sal rozpraw) i późniejsza konieczność przełożenia tego zapisu na język powszechnie używany są zupełnie nieuzasadnione. Obecnie prowadzone są prace nad systemem automatycznego rozpoznawania mowy, który był testowany w 60 sądach, i efekty są bardzo obiecujące. Mam nadzieję, że w najbliższej przyszłości, a na pewno do czasu pełnego wdrożenia e-protokołu we wszystkich sądach, system zostanie tak dopracowany, że będzie możliwe jego produkcyjne wdrożenie.

We współczesnym świecie nie można obejść się bez wszechobecnej informatyzacji. Sądy powszechne w porównaniu z innymi organami państwa oraz sądami administracyjnymi pozostają niestety w tyle. Dopiero zapoczątkowana w ostatnich latach szeroko zakrojona informatyzacja pozwoli dotrzymać kroku współczesności. E-protokół, atakowany przez przeciwników jakichkolwiek zmian i zwolenników trwania za wszelką cenę w odchodzącej do lamusa celulozowej rzeczywistości, zapoczątkował nieodwracalne zmiany w funkcjonowaniu polskich sądów. Umożliwił nie tylko wierne utrwalenie przebiegu rozprawy, ale także przeprowadzenie przesłuchań świadków i stron przy użyciu wideokonferencji, udostępnianie nagrań przez internet, a niedługo umożliwi także wprowadzenie uzasadnienia wygłoszonego ustnie oraz automatyczną transkrypcję nagrania na tekst. Wszystkie te ułatwienia powodują, że sądy staną się nowoczesne, sprawniejsze, szybsze i przyjazne stronom. Nie zapominajmy, że podstawową funkcją sądów jest służba obywatelom i to wygoda stron postępowania, a nie sędziów, powinna być zawsze brana pod uwagę w pierwszej kolejności.