Jednak stary dobry papier wciąż jest z nami i raczej go nie zabraknie. Jak więc ograniczyć koszty związane z drukowaniem?

Wszyscy zgadzamy się, że komunikacja elektroniczna niesie oczywiste korzyści, na przykład jednoczesny dostęp do dokumentu przez wielu oddalonych użytkowników. Niezaprzeczalną zaletą rozwiązań cyfrowych jest niemal natychmiastowe dostarczanie informacji. Korespondencja internetowa jednak nie wystarczy, gdy dokument wymaga pogłębionej analizy albo gdy potrzebujemy opatrzyć pismo podpisem. Wtedy wysyłamy plik do drukarki.

Pomimo postępującej digitalizacji, druk i obieg papierowych dokumentów są nadal nieodzownym elementem pracy każdej firmy i instytucji. Stanowią także stałą, istotną pozycję w bilansie kosztów. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań pozwala na redukcję kosztów druku, a niższy koszt to czysty zysk w skali całej organizacji. W skali dużych organizacji mowa jest o tysiącach stron dziennie, tonach papieru, dziesiątkach potrzebnych do tego urządzeń, do których trzeba zamówić tusze i tonery. Skoro nie uciekniemy od papieru, ucieknijmy od nadmiernych kosztów, które często towarzyszą drukowaniu dokumentów.

Po pierwsze: audyt

Jaki rodzaj dokumentów drukujemy najczęściej? Ile ryz papieru zużywa firma miesięcznie? Potrzebujemy wydruków kolorowych czy wystarczą czarno-białe? Czy mamy za mało a może za dużo urządzeń drukujących? Gdzie skanowane są dokumenty? Warto zadać te pytania, jeżeli chcemy poprawić bilans kosztów funkcjonowania firmy czy instytucji. Odpowiedzi dostarczy audyt.

W wyniku audytu środowiska pracy, klient otrzymuje wyliczenie dotychczasowych kosztów druku oraz rekomendacje dotyczące liczby urządzeń, ich rozmieszczenia a także zalecanego oprogramowania do zarządzania drukiem. Manager biura nie tylko dowiaduje się, ile może zaoszczędzić ale także jak podnieść komfort pracy i zapewnić bezpieczeństwo obiegu dokumentów.

Po drugie: sprzęt

Podstawą optymalizacji druku jest unifikacja i urządzeń drukujących. Dziś standardem są urządzenia wielofunkcyjne od jednego producenta, z ujednoliconym serwisem, które zapewniają trzy w jednym: drukowanie, skanowanie i kopiowanie. Zamiast 15 drukarek rozsianych po pokojach wystarczy jedno dobrej klasy urządzenie wielofunkcyjne na korytarzu, nowoczesne i niezawodne. Nie zapominajmy, że jedno urządzenie wielofunkcyjne oznacza brak konieczności zamawiania 15 tonerów do małych drukarek a także oszczędność miejsca w firmie czy instytucji.

Po trzecie: oprogramowanie

Druk można optymalizować za pomocą rozwiązań cyfrowych. Dzięki bogatym opcjom zapewnia ono łatwe drukowanie i skanowanie oraz stałą kontrolę kosztów nie tylko druku ale i serwisu. Kompleksowe rozwiązania idą dalej: zapewniamy także ochronę danych, zarządzanie dostępem do drukowania oraz identyfikację użytkowników, czyli kto co drukował i w ramach jakiego projektu. Tu kłania się RODO, które nakłada na instytucje szczególne wymagania odnośnie bezpieczeństwa obiegu informacji. Ale nie tylko: pracownicy się zastanowią, czy drukować pracę magisterską na koszt pracodawcy...

Po czwarte: outsourcing

W ostatnich latach wśród korporacji widoczny jest trend odchodzenia od zakupu sprzętu na rzecz outsourcingu. Nowoczesne biura nie kupują już sprzętu. Podobnie jak w przypadku leasingu samochodów, firmy wybierają dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych, co pozwala na korzystanie z nich bez konieczności zakupu. Odpadają przy tym koszty bieżącej eksploatacji: napraw, serwisu i materiałów. W przypadku awarii, klienci otrzymują urządzenie zastępcze na czas naprawy. De facto firma ponosi więc tylko koszty wydruku, które - dzięki oprogramowaniu - można oszacować z dokładnością do pojedynczej kartki. Za stałą sprawność systemu odpowiada więc firma wydzierżawiająca sprzęt, nie zaś dysponent, który ma zagwarantowaną ciągłość pracy urządzeń.

Żyjemy w hybrydowym obiegu informacji: cyfrowo - papierowym. Sztuka w tym, by te dwa światy współdziałały harmonijnie i nie generowały niepotrzebnych kosztów. Temu służą zintegrowane rozwiązania z zakresu zarządzania drukiem, które przynoszą wymierne korzyści finansowe oraz wyższy komfort pracy. Warto po nie sięgnąć.

- Michał Czeredys, prezes Arcus S.A.