Materiał powstał we współpracy z Pocztą Polską
Na czym polega usługa e-Doręczeń?
To nic innego, jak cyfrowy list polecony, z tymi samymi skutkami prawnymi. Niezależnie od tego, czy jesteśmy osobą fizyczną, czy przedsiębiorcą możemy taki list nadać. Mamy dowód nadania, mamy dowód odbioru, który spełnia wszelkie kryteria prawne. Natomiast od strony użytkowej najważniejszy element tej usługi cyfrowej to szybkość doręczenia. No i nie musimy już odwiedzać placówki pocztowej, żeby uzyskać dowód nadania czy taką przesyłkę odebrać. Polecony list cyfrowy dostaniemy do swojej skrzynki, na adres doręczeń elektronicznych, czyli ADE.
Czym jest ADE?
To nowa formuła wprowadzona przez ministra cyfryzacji. ADE jest naszym identyfikatorem, który jest wprowadzany do rejestru państwowego, do bazy adresów elektronicznych. Jest nadawany raz na zawsze. Kiedy ten adres założymy, stajemy się cyfrowym nadawcą i odbiorcą listów poleconych.
W jaki sposób założyć taki adres?
Procedura jest najprostsza w przypadku osób fizycznych. Wchodzimy na stronę gov.pl, wypełniamy formularz, potwierdzamy go swoim podpisem. Można skorzystać z profilu zaufanego. Minister cyfryzacji informuje nas o założeniu takiego adresu. W przypadku firm trzeba wejść na stronę business.gov.pl. W zależności od tego, czy jesteśmy firmą zarejestrowaną w KRS czy CEIDG, wypełniamy odpowiednie pola. ADE jest odrębnie zakładany dla każdego podmiotu. Jeżeli na przykład mamy spółkę, a jednocześnie prowadzimy działalność jako radca prawny, zakładamy dwa adresy. Oczywiście dla osoby fizycznej, dla kontaktów prywatnych konieczny jest osobny adres.
Adres czy adresy trzeba jeszcze aktywować. Wtedy przenosimy całą swoją korespondencję ze świata papierowego do świata cyfrowego.
Całą? Przecież ktoś z naszych kontrahentów może nie mieć ADE. I co wtedy? Nie można wysłać listu cyfrowego.
To prawda. Okres przejściowy przyjęty przez ministra, a dotyczący konieczności posiadania adresu, jest dosyć długi i zróżnicowany. 1 kwietnia minął obowiązek dla podmiotów zarejestrowanych w KRS, do 1 lipca adres muszą też posiadać podmioty z CEIDG, ale nie wszystkie. Tylko te, które dokonują modyfikacji swojego wpisu i założyły działalność przed 31 grudnia 2024. Niektóre podmioty publiczne, jak na przykład sądy i prokuratury, będą miały obowiązek posiadania ADE dopiero od października 2029.
Osobiście uważam, że to zbyt odległy termin. Nie możemy wszyscy w pełni i szybko korzystać z komfortu takiego rozwiązania. Zresztą narzekają na to na przykład przedsiębiorcy, którzy twierdzą, że usług cyfrowych jest zbyt mało, a te, które już działają, są rozproszone po rozlicznych portalach różnych instytucji zamiast jednego, centralnego punktu załatwiania spraw online.
A w jaki sposób można sprawdzić, czy odbiorca listu dysponuje ADE?
Możemy to zrobić w bazie adresów elektronicznych, którą prowadzi minister cyfryzacji. Dotyczy to jednak urzędów, jednostek publicznych i firm. Nie możemy wyszukać adresu dla osoby fizycznej. Wiem, że ministerstwo planuje zmianę, by wprowadzić funkcję ujawniania adresu. Musimy tutaj pamiętać o tym, że priorytetem jest pewność doręczenia, bo korespondencja musi trafić do właściwej osoby – tego, a nie innego Jana Kowalskiego. Nie jest to takie proste.
Na razie z tego, co widzimy, osoby fizyczne same wymieniają się adresami. Podobnie jak ma to miejsce teraz, gdy podaję swój adres i zgłaszam na formularzu swoje miejsce zamieszkania czy adres do korespondencji. Ale na przykład banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy podmioty publiczne na stronach internetowych zamieszczają już swoje adresy doręczeń elektronicznych w zakładkach „do kontaktu”.
Jaki jest koszt korzystania z e-Doręczeń?
Założenie adresu jest bezpłatne. Bezpłatne jest również wysyłanie korespondencji do urzędów przez osoby prywatne albo podmioty gospodarcze. To decyzja ministra cyfryzacji i jest to uregulowane w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Płacą natomiast podmioty publiczne, wysyłając korespondencję do firm czy osób fizycznych. Inaczej wygląda sytuacja, jeżeli korzystamy z komunikacji między podmiotami niepublicznymi, czyli na przykład osoba fizyczna do osoby fizycznej bądź firma do firmy. Opłata wynosi 2,20 zł brutto za każdy list cyfrowy wysłany z systemu Poczty Polskiej. To znacznie mniej w porównaniu z tradycyjnymi listami z potwierdzeniem odbioru. I nie trzeba poświęcać czasu na wizyty w placówce pocztowej.
