Jak się przygotować do zmiany siedziby? Co brać pod uwagę? Jak zaplanować ten proces? O przeprowadzkach z perspektywy eksperta ds. środowiska pracy mówi Wojciech Krupa, partner zarządzający SMART M2:
Zmiana siedziby to często bardzo ważna chwila dla całej firmy. Nowe biuro to nowe oczekiwania: powinno zwiększyć efektywność pracowników, jednocześnie pozytywnie wpływać na ich samopoczucie i w końcu przyciągać najlepsze talenty z rynku. Jest to jednocześnie jeden z niewielu momentów w kilkuletnim okresie wynajmu, gdy wszystkie działy i departamenty mogą się spotkać i zaangażować w budowę swojego biura przyszłości.
Sposób, w jaki firma zaplanuje i zakomunikuje ten proces, w ogromnym stopniu wpłynie na to, jak efektywnie nowe biuro będzie wykorzystywane i eksploatowane przez pracowników. Należy zacząć od strategicznego zaplanowania całego procesu komunikacji zmiany. To właśnie po tym etapie może nastąpić przydzielanie już konkretnych zadań operacyjnych. Jednym z ważniejszych elementów jest zaproszenie wyższej kadry zarządzającej do współpracy.
Jej udział w procesie to z jednej strony dobry wkład merytoryczny w to, jak nowe biuro powinno działać. Z drugiej - pozytywne nastawienie i zaangażowanie pokazuje, jak ważny dla firmy jest proces zmiany nowego biura, a to tworzy jasny, nieformalny komunikat dla pracowników. Ważne jest także powołanie liderów zmiany. To oni są uszami i oczami przeprowadzki. Pomogą w przekazywaniu informacji między zarządem a pracownikami. Ważne jest, aby była to komunikacja dwustronna. Gdy wśród pracowników pojawią się obawy, pytania lub inne kwestie związane z nowym biurem, dobra komunikacja pomoże minimalizować plotki i nieporozumienia.
Co więcej, pomimo że pracownicy nie są najczęściej architektami, to najlepiej czują, jakie elementy biura będą ich wspierały w codziennych obowiązkach, a które będą blokowały ich produktywność. Należy pamiętać, że proces zmiany biura nie kończy się w dniu wprowadzenia do nowego budynku. Wtedy zaczyna się kolejny etap: adaptacja pracowników. Ten czas jest kluczowy i może rzutować na to, jak powierzchnia będzie wykorzystywana, czy pracownicy porzucą dawne, złe nawyki oraz czy faktycznie docenią nowe biuro.
