Szybka i bezpieczna wymiana informacji biznesowych

Już od dłuższego czasu firmy używają ogólnodostępnych portali społecznościowych do celów marketingowych, sprzedażowych, informacyjnych. Badania przeprowadzone na zlecenie Microsoftu pokazują, że w Polsce 18 proc. zatrudnionych wykorzystuje  platformy społecznościowe do celów zawodowych.

Coraz częściej do komunikacji i realizacji projektów przedsiębiorstwa używają też własnych, wewnętrznych social networks. Jeszcze dwa, trzy lata temu mało kto wykazywał zrozumienie dla społecznościowych sposobów funkcjonowania i komunikowania się wewnątrz firm. Głównym przejawem takiego działania było najwyżej zakładanie stron czy profili w popularnym Facebooku lub Twitterze albo wykorzystywanie do rekrutacji pracowników takich serwisów jak LinkedIn. Dziś obserwujemy dużo większe zainteresowanie zastosowaniem społecznościowych technik komunikacji w organizacjach.

Wpływ na rozpowszechnienie się takich rozwiązań mają zarówno oczekiwania młodych pracowników, przyzwyczajonych w codziennym życiu do takiego właśnie sposobu komunikacji, jak i kwestie bezpieczeństwa. Wiele branż ma ogromne trudności z uczestnictwem w publicznych social networks. Do branż tych należą m.in. usługi finansowe, ochrona zdrowia i wszystkie organizacje, w których obowiązują narzucone przez przepisy prawa standardy bezpieczeństwa. Rozwiązania wewnętrzne pozwalają wtedy bezpiecznie korzystać z możliwości, jakie stwarzają społeczności.

– Narzędzia klasy Social Business, choć oczywiście w dużej mierze czerpią inspirację ze znanych mediów społecznościowych, dają zdecydowanie większą kontrolę nad współdzielonymi treściami czy ochronę własności intelektualnej oraz informacji poufnych. Istnieją też rozwiązania hybrydowe. Na przykład można do pewnego stopnia łączyć w jednym interfejsie użytkownika informacje pochodzące z systemów wewnętrznych i publicznych mediów społecznościowych – mówi Marek Majewski, dyrektor Działu Oprogramowania w IBM Polska.

3 dolary miesięcznie na użytkownika kosztuje najpopularniejszy ESN, Yammer, w wersji Enterprise; w wersji podstawowej sieć jest darmowa

Co to jest ESN

Coraz więcej firm buduje swoje własne korporacyjne sieci społecznościowe, używając platform ESN.

ESN (Enterprise Social Network), inaczej Social Business, są niezależne i odizolowane od sieci publicznych. Ich funkcje i zasady działania są podobne do ogólnodostępnych portali społecznościowych, takich jak Facebook, Goldenline, NK, LinkedIn, Gogle+ i inne. Odróżnia je od nich to, że mają charakter zamknięty, działają wewnątrz firmowej, zabezpieczonej sieci.

– Otwarte media społecznościowe nie są przystosowane do komunikacji wewnętrznej, która z natury rzeczy ma bardziej poufny charakter. Dlatego występuje podział na komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Oczywiście firmy komunikujące się w mediach społecznościowych adresują swoje komunikaty do szerokiego spektrum odbiorców: potencjalnych i obecnych klientów, konkurencji, mediów i pracowników. Ale są to informacje ogólnodostępne, publiczne. Na przykład informacje o urlopie czy planowanej przeprowadzce działu do innego budynku nie powinny się tam znaleźć – mówi Grzegorz Miller, dyrektor zarządzający w agencji Monday PR.

Koszty używania rozwiązań ESN nie są duże. W wersji podstawowej sieć jest darmowa, w wersji wyższej już nie, ale ceny nie są wysokie. Yammer w wersji Enterprise kosztuje 3 dolary miesięcznie na użytkownika, wraz z Sharepointem online – 4 dolary, wraz z Office 365 – 8 dolarów miesięczne na użytkownika.

Wewnętrzne społeczności to narzędzia zarówno dla mniejszych firm, jak i wielkich korporacji. Najpopularniejsze ESN to wymieniony już Yammer (używają go m.in. Shell, 7-Eleven, Razorfish); Tibr (iHealth, InterPortPolice); Jive (T-Mobile, PWC, UBM); SocialCast (Nokia, Humana, SAS); Convo (TechCrunch; Oxford Leadership Academy); Kaltura (Best Buy, Coldwell Banker, Texas Instruments); IBM Connections (najwięksi dostawcy materiałów budowlanych mający ponad 12 tys. pracowników na świecie).

Po co firmie wewnętrzny Facebook

Firmowy portal społecznościowy to nowoczesna platforma komunikacji i cyfrowe miejsce pracy umożliwiające wielostronną i szybką wymianę wiedzy oraz informacji o firmie.  W ramach danej sieci mogą być tworzone grupy, które mają na celu podział komunikacji według określonej tematyki związanej np. z działami lub zespołami.

Interakcyjny charakter korporacyjnych portali społecznościowych, w tym możliwość współdzielenia dokumentów online w czasie rzeczywistym, bardzo usprawnia współpracę między pracownikami czy grupami roboczymi, szczególnie podczas realizacji wymagających czy długotrwałych projektów. Pracownicy mogą tworzyć zarówno prywatne, jak i publiczne grupy dyskusyjne. Dzięki temu zyskują możliwość omówienia istotnych dla firmy kwestii w dowolnym czasie i miejscu.

Przekłada się to na szybkość oraz efektywność działań. Według badań Microsoftu produktywność pracowników używających narzędzi społecznościowych wzrasta o 37 proc.

Można dużo zaoszczędzić

Warto także pamiętać  o niższych kosztach operacyjnych wynikających z możliwości przeniesienia części zadań do firmowej sieci, co ogranicza spotkania wiążące się często z kosztownymi wyjazdami służbowymi. Oczywiście, wielkość oszczędności zależy od skali. W dużych przedsiębiorstwach bywają one ogromne.

Firma McAfee, produkująca rozwiązania bezpieczeństwa IT, zatrudnia 1500 pracowników i obsługuje 125 mln klientów na świecie. Firma zastąpiła przestarzałe fora siecią społecznościową zbudowaną na bazie platformy Jive, która ma obecnie 100 tys. zarejestrowanych użytkowników i milion odwiedzających rocznie. W rezultacie McAffe zredukowała ilość połączeń telefonicznych o 26 proc., dzięki czemu jej koszty  telekomunikacyjne zmalały o 2,6 mln dolarów rocznie.

Marek Majewski | dyrektor Działu Oprogramowania, IBM Polska

Social Business to narzędzia uniwersalne. Można je zastosować w dowolnym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości czy branży. Ale oczywiście różne będą sposoby i techniki stosowania. W  dużych organizacjach wyzwania dla komunikacji między pracownikami są znacznie większe, szczególnie wtedy, gdy są oni zatrudnieni w oddziałach rozproszonych geograficznie. Z kolei mniejsze firmy zapewne będą bardziej zainteresowane społecznościową współpracą ze swoimi partnerami czy klientami. Dobrym przykładem może być praca zespołu projektowego składającego się z wolnych strzelców (freelancers) z różnych miast, realizujących wspólnie zadanie dla jednego klienta. Z kolei np. firma zarządzająca nieruchomościami może,  opierając się na systemie społecznościowym dostępnym w chmurze w modelu SaaS, komunikować się z mieszkańcami i właścicielami lokali w obsługiwanych wspólnotach mieszkaniowych.