Systemy obiegu dokumentów dla firm

W okresie spowolnienia gospodarczego firmy szukają możliwości zmniejszenia kosztów. Spore oszczędności moż-na uzyskać dzięki wykorzystaniu różnego rodzaju rozwiązań informatycznych. Jednym z nich jest system obiegu dokumentów. Sprawna obsługa dokumentów jest bardzo ważna w dobie zwiększonej konkurencyjności na rynku.

Papierowy dokument powoli odchodzi do lamusa. To proces nieunikniony. Prędzej czy później wszystkie firmy będą posługiwać się e-dokumentami. Jednak z wdrożeniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów nie warto czekać. Lepiej używać go już dziś.

Coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że system DMS (Dokument Management System) to narzędzie  przynoszące spore korzyści biznesowe. System taki ma dwa podstawowe zadania. Pierwsze to porządkowanie dokumentów i zabezpieczenie przed ich utratą (archiwizacja), drugie – kontrola i zarządzanie ich przepływem (workflow).

O absolutnej konieczności wdrożenia systemu obiegu dokumentów można mówić w przypadku przedsiębiorstw, w których złożoność procesów biznesowych jest duża, a równocześnie wymagane jest utrzymanie wysokiej jakości  i terminowości usług. Tam najczęściej papier będzie znacznie ograniczał lub wręcz uniemożliwiał sprawne dzia-łanie.

– Systemy obiegu dokumentów wdrażane są głównie w średnich oraz dużych przedsiębiorstwach zatrudniających od kilkudziesięciu do nawet kilkuset pracowników. Szybki i łatwy dostęp do dokumentów jest w dzisiejszych czasach podstawą funkcjonowania każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Systemy obiegu dokumentów cieszą się największą popularnością w administracji, ochronie zdrowia, w sektorze finansowym oraz w firmach produkcyjnych, a więc wszędzie tam, gdzie rzeczywisty obieg dokumentów powoduje wydłużenie czasu pracy – mówi Michał Ścibirowski z Incom.

Nie znaczy to oczywiście, że w mniejszej organizacji obieg e-dokumentów nie ułatwi pracy.

Trzeba się odzwyczaić

Papierowy dokument może być źródłem różnych problemów. Przede wszystkim tracimy czas.

Według badań PricewaterhouseCoopers wyszukanie jednego dokumentu zajmuje pracownikowi średnio od 9 do 12 minut, a jeden na 20 jest gubiony. Biura mające do 11 proc. dokumentacji papierowej spędzają na wyszukiwaniu treści mniej niż 10 minut dziennie, a mające do 52 proc. dokumentacji papierowej – ponad 2 godziny dziennie. Ponadto archiwizacja dokumentów elektronicznych jest sto razy tańsza niż papierowych.

Ze stosowaniem systemu klasy DMS wiąże się także redukcja ilości zużywanego papieru. Z badań The Independent wynika, że jeden pracownik administracji zużywa rocznie przynajmniej 12 ryz papieru. Wprowadzenie systemu DMS daje oszczędności wynoszące od 1 do 5 dolarów w przeliczeniu na dokument.

Ci sami pracownicy są w stanie przetworzyć dwukrotnie większą ilość dokumentów,  gdyż jak wykazują badania, wsparcie dla elektronicznego obiegu dokumentów powoduje, że pracochłonność obsługi procesu sprzedaży spada o 50–70 proc. Oprócz tego znacznie ograniczona jest liczba pomyłek przy wprowadzaniu danych.

Jak pokazują przykłady firm, które korzystają już z elektronicznego obiegu dokumentów, w sumie redukcja kosztów sięga 40 proc.

Łatwiej jest zarządzać

Nowoczesny system obiegu dokumentów usprawnia zarządzanie firmą dzięki temu, że pozwala np. umieścić w jednym miejscu wszystkie dokumenty niezależnie od ich formy: elektroniczne (e-maile, pliki, arkusze, obrazy itd.) oraz papierowe (umowy, faktury, pisma). Poza tym lepiej można zorganizować współpracę poprzez zadania i współdzielone kalendarze. Udaje się także przyspieszyć i unowocześnić pracę sekretariatu. Łatwiej zarządza się projektami: harmonogramem, budżetem i kosztami.

Cyfrowe dokumenty mogą być przesyłane pocztą elektroniczną, jak również w każdej chwili wydrukowane. Przedsiębiorstwo zaoszczędza dzięki temu na kopiowaniu dokumentów oraz na kosztach operacyjnych, takich jak np. przesyłanie dokumentów do innych lokalizacji firmy.

Rozwój systemów obiegu dokumentów i potrzeba ich integracji ze sprzętem drukującym powoduje, że nowe urządzenia wielofunkcyjne kupowane są coraz częściej z oprzyrządowaniem i oprogramowaniem do archiwizacji. Przydają się również skanery i aplikacje do OCR przetwarzające dokument papierowy w cyfrowy.

Elektroniczny obieg umożliwia przekazywanie dokumentów między użytkownikami z zachowaniem zdefiniowanych przez administratora ścieżek przepływu. Powoduje to, że dostęp do dokumentów jest hierarchiczny. Każdy może wykonać tylko taką pracę, jaka wynika z jego uprawnień służbowych.

Pomocną cechą niektórych systemów jest automatyzacja obiegu każdego dokumentu, który pojawi się w śledzonej lokalizacji i spełnia określone kryteria. Regułą, która powoduje uruchomienie obiegu, może być cecha dokumentu (data, właściciel, typ, liczba i rodzaj załączników), parametry obiegu (np. dni tygodnia), liczba dokumentów w danej lokalizacji.

Uruchomiona w ten sposób akcja może zawierać nie tylko proste przekazanie do akceptacji. System może również automatycznie tworzyć kopie, przenosić do innych lokalizacji na podstawie zadanych parametrów, tworzyć nowe wersje dokumentu, uruchamiać proces dostarczenia pocztą elektroniczną.

System obiegu dokumentów może być używany poprzez protokół GPRS (palmtopy, tablety lub laptopy z podpiętymi kartami GSM albo telefonami komórkowymi obsługującymi protokół GPRS). To dobre udogodnienie dla firm, które mają wielu pracowników terenowych.

Odpowiednie oprogramowanie pozwoli także na zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów (funkcja usuwania z zatwierdzeniem, zarządzanie zachowywaniem).

Zarządzanie obiegiem dokumentów jest obecne zarówno w systemach do wspomagania zarządzania firmą, jak i w zwykłych pakietach biurowych. Dostawcami takiego oprogramowania są producenci tworzący zarówno całe rozwiązania, jak i aplikacje-moduły.

Medycyna i e-faktury

W najbliższych latach elektroniczny dokument będzie się upowszechniał m.in w związku z wprowadzeniem na szerszą skalę e-faktury oraz ustawowym obowiązkiem gromadzenia dokumentacji medycznej w postaci cyfrowej (EDM, czyli Elektroniczna Dokumentacja Medyczna). Podpisana przez prezydenta w maju 2011 roku ustawa o Systemie Informacji Medycznej nakłada na placówki ochrony zdrowia obowiązek informatyzacji dokumentacji medycznej od 1 sierpnia 2014 roku. Do tego czasu wszystkie podmioty prowadzące działalność leczniczą powinny już wdrożyć system EDM.

Duże znaczenie będzie miała także zmiana przepisów dotyczących zasad rozliczania podatku VAT.  Będzie to kolejna przesłanka sprzyjająca upowszechnieniu e-faktury.

Już w styczniu 2013 roku wejdzie w życie rozporządzenie ministra finansów, które wprowadza tzw. zgodę domniemaną na otrzymanie e-faktury. Wprowadzenie tej zmiany w prawie powinno spowodować, że elektroniczne faktury szybko zastąpią papierowe.

Opinie dla „Rz"

Maciej Magierek, IBM Polska

Platforma do obiegu dokumentów jest właśnie takim narzędziem, które można wykorzystać do optymalizacji nawet bardzo nietypowych działań. W jednej ze spółek energetycznych obsługuje ona system delegacji i rozliczeń pracowniczych. System między innymi automatycznie wylicza delegacje, samodzielnie pobiera kursy walut z Internetu, umożliwia dołączenie zeskanowanych załączników i pozwala śledzić etapy rozliczenia delegacji. Menedżerowi wystarczy dostęp do sieci, by zaakceptować polecenie wyjazdu służbowego lub zatwierdzić rozliczenie delegacji. Wszystkie potrzebne informacje widzi na ekranie komputera.

Michał Ścibirowski, Incom

Elektroniczny system obiegu dokumentów umożliwia stworzenie wspólnej ich bazy. Wszyscy użytkownicy mogą dzięki temu uzyskać szybki i łatwy dostęp do dokumentów. Pozwala to na uporządkowanie zasobów firmy i usprawnia jej funkcjonowanie. System zapewnia również wysokie bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Z jednej strony umożliwia odtworzenie archiwum w razie utraty lub zniszczenia danych np. na skutek nieszczęśliwego zdarzenia takiego jak pożar. Z drugiej strony daje dostęp do dokumentów osobom, których one dotyczą. Szczególnie istotne może być to dla kadry zarządzającej. W bardzo szybki sposób otrzymuje ona wgląd do wszystkich dokumentów, które są produkowane przez pracowników. Dzięki temu może lepiej kontrolować ich działania. System obiegu dokumentów pozwala również na sprawny przepływ dokumentów między pracownikami, a nawet śledzenie ścieżki od momentu dotarcia dokumentu do firmy aż do załatwienia określonej sprawy.