Należy zrobić to w określonym terminie i najlepiej na piśmie. Nie musimy przy tym korzystać z jakiegoś specjalnego wzoru formularza, możemy napisać pismo odręcznie, choć wiele sklepów ma przygotowane swoje własne wzory zgłoszeń (wystarczy je uzupełnić).
Gotowe formularze można pobrać również ze stron internetowych Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (www.uokik.gov.pl – zakładka Konsumenci/Porady konsumenckie). Na wypełnienie gotowego wzoru formularza warto się zdecydować, gdy robiliśmy zakupy za granicą i teraz chcemy je zareklamować. Taki formularz, przygotowany w języku angielskim, można pobrać ze strony Europejskiego Centrum Konsumenckiego (http://konsument.gov.pl/files/acce_just03_en.pdf).
W każdym piśmie reklamacyjnym powinniśmy podać poza miejscem i datą jego sporządzenia oraz swoimi danymi (imię, nazwisko, adres, numer telefonu) informacje dotyczące towaru. Konieczne zatem będzie wskazanie daty jego nabycia, jego rodzaju i ceny. Trzeba też podać numer paragonu dokumentującego jego zakup (kopię powinniśmy załączyć do reklamacji, pamiętajmy, aby nie był to oryginał – ten pozostawiamy sobie).
Kolejny, najważniejszy element reklamacji to określenie, dlaczego towar nie spełnia naszych oczekiwać i jakie ma wady (wskazujemy zatem, na czym polega niezgodność towaru z umową). Na koniec podajemy to, czego żądamy: nieodpłatnej naprawy czy wymiany towaru na nowy. Pamiętajmy, że nie możemy od razu zażądać zwrotu pieniędzy, a dopiero wtedy, gdy ani naprawa, ani wymiana nie będą możliwe.
Gdy reklamacja dotyczy towaru, do którego dołączona była gwarancja, w piśmie powinniśmy podać, że choć towar jest na gwarancji, my wybieramy dochodzenie praw na podstawie niezgodności towaru z umową.
