Firmy chcą ciąć koszty wynajmu siedzib. Agenci przyznają że w zależności od wielkości zajmowanej powierzchni i lokalizacji, można obniżyć koszty wynajmu biura od kilkunastu do kilkudziesięciu procent.

- Wiąże się to z renegocjacjami lub przeprowadzką do nowego budynku. Deweloper budujący biurowiec jest w stanie zaoferować pierwszemu dużemu najemcy bardzo dobre warunki - mówi Paulina Misiak, partner i dyrektor ds. usług reprezentacji najemców w dziale powierzchni biurowych Cushman & Wakefield.

Rezygnują z dodatkowych sal

Klienci nie tylko chcą płacić niższy - niż dotąd - czynsz. Pytają także o wysokość opłat eksploatacyjnych. Np. szczególnie istotne są rachunki za prąd, które stanowią znaczącą pozycję. Poszukując tańszej siedziby firmy negocjują z właścicielami biurowców okresy bezczynszowe, a także wykończenie biura i przeprowadzkę. Np. niektórzy najemcy mogą dostać budżet na wykończenie siedziby od stu do kilkuset euro na wynajmowany mkw.

- Są także klienci, którzy w nowym budynku zamiast 1,5 tys. mkw. wynajmują już tylko 1 tys. mkw., ponieważ zmniejszają liczbę pokoi do minimum i wybierają tzw. open space oraz rotacyjne miejsca pracy (tzw. hot-desks). Rezygnują z własnych sal konferencyjnych i barków - aby nie utrzymywać ich na stale, tylko w razie potrzeby wynająć na godzinę - wyjaśnia Paulina Misiak.

Taniej w starym biurze

Jakub Sylwestrowicz, dyrektor działu reprezentacji najemcy w firmie JLL, przyznaje, że na rynku widać trend poszukiwania tańszej siedziby przez wiele firm z różnych branż, i to nie tylko w Warszawie.

- Firmy rozważają na równi dwa scenariusze: albo renegocjowanie stawki czynszu w zajmowanym biurze, albo pozyskanie nowego biura. Rzadko kiedy któryś z tych scenariuszy jest wykluczany z góry. Firmy porównują oferty i podejmują decyzję na podstawie rozmaitych kryteriów, nie tylko finansowych. Niedawno spółka z branży dobór szybko zbywalnych wynegocjowała w zajmowanym budynku kilkunastoprocentowe oszczędności, i to jeszcze przed wygaśnięciem obowiązującej umowy najmu - mówi Jakub Sylwestrowicz.

Dodaje, że najemcy pytają nie tylko o wysokość czynszu, ale też o opłaty za serwis sprzątający czy ochronę oraz inne dodatkowe usługi w biurze. W umowach chcą zapisów pozwalających na zwolnienie części powierzchni bez kar (gdy np. nie uda im się utrzymać projektu, wygrać przetargu etc.).

W Polsce jest dziś około 7,28 mln mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej.