Rz: Po czym poznać, że biuro, które zajmuje firma, nie spełnia obowiązujących standardów?

Ian Booth, partner zarządzający firmą BuroHappold Engineering w Polsce. Z wykształcenia inżynier instalacji sanitarnych, członek międzynarodowej izby inżynieryjnej CIBSE: Można to poznać po tym, że pracownicy nie są już dumni ze swojego biura, przestają się z nim identyfikować, narzekają na warunki pracy. Najczęściej chodzi o brak komfortu termicznego, zbyt duży hałas, złą jakość powietrza, niewystarczające oświetlenie czy też aranżację nieodpowiadającą zadaniom wykonywanym przez pracowników firmy.

Biuro nie odpowiada już potrzebom firmy, brakuje przestrzeni do spotkań, tych formalnych i nieformalnych, oraz miejsc do tzw. cichej pracy.

Firmy badają poziom zadowolenia pracowników z biura?

Postrzeganie przez pracowników miejsca pracy oraz jego wpływ na zdrowie oraz produktywność powinny być ujęte w regularnie prowadzonych przez wiele organizacji tzw. badaniach satysfakcji pracowników. Wiodące systemy certyfikacji budynków (LEED, BREEAM czy też DGNB) zalecają stosowanie ankiet zadowolenia obecnych użytkowników budynku oraz gromadzenie ocen wydanych przez byłych użytkowników.

Oddziaływanie budynków na pracowników może być również widoczne w danych, które firmy gromadzą zgodnie z przepisami prawa pracy. Czynniki, które powinny zostać wzięte pod uwagę podczas oceniania wpływu budynków na pracowników, to kolejno: absencja, rotacja pracowników, skargi o podłożu medycznym i fizycznym. Podejście to rzadko wymaga dodatkowych kosztów lub zasobów.

Kiedy budynek biurowy można uznać za przestarzały technologicznie? Co o tym świadczy?

Sprawność elementów automatyki, komfort termiczny, poziom hałasu oraz jakość powietrza wewnętrznego zależą od stanu instalacji technicznych w budynku. Wraz ze starzeniem się instalacji poczucie komfortu w obiekcie się zmniejsza, budynek zaczyna źle funkcjonować, przez co ma negatywny wpływ na środowisko fizyczne, a w konsekwencji na dobre samopoczucie pracowników, a nawet na ich zdrowie.

W takim obiekcie bardzo często mamy do czynienia z tzw. syndromem chorego budynku (z ang. sick building syndrome), który charakteryzuje występowanie przykrych dolegliwości związanych głownie ze zbyt małą ilością świeżego powietrza oraz jego złą jakością.

Skąd są te zanieczyszczenia w budynku?

Większość zanieczyszczeń wpływających na jakość powietrza w biurze pochodzi z wnętrza budynku. Źródłami mogą być organizmy żywe (np. produkty uboczne oddychania, pocenia się, grzyby), materiały budowlane i elementy wyposażenia wnętrz (np. rozpuszczalniki, impregnaty drewna, związki emitowane przez farby malarskie, drukarki, azbest), systemy wentylacji i klimatyzacji (np. mikroorganizmy żyjące w nieczyszczonych przewodach wentylacyjnych) lub powietrze zewnętrzne (np. zanieczyszczenia chemiczne powietrza w dużych aglomeracjach miejskich).

Po czym poznać, ze pracujemy w chorym budynku?

Typowe objawy syndromu tzw. chorego budynku to bóle i zawroty głowy, mdłości, objawy przemęczenia, podrażnienie błon śluzowych, utrudnione oddychanie, a w skrajnych przypadkach nawet omdlenia.

Dotyczy to nie tylko starych budynków, ale również źle zaprojektowanych nowo oddanych przestrzeni biurowych. Dobrze zaprojektowane systemy wentylacji oraz klimatyzacji pozwolą na na stworzenie zdrowej przestrzeni biurowej dla użytkowników.

Kiedy najemca czuje, że jego biuro już się zestarzało, klimatyzacja wieje chłodem po głowach pracowników, duża część personelu w open spasie sezonowo choruje, agregaty na dachu biura są coraz głośniejsze i zakłócają pracę, że części wspólne są zniszczone – czy może liczyć na remont, wymanię instalacji przez właściciela budynku?

Pamiętajmy, że nowe technologie rozwijają się szybko i należy co jakiś czas dokonać sprawdzenia, czy biuro odpowiada potrzebom firmy nie tylko w kwestiach działania instalacji, ale również pod kątem funkcjonalności. Poza tym pierwotne ustawienie biurek w open spasie mogło ulec zmianie w czasie użytkowania, liczba pracowników zwiększyła się lub też zmniejszyła, a instalacje nie zostały dopasowane do nowych warunków.

