Jak potwierdzić okresy składkowe i nieskładkowe

Jeśli prawo do emerytury i (lub) jej wysokość uzależnione są od długości posiadanego stażu ubezpieczeniowego, do wniosku o to świadczenie należy dołączyć kwestionariusz wykazujący przebyte przez wnioskodawcę okresy składkowe i nieskładkowe.

ZUS przygotował dwa rodzaje formularzy potwierdzających te dane. Rodzaj formularza, z którego należy skorzystać, uzależniony jest od tego, czy przyszły emeryt pracował wyłącznie w Polsce, czy również na terytorium państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii.

Kwestionariusz ZUS RP-6

Kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (ZUS RP-6) ma zastosowanie wówczas, gdy osoba ubiegająca się o emeryturę przebyła wyłącznie okresy ubezpieczenia (składkowe i nieskładkowe) w Polsce.

W kolejnych kolumnach formularza wnioskodawca wpisuje:

Formularz unijny E 207 PL

Jeśli wnioskodawca ma okresy przebyte nie tylko w Polsce, ale również w państwach należących do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, powinien skorzystać z formularza unijnego „Informacje dotyczące przebiegu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej” (E 207 PL).

Nie obędzie się bez świadectwa pracy...

Do wniosku o emeryturę wnioskodawca powinien dołączyć dokumenty potwierdzające przebycie okresów składkowych i nieskładkowych (w Polsce) oraz okresy ubezpieczenia za granicą w państwach, z którymi Polskę łączą umowy międzynarodowe w dziedzinie ubezpieczeń społecznych albo w  państwach członkowskich UE/EOG lub w Szwajcarii.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym przebyte w  Polsce okresy składkowe i nieskładkowe jest świadectwo pracy. Do wydania tego dokumentu pracodawca jest zobowiązany w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.

Zamieszcza w nim m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. dotyczące okresu korzystania z urlopu bezpłatnego, wykorzystanego urlopu wychowawczego, okresów nieskładkowych przypadających w okresie zatrudnienia czy też okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze).

...lub zaświadczenia

Okresy składkowe i nieskładkowe można potwierdzić też w drodze zaświadczenia zakładu pracy.

Oczywiście zaświadczenie to musi, podobnie jak świadectwo pracy, wskazywać odpowiednie dane niezbędne do  ustalenia prawa do emerytury, a więc okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, stanowisko pracy, dane dotyczące okresów nieskładkowych, a także wykorzystanego urlopu bezpłatnego lub wychowawczego.

Zaświadczenie powinno oczywiście spełniać odpowiednie wymogi formalne. Muszą się tam znaleźć dane personalne i adresowe pracownika i pracodawcy, a także pieczątka pracodawcy oraz pieczątka imienna i podpis osoby wystawiającej zaświadczenie.

Legitymacja może się przydać

Okresy zatrudnienia można potwierdzić również za pomocą wpisów dokonanych przez pracodawcę w legitymacji ubezpieczeniowej. Jest to dla ZUS zupełnie wystarczający środek dowodowy. Jeśli więc pracownik posiada taki dokument, to pracodawca nie musi dodatkowo poświadczać w drodze świadectwa pracy lub zaświadczenia zawartych tam danych.

Aby legitymacja mogła zostać uznana za środek dowodowy, musi posiadać pieczątkę imienną osoby, która dokonywała wpisów w tym dokumencie.

Należy w tym miejscu przypomnieć, że dopiero wzór legitymacji ubezpieczeniowej stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 16 maja 1991 r. w sprawie wzorów i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (DzU nr 51, poz. 223) wprowadził wymóg zamieszczania w legitymacjach ubezpieczeniowych imiennej pieczątki osoby dokonującej wpisu lub odpowiedzialnej za taki wpis.

Jednak wpisy w legitymacjach dokonane pod rządami wcześniej obowiązujących przepisów (do 16 czerwca 1991 r.) mogą zostać uznane przez ZUS, jeśli nie budzą wątpliwości co do tego, czy są prawdziwe.

Jeśli wnioskodawca nie może przedłożyć oryginału legitymacji ubezpieczeniowej, powinien dostarczyć sporządzony notarialnie wypis, odpis lub wyciąg z tego dokumentu. ZUS uzna również kopię legitymacji poświadczoną przez uprawniony do tego podmiot (np. notariusza).

Inne dokumenty też przydatne

Niektóre okresy składkowe lub nieskładkowe mogą być również udowodnione za pomocą innych środków dowodowych, takich jak decyzje i zaświadczenia określonych organów, potwierdzenia ubezpieczenia przez  ZUS, książeczki wojskowe, zaświadczenia sądów, zaświadczenia lekarskie, oświadczenia określonych osób, umowy, pisma i legitymacje.

Uwaga!

Pełny wykaz środków dowodowych służących do udowodnienia poszczególnych okresów składkowych i nieskładkowych można znaleźć na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (www.zus.pl).

Zeznania świadków wyjątkowo

Niektóre okresy można również udowodnić przed ZUS w drodze zeznań świadków. Taka możliwość dotyczy jednak tylko:

Za pomocą zeznań świadków (wraz z dokumentem potwierdzającym istnienie gospodarstwa rolnego) można udokumentować również okresy prowadzenia gospodarstwa rolnego lub pracy w tym gospodarstwie, które przypadają przed objęciem rolników obowiązkiem ubezpieczenia społecznego z tego tytułu.