Wspólnoty mieszkaniowe: czas na roczne sprawozdań i zebrania

Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca (nie mylić z zarządcą nieruchomości zatrudnionym przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej do czynności administrowania nieruchomością wspólną wspólnoty, w ściśle określonym zakresie, zawartym w umowie o administrowanie), któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 ustawy, jest obowiązany zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku, oraz składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności.

Przedmiotem zebrania, powinno być w szczególności:

- uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,

- ocenienie pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 ustawy,

- sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Z inicjatywy właścicieli

Zdarza się często, że zarząd wspólnoty lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, z obowiązku nałożonego przez ustawodawcę nie wywiązuje się i nie zwołuje corocznego zebrania sprawozdawczego. Bywa też, że termin zwołania zebrania nie jest dotrzymywany.

Sporadycznie zebrania zwoływane są też z kilku- czy kilkunastodniowym opóźnieniem lub z przyczyn obiektywnych nie odbywają się, gdyż doszło np. do awarii oprogramowania uniemożliwiającej wydruk dokumentów. Jednak nie ma znaczenia, z jakiej przyczyny następuje opóźnienie. Gdy do niego dochodzi, zgodnie z art. 30 ust. 1a ustawy zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.

Przyczyna odwołania władz

Nieterminowe zwoływanie zebrań lub uchylanie się od tego ustawowego obowiązku może być jedną z przyczyn wniosku o odwołanie zarządu wspólnoty lub zarządcy. W przypadku podjęcia inicjatywy zwołania corocznego zebrania przez właścicieli, to na nich ciąży obowiązek pisemnego powiadomienia wszystkich właścicieli o terminie, miejscu, porządku obrad, treści proponowanych uchwał. Warto dołączyć do takiego zawiadomienia informację o przyczynie jego zwoływania przez właściciela lub właścicieli, a nie zarząd wspólnoty.

Informacja taka może przekonać osoby, które przestały interesować się sprawami wspólnoty, gdyż ich wnioski były ignorowane przez zarząd. Inicjując takie zebranie, warto wcześniej zorganizować się w grupę, której członkowie mają znaczący autorytet wśród właścicieli, autorytet poparty doświadczeniem umożliwiającym sprawne zarządzanie częścią wspólną nieruchomości wspólnoty. Trzeba sobie zdawać sprawę, że niska frekwencja na tak zwołanym zebraniu nie pozwoli na realizację celu, czyli odwołanie zarządu lub zarządcy.

Zgodnie z art. 23 ustawy „uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania". W większości głosowań, w których ma być odwołany zarząd i na dodatek sam ma zbierać głosy, szanse na taki plan są mniej niż znikome. Dlatego też w celu skutecznego podejmowania decyzji w formie uchwał na zwołanym zebraniu uczestniczący w nim właściciele muszą dysponować większością udziałów w nieruchomości.

Możliwe jest pełnomocnictwo

Jeśli nie jest możliwa w konkretnym dniu i czasie obecność na zebraniu wszystkich właścicieli chętnych do przeprowadzenia zmian, rozwiązaniem jest udzielenie pisemnego pełnomocnictwa niewymagającego poświadczenia notarialnego zaufanemu właścicielowi, który zagłosuje za nas. W upoważnieniu można określić naszą wolę np.:

- upoważniam pana Jana Nowaka do głosowania w moim imieniu w sprawie odwołania i powołania zarządu wspólnoty lub zarządcy,

- upoważniam pana Jana Nowaka do głosowania w moim imieniu w sprawie odwołania ze składu zarządu wspólnoty tylko pana Krzysztofa Kowalskiego i powołania do składu zarządu pani Grażyny Grzybowskiej,

- upoważniam pana Jana Nowaka do głosowania w moim imieniu w sprawie zmiany wysokości zaliczek: na fundusz remontowy do kwoty 1,5 zł/m2, na fundusz eksploatacyjny do kwoty 4,15 zł/m2.

W przypadku głosowania uchwały w trybie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd wspólnoty jak i głosowania częściowo przeprowadzonego na zebraniu, a częściowo w trybie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd o treści uchwały i wyniku głosowania powiadomiony na piśmie musi być każdy właściciel lokalu, nawet ten, który głosował na zebraniu.