Natomiast obowiązkiem właściciela budynku jest utrzymywanie go w należytym stanie cały czas, zgodnie z deklarowanymi parametrami, które często są ujęte w umowie najmu.

Warto poprosić o audyt (due diligence) zewnętrzną firmę inżynieryjną, która potwierdzi lub nie poprawność działania instalacji, a także przedstawi propozycje polepszenia sytuacji. Może to przynieść oszczędności zarówno właścicielowi, jak i najemcy.

Po ilu latach biurowce poddawane są audytom sprawdzającym jakość instalacji, wszystkich systemów, wydolność klimatyzacji etc.?

W ostatnich latach kładzie się przede wszystkim nacisk na weryfikację sprawności oraz czystości instalacji. Oczywiste jest, że kanały wentylacyjne powinny być czyszczone co najmniej raz w roku. Ale nie należy zapominać o ogólnej funkcjonalności biura, jakości powietrza wewnętrznego, komforcie termicznym, poziomie hałasu oraz oświetlenia, które powinny być regularnie monitorowane.

Nowo powstałe budynki mające certyfikaty BREEAM lub LEED podlegają obowiązkowi sprawdzenia, czy zaprojektowane systemy instalacyjne pracują tak, jak było to intencją projektanta. Tym samym słuszna wydaje się rekomendacja przeprowadzenia raz w roku audytu technicznego biura mającego na celu sprawdzenie takich aspektów fizycznych, jak: jakość powietrza wewnętrznego, poziom dwutlenku węgla, natężenie hałasu, poziom oświetlenia, komfort termiczny czy też poziom wilgoci w pomieszczeniach. Takie działanie jest niezbędne w celu upewnienia się, że wszystkie instalacje w obiekcie funkcjonują prawidłowo. Zastosowane filtry powietrza oraz inne elementy instalacji grzewczo-wentylacyjnej powinny być regularnie czyszczone oraz wymieniane.

Zapadła decyzja, że firma zmienia biuro na nowe. Co powinna wziąć pod uwagę, wybierając siedzibę, jak oceniać jakość budynku? Po czym pozna, że będzie się w nim pracowało komfortowo?

Należy zwrócić uwagę na projekt instalacji, a w szczególności ilość powietrza przewidzianą na osobę w biurze oraz na komfort termiczny w okresie letnim oraz zimowym.

Kolejna kwestia to zapewnianie komfortu akustycznego przez właściwą izolację budynku od hałasu pochodzącego z zewnątrz oraz zapewnienie właściwej akustyki wewnątrz w celu minimalizacji hałasów pochodzących z codziennych zachowań pracowników.

Dostęp do światła dziennego oraz widok z okna to kolejny bardzo istotny aspekt, który powinno się brać pod uwagę przy wyborze nowej siedziby dla firmy. Fasada budynku powinna być dostosowana do zewnętrznych obciążeń.

Przeprowadzone przez nas badania pokazują, że pracownicy bardzo cenią możliwość otwarcia okna w biurze. Nie sposób też nie docenić lokalizacji. Kluczowy jest dostęp do udogodnień, takich jak restauracje, handel detaliczny oraz inne usługi, węzły transportu publicznego oraz przestrzeń społeczna pozwalająca na aktywność społeczną nie tylko w samym budynku, ale również na zewnątrz.

Jakie budynki, z jakim wadami lepiej omijać z daleka? Co będzie zakłócało komfort pracy?

Przede wszystkim należy omijać budynki z syndromem chorego budynku. Zapytajmy, czy projekt instalacji daje możliwość dopasowania nie tylko do obecnych potrzeb, ale również do przyszłych, w przypadku powiększenia lub zmniejszenia się zespołu.

Tą samą możliwość powinna dawać aranżacja przestrzeni wewnętrznej. Nowa siedziba to duża inwestycja, więc przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przeprowadzić audyt elastyczności i efektywności instalacji technicznych.

Najważniejsza rada dla kogoś, kto szuka nowej siedziby dla firmy?

Radzę, by się upewnić, że nowa siedziba da możliwość zapewnienia pracownikom zdrowego miejsca pracy dzięki właściwemu projektowi oraz odpowiednio dobranym technologiom instalacji wewnętrznych.

Warto zapewnić strefowanie (pomieszczenia do pracy cichej, głośnej, do zebrań, do jedzenia posiłków, relaksu), możliwość kontroli temperatury i oświetlenia przez pracowników oraz monitoring zużycia energii. Zdrowe biuro potrzebuje dostępu do światła dziennego oraz właściwie dobranego światła sztucznego.