Jak budować systemy IT

Potrzeby producentów i dystrybutorów w branży odzieżowej i obuwniczej nieustannie się zmieniają; ewoluuje również oprogramowanie, które te potrzeby ma zaspokajać – ta sytuacja rozwija od dawna dyskusję „modyfikować czy nie modyfikować". Jest to skomplikowane zagadnienie, ale tendencje światowe skłaniają się w stronę systemów, które zawierają większą część wymaganych funkcjonalności bez konieczności znacznych modyfikacji. Rośnie liczba rozwiązań zaprojektowanych pod branżową specyfikę (zarówno w modelu chmury, jak i on premise), które spychają tradycyjne, sztywne (wymagające modyfikacji) systemy na margines.

Jednakże mentalne przestawienie się na systemy niemodyfikowane jest trudne. Szczególnie w Polsce wiele firm z branży odzieżowej i obuwniczej w dalszym ciągu decyduje się na wybór nie tych branżowych, zintegrowanych rozwiązań, lecz mniejszych systemów, które są tańsze, ale wymagają modyfikacji z powodu braków w funkcjonalności. Gdy system taki obsłuży już jeden obszar działalności firmy, dokupuje się kolejną aplikację (często od innego dostawcy), która zarządzi innym procesem, ale wymaga modyfikacji i integracji z pozostałymi systemami.

Warto przyjrzeć się rozwiązaniom branżowym, które dzisiaj tworzą nowocześni dostawcy. Są to zestawy powiązanych ze sobą i w pełni zintegrowanych aplikacji, które zarządzają każdym aspektem działalności – od planowania kolekcji i budżetów sprzedaży, przez współpracę z dostawcami, zakupy i dostawy do centrum dystrybucji, pierwsze i kolejne zatowarowania sklepów, obsługę magazynów, wysyłek i przyjęć, sprzedaż w wielu kanałach (omnichannel), rozliczenie kolekcji i zakończenie sezonu, po kontrolę jakości w całym procesie. Rozwiązania takie mają piękny i intuicyjny wygląd wzmacniający zaangażowanie użytkownika. Ponadto zastosowanie koncepcji „converged commerce" łączącej wszystkie kanały sprzedaży, w tym sklepy, kanały B2B, B2C, niezależne portale itd. w jednolity system obsługi sprawia, że końcowy klient jest lepiej i szybciej obsłużony. Wdrożenie takich rozwiązań ma na celu zwiększenie sprzedaży oraz zmniejszenie kosztów dzięki lepszemu dostosowaniu do wymagań rynku.

Przeanalizujmy teraz za i przeciw koncepcji modyfikowania systemów IT:

ZA: Potrzebujemy modyfikacji, aby system dostosował się do naszych procesów.

PRZECIW: Adaptacja procesów do standardowego systemu przyniesie lepsze korzyści długoterminowe.

Użytkownicy chcą, by nowy system był dopasowany do sposobu, w jaki w danej chwili działają, co daje szybsze rezultaty, ale w ten sposób rezygnuje się z długoterminowych najlepszych praktyk i możliwości, które w tej nowej technologii są „zaszyte".

ZA: Koszt modyfikacji jest usprawiedliwiony, bo zapewnią nam dokładnie taki system, jaki potrzebujemy.

PRZECIW: Modyfikacje są drogie i nietrwałe.

Niedopasowane do branży systemy sprawiają, że panuje przekonanie, że inwestycja jest uzasadniona, gdyż w rezultacie wzmocni firmę. Jednak w koszcie modyfikacji nie możemy się ograniczać do początkowej inwestycji, trzeba uwzględnić i to, że za każdym razem, gdy np. chcemy zastosować nowe wersje systemu, wcześniejsze modyfikacje muszą być zaktualizowane. Gartner, czołowa organizacja analityczno-badawcza związana z technologią IT, twierdzi, że często firmy wydają dziesięć razy więcej na modyfikacje aplikacji, niż wynosi początkowy koszt licencji.

ZA: Nasz biznes jest tak specyficzny, że rozwiązania standardowe nie zaspokoją naszych potrzeb.

PRZECIW: Nowoczesne aplikacje dopasowane do branży zawierają funkcjonalność branżową.

Standardowe rozwiązania uważane są za niewystarczająco wyspecjalizowane do obsługi procesów specyficznych dla branży, jednak dostawcy rozwiązań przeszli długą drogę od czasów, gdy próbowali stworzyć systemy typu „jeden rozmiar dla wszystkich". Dzisiaj zamiast monolitycznych systemów oferowane są powiązane ze sobą podsystemy, które zapewniają więcej elastyczności oraz możliwość łatwej integracji innych aplikacji, a nawet działających już od lat, sztywnych systemów. Takie zbudowane dla danej branży rozwiązania zawierają też ekspertyzę pomagającą sprawnie prowadzić operacje w różnych modelach – producentów, dystrybutorów i właścicieli marek.

Co więc jest lepsze? Odpowiedź wydaje się jasna, ale to, czy właściciele i zarządzający firmami będą chcieli branżowe rozwiązania zastosować w swoich firmach, zależy od wielu czynników. Jeśli powyższe argumenty nie są przekonujące, proponujemy rozważenie następujących punktów przy podejmowaniu decyzji o wyborze aplikacji, które zarządzą firmą:

• Spiszmy wszystkie branżowe praktyki, których na pewno nie możemy zmienić. Upewnijmy się, że dostawcy, którzy chcą nas przekonać do swoich rozwiązań, rozumieją te praktyki i potrafią wyjaśnić, jak ich system spełni poszczególne wymogi.

• Przyglądając się kwocie, jaką będziemy musieli zapłacić za nowe rozwiązanie, rozważajmy koszty długoterminowe w cyklu całego życia produktu (systemu), a nie tylko inwestycję początkową.

• Zaplanujmy to, co nieprzewidziane... Bądźmy świadomi tego, że możemy nie przewidzieć nowych technologii, zmian na rynku czy oczekiwań klienta w przyszłości. Wybierzmy rozwiązanie, które jest na tyle elastyczne, że będzie adaptowało się do scenariusza „co, jeśli...", w którym działają dzisiejsze firmy.