Skąd klienci, którzy rzadko zaglądają do odpowiednich skrzynek, mają wiedzieć, że właśnie nadszedł drogą elektroniczną list polecony?
System jest taki sam jak w świecie tradycyjnym. Możemy otrzymać informację e-mailem, który podaliśmy, składając wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych. Nie ma zatem konieczności częstego logowania się na skrzynce e-Doręczeń i nerwowego jej sprawdzania. Warto pamiętać, że ustawodawca ze świata tradycyjnego przeniósł do przesyłek cyfrowych tzw. fikcję doręczenia. Polega ona na tym, że korespondencja nieodebrana w ciągu 14 dni przez osobę fizyczną lub firmę nadaną z urzędu jest uznawana za skutecznie doręczoną.
Ale czasami jest też tak, że po prostu z jakichś przyczyn nie chcemy odebrać listu poleconego.
Nie musimy odbierać. W korespondencji między osobami prywatnymi panuje pełna dowolność. Natomiast w przypadku listu z urzędu po 14 dniach jest uznawany za doręczony. Jeżeli go odrzucimy, urząd również zostanie powiadomiony. I tutaj praktyka jest różna: albo urzędy wysyłają listy ponownie, albo uznają, że strona postępowania była skutecznie powiadomiona o sprawie.
A w jaki sposób mogę mieć pewność, że elektroniczna przesyłka została odebrana? I to z całym rygorem prawnym?
W skrzynce e-Doręczeń zawsze trzeba się uwierzytelnić, precyzując – uwierzytelnić na poziomie średnim, czyli każda tożsamość musi być potwierdzona: profilem zaufanym, dowodem osobistym albo za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Dalej – kiedy odbieramy list cyfrowy, to przy kliknięciu „odebranie” generowane są dowody odbioru, które są dostarczane również nadawcy. Czyli nadawca posiada potwierdzoną informację, że przesyłka została odebrana.
Jeżeli chodzi o skrzynki służbowe, to tutaj może występować konieczność, żeby dostęp do nich posiadała więcej niż jedna osoba. Dlatego mamy możliwość nadawania uprawnień osobom korzystającym ze skrzynki. Czyli mogę upoważnić do zalogowania się do takiej skrzynki dziewięć–dziesięć osób i nadaję uprawnienia: odczytu, skasowania, nadania. I każda z tych osób może działać tylko w określonej roli. Podobnie jak pracownik placówki pocztowej sprawdza, czy mam uprawnienia do tego, żeby odebrać przesyłkę dla firmy. Muszę się przede wszystkim uwierzytelnić, potwierdzić swoją tożsamość cyfrowo, a później system dopuszcza lub nie – do odebrania przesyłki.
Czy system ma jakieś ograniczenia dotyczące tego, w jakim formacie ma być napisany polecony list cyfrowy?
Nie ma ograniczeń. W grę wchodzi nawet plik muzyczny bądź jakikolwiek inny. Najważniejsze jest, żeby przesyłka nie zawierała złośliwego oprogramowania. Całą korespondencję skanujemy pod tym kątem, bo chronimy użytkowników. Jeżeli zostanie w takim pliku stwierdzone złośliwe oprogramowanie, to my po prostu tę przesyłkę odrzucamy i nie zostanie ona doręczona odbiorcy, a do nadawcy idzie stosowny komunikat, dlaczego ją odrzuciliśmy. Oczywiście przesyłana korespondencja jest szyfrowana, nikt nie ma do niej dostępu.
Mamy też formułę przesyłki hybrydowej. Jest to usługa, którą udostępniliśmy podmiotom publicznym – przesyłka hybrydowa może być nadana właśnie przez urząd do osoby fizycznej. Dlatego że zgodnie z ustawą osoby fizyczne nie mają obowiązku stosować e-Doręczeń. Wygląda to następująco: urząd wysyła plik, który przychodzi do Poczty. My te pliki automatycznie drukujemy, pakujemy do kopert i doręczamy w formie tradycyjnej. Tę formułę bardzo mocno wykorzystuje Ministerstwo Finansów. Również mandaty są wysyłane w tej formie.
Jakie jest zainteresowanie e-Doręczeniami?
Spore. Już 1,3 mln osób fizycznych założyło takie skrzynki. To najwięcej we wszystkich kategoriach. Ale przedsiębiorcy już powoli zaczynają doganiać ten poziom. W 2025 roku dotychczas nadano ponad 4 mln przesyłek elektronicznych, natomiast w usłudze hybrydowej – prawie 14 mln. Ciekawostka jest taka, że w przypadku podmiotów publicznych mamy więcej założonych adresów dla e-Doręczeń niż na platformie ePUAP. Czyli system elektronicznych doręczeń wśród podmiotów publicznych cieszy się dużym zainteresowaniem. Można mieć jednak pewne poczucie niedosytu, gdyż adresy do doręczeń elektronicznych założyło dopiero 50–55 proc. podmiotów publicznych. Dla wygody nas wszystkich byłoby korzystne, by ten proces przyspieszył.
Materiał powstał we współpracy z Pocztą Polską
