Już nadszedł czas na wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów – uważa dyrektor finansowy firmy komputerowej Sage Marek Rudziński. Sage specjalizuje się w tworzeniu oprogramowania typu ERP dla różnego rodzaju przedsiębiorstw – od małych po duże. Każdemu z nich nowe rozwiązania przyniosą wymierne korzyści.
Rudziński zapewnia, że głównym założeniem programów umożliwiających elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczeństwo. Autoryzowane jest ich pochodzenie oraz ich treść. Jednak według dyrektora Sage to nie kwestie bezpieczeństwa są barierą we wprowadzaniu cyfrowego obiegu dokumentów, lecz niedopasowana do tych potrzeb administracja państwa. – Mamy nowoczesne, unijne prawo i urzędy, które nie widzą potrzeby wprowadzania e-faktur do własnej działalności. W Polsce za wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów odpowiada Ministerstwo Gospodarki, tymczasem interes w tym ma Ministerstwo Finansów. Są kraje, w których każda elektronicznie wystawiona faktura pojawia się na komputerach fiskusa, dzięki czemu może on w ciągu godziny sprawdzić krzyżowo, czy nie jest to dokument wystawiony przez firmę-słup w celu wyłudzenia podatku VAT. W Polsce taka kontrola zajmuje miesiące. Według Unii Europejskiej m. in. z tego powodu straciliśmy w samym 2011r. 5,4 mld euro – tłumaczy Rudziński. Dodaje, że urzędy skarbowe akceptują e-faktury ale ich nie promują.
Elektroniczny obieg dokumentów przynosi wielkie korzyści także dla przedsiębiorstw. – Duże, wystawiające rocznie setki tysięcy faktur, mogą oszczędzić na przejściu z papieru na e-fakturę kwotę rzędu wartości limuzyny – w skrajnych przypadkach Rolls-Royce'a – szacuje dyrektor finansowy Sage. Zwraca uwagę, że jeszcze większą zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest całkowita zmiana organizacji firmy. – W przypadku elektronicznych faktur nie da się czegokolwiek schować. Działanie firmy staje się przejrzyste, zarząd w dowolnej chwili może skontrolować bieg spraw, kto jak działa, i dzięki temu orientuje się, gdzie powstają wąskie gardła – podkreśla korzyści Rudziński.
Wprowadzenie e-faktury zachęca do przejścia na elektroniczny system zamówień. Dla dużych firm to oczywiste oszczędności. Dla przedsiębiorstw małych – przede wszystkim wygoda i bezpieczeństwo. Dlatego Sage przygotował serwis www.miedzyfirmami.pl umożliwiający wymianę faktur między przedsiębiorcami.
Z kolei dla państw elektroniczny obieg dokumentów oznacza wielkie oszczędności w kosztach i wyraźne podniesienie ściągalności podatku VAT. Szacuje się, że przeciętne straty fiskusa w UE na wyłudzeniach VAT sięgają 1,5 proc. PKB! Podobnie dzieje się w krajach pozaunijnych. – To z tego powodu rządy m. in. Chile, Meksyku, Brazylii i Turcji wprowadziły cyfryzację urzędów skarbowych – wyjaśnia Rudziński.