W każdym przypadku należy sporządzić protokół z głosowania, którego datą podjęcia uchwały lub uchwał będzie dzień, w którym uzyskamy większość głosów właścicieli „za" lub „przeciw". Nie ma obowiązku zbierania głosów od wszystkich właścicieli lokali, lecz należy dążyć do uzyskania jak największej liczby głosów.

Korzystny sposób głosowania

Ustawodawca przewidział również inny sposób głosowania, który daje możliwość przegłosowania uchwał grupie właścicieli, których udziały w nieruchomości nie stanowią większości nieruchomości. Artykuł 23 ust. 2 ustawy o własności lokali stanowi, że: „Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos".

Najbardziej korzystny sposób głosowania dla właścicieli dużej liczby małych lokali, których łączny udział powierzchni ich lokali stanowi jedną piątą udziałów w nieruchomości, ustala art. 23. ust. 2a.

Stanowi on, że „Jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela bądź gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej jedną piątą udziałów w nieruchomości wspólnej".

Najsprawniej przebiega głosowanie we wspólnotach, których większa część właścicieli zna ustawę o własności lokali, a w szczególności w zakresie sposobu głosowania. Łącząc stosowanie głosowań z upoważnienia i stosując wyżej przytoczony art. 23, ust. 2 i ust. 2a ustawy, szczególnie sprawnie przebiega głosowanie w nieruchomościach, w których większość mieszkań jest wynajmowanych, ich właściciele nie przychodzą na zebrania, a udziałowcem większościowym w powierzchni nieruchomości jest deweloper lub samorząd.

Obowiązek zwoływania corocznych zebrań nie dotyczy tak zwanych małych wspólnot mieszkaniowych, gdzie liczba lokali nie jest większa niż siedem (art. 19 ustawy o własności lokali). W tym przypadku zarząd nieruchomością wspólną odbywa się na podstawie przepisów kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego o własności.

Zawiadomienie o porządku obrad

W trakcie zebrania wspólnoty mogą być wnoszone pod obrady i głosowanie inne wnioski zarówno grupy właścicieli, jak i pojedynczych właścicieli. Warunkiem jest przedłożenie zarządowi wspólnoty na piśmie treści wniosku. O zebraniu właścicieli zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 ustawy, zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania.

Ustawodawca określił również w art. 32 ust. 2, że w zawiadomieniu o zebraniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. Niezbędne jest również dołączenie do zawiadomienia wszelkich załączników, projektów uchwał. Niedopuszczalne jest rozszerzanie porządku obrad zebrania o inne zamierzone zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali, jeżeli ich treść nie została zamieszczona w doręczonym właścicielom lokali zawiadomieniu o porządku obrad.

Niewłaściwe powiadomienie o zebraniu, nie tylko o rocznym, ale i każdym innym w ciągu roku np. poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, a nie listem poleconym lub do rąk własnych za pokwitowaniem na liście odbioru powiadomień o zebraniu, może skutkować uchyleniem podjętej uchwały.

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 października 2002 r. (IV CKN 1351/00)

uznał , że niezawiadomienie o terminie zebrania wspólnoty może być przyczyną uchylenia uchwały, jeśli to uchybienie miało wpływ na jej treść.

Komentuje Stanisław Krzysztof Sielutin, zarządca nieruchomości

Nie ma przepisów ustalających przebieg zebrania, chyba że został on ustalony w regulaminie wspólnoty. Przyjęła się praktyka, że przewodniczącego zebrania, komisję skrutacyjną (co najmniej dwie osoby) oraz protokolanta wybierają właściciele lokali na początku zebrania.

Dalej zebranie prowadzi przewodniczący. Poddaje pod głosowanie zaproponowany i doręczony właścicielom porządek obrad zebrania, udziela głosu zgłaszającym się dyskutantom, poddaje pod głosowania składane wnioski, zarządza głosowanie projektów uchwał. Po zakończeniu zebrania składa podpis pod podjętymi uchwałami i protokołem z zebrania.

Zadaniem protokolanta jest sprawne i dokładne zapisanie treści i wniosków, jakie zgłaszane były na zebraniu. Po zakończeniu zebrania protokół, oprócz przewodniczącego, podpisuje protokolant. Komisja skrutacyjna liczy głosy podczas głosowania nad uchwałami.

Liczba członków komisji uzależniona jest od liczby właścicieli. W przypadku dużej liczby głosujących sprawniej przebiega proces liczenia głosów lub udziałów.