Zdalne podpisywanie aktów to ryzyko nieprawidłowości

Jak pandemia wpłynęła na funkcjonowanie kancelarii notarialnych?

Z informacji Krajowej Rady Notarialnej wynika, że na 30 kwietnia z ponad 2 500 kancelarii notarialnych zamkniętych było 236, a na 8 maja – 205. Dla zapewnienia właściwej ochrony przez zakażeniem koronawirusem w działających kancelariach wprowadzono natomiast wszystkie przewidziane prawem środki bezpieczeństwa.

Polski Związek Firm Deweloperskich zaapelował do ministrów sprawiedliwości i cyfryzacji o przepisy umożliwiające zdalne podpisywanie aktów notarialnych. Ma to usprawnić finalizowanie umów.

Z uwagą zapoznałem się z treścią tego pisma. Jego autorzy podnoszą, że 57 proc. firm deweloperskich spotkało się z sytuacjami, w których klienci zgłosili chęć przełożenia terminu podpisania aktów notarialnych obejmujących umowy deweloperskie, co w części przypadków było podyktowane obawami nabywców o bezpieczeństwo. My także przeprowadzaliśmy wyrywkowe ankiety wśród klientów kancelarii, którzy korzystali z naszych usług w okresie stanu epidemii. Niemal wszyscy ankietowani zdecydowanie wskazywali, że chcą dokonywać tych czynności stacjonarnie.

Kwestie związane z wykorzystaniem do tego narzędzi cyfrowych od kilku lat znajdują się w centrum zainteresowania notariatu. Analiza stopnia cyfryzacji poszczególnych notariatów europejskich dokonywana przez Radę Notariatów UE wskazuje, że polscy notariusze nie mają powodów do wstydu. Jednak z analiz wynika, że z punktu widzenia większości uczestników obrotu prawnego, a zwłaszcza konsumentów, narzędzia cyfrowe winny być wykorzystywane przede wszystkim dla zapewnienia jak największego bezpieczeństwa tego obrotu, a podnoszony w piśmie PZFD cel zdefiniowany jako „konieczność cyfryzacji i uproszczenia obrotu gospodarczego" nie powinien mieć pierwszorzędnego znaczenia. Wskazać trzeba, że umowy deweloperskie są materią bardzo skomplikowaną, akty notarialne, które je obejmują, są bardzo długie.

Klienci mają dużo pytań, a wiele proponowanych zapisów budzi wątpliwości co do ich dopuszczalności – formułowanych także przez UOKiK. Stąd uważam, że przy podejmowaniu decyzji należy rzetelnie i spokojnie rozważyć również wskazaną przeze mnie argumentację, a nie kierować się potrzebą chwili i emocjami towarzyszącymi nadzwyczajnej sytuacji, w której się znaleźliśmy.

Notariat ma już jednak dostęp do publicznych rejestrów, dzięki czemu można weryfikować prawdziwość oświadczeń, jest system e-notariusz. Wzbogacenie go o nową funkcjonalność – zdalne sporządzanie aktów – mogłoby stanowić krok milowy w stronę cyfryzacji krajowego notariatu.

Notariat ma oczywiście dostęp do rejestrów publicznych, a nawet sam prowadzi Rejestr Spadkowy. W ostatnich latach ustawodawca powierzył nam także prowadzenie Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Analizując postulat zdalnego sporządzania aktów, trzeba jednak wskazać, że notariusz przy sporządzaniu aktu ma do spełnienia dużo więcej obowiązków niż tylko stwierdzenie tożsamości uczestników.

Spójrzmy chociażby na regulację nakładającą na notariusza obowiązek odmowy dokonania czynności w przypadku, gdy poweźmie wątpliwość, czy strona czynności ma zdolność do czynności prawnych. Czy możemy bez wątpienia stwierdzić to na podstawie kontaktu zdalnego? A kwestie związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, choćby w zakresie analizy behawioralnej? Myślę, że adresaci pisma PZFD wezmą te wszystkie argumenty i wątpliwości pod uwagę, odnosząc się do zawartych tam postulatów.

Zdalne akty podpisywane są m.in. w Estonii. Tamtejszy notariat różni się od polskiego?

Co do zasady nie ma dużych różnic między oboma notariatami w zakresie wykonywanych przez notariuszy funkcji. Jednak Estonia to jedno z najbardziej zinformatyzowanych państw na świecie, w którym prawie wszystkie czynności administracji publicznej dokonywane są online, a blisko 70 proc. społeczeństwa używa elektronicznych identyfikatorów. Pamiętać jednak trzeba, że nie jest to kraj duży – liczba jego mieszkańców jest mniejsza od populacji Warszawy, a wysoki stopień informatyzacji państwa i społeczeństwa sprawił, że w 2007 r. Estonia stała się celem pochodzącego z zagranicy największego w historii ataku na infrastrukturę informatyczną rządu, mediów i banków, który spowodował paraliż państwa.