Biznes wybiera sprawdzone sposoby autoryzacji
Autorzy badania zwracają uwagę, że ważnym elementem przygotowania firmy na KSeF jest wdrożenie rozwiązań z zakresu autoryzacji. Najczęściej wybierane są te dobrze znane: podpis kwalifikowany (42 proc.) oraz profil zaufany (33 proc.). Na dalszych miejscach znalazły się pieczęć kwalifikowana (9 proc.) i token autoryzacyjny (4 proc.). Co niepokojące, aż 12 proc. firm nie posiada jeszcze żadnych narzędzi do autoryzacji.
– Na szczególną uwagę zasługuje pieczęć kwalifikowana, która pomimo niezbyt wysokiego udziału w zestawieniu, jest najbardziej uniwersalnym narzędziem autoryzacji w KSeF. Pieczęć może być przypisana do podmiotu, a nie do konkretnej osoby, co czyni ją idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zautomatyzować procesy poprzez integrację swoich systemów z użytkowanym oprogramowaniem, a także ograniczyć zależność od indywidualnych użytkowników – tłumaczy Paweł Wojtaszyk, kierownik produktu w Asseco Data Systems.
Największe bariery: ludzie i systemy
Najpoważniejszym wyzwaniem organizacyjnym dla badanych firm jest brak zasobów i ekspertów w obszarze KSeF. Aż 48 proc. przedsiębiorstw wskazało ten aspekt jako znaczącą barierę w przygotowaniu organizacji na nowe wymagania. Na kolejnym miejscu znalazła się potrzeba podniesienia świadomości procesów cyfrowych. Niejednoznaczne przepisy dotyczące KSeF stanowią poważne wyzwanie organizacyjne jedynie w opinii 1/3 respondentów. Mniej istotne okazały się kwestie budżetowe czy opór pracowników wobec cyfryzacji.
Z perspektywy technologicznej największą trudnością jest modyfikacja procesów księgowych i finansowych w systemach ERP. Wyzwanie to określiła jako istotne ponad połowa badanych firm (53 proc.). Kolejnymi kluczowymi obszarami wymagającymi uwagi są zapewnienie bezpieczeństwa danych cyfrowych oraz obsługa wyjątków i błędów. Natomiast dostosowanie formatu danych oraz archiwizacja faktur nie są postrzegane jako bariera, co może sugerować, że większość przedsiębiorstw poradziła sobie już z tymi wyzwaniami.
Korzyści ważniejsze niż obawy
Przedsiębiorstwa, które wzięły udział w badaniu Asseco, były zgodne i wysoko oceniły potencjalne korzyści wynikające z wdrożenia KSeF. Najważniejszą z nich jest redukcja kosztów wynikająca z braku konieczności przechowywania faktur w formie papierowej. Kolejno respondenci wymienili korzyści, które przyczynią się do optymalizacji codziennej pracy: łatwiejsze rozliczenia z kontrahentami oraz przyspieszenie wymiany dokumentów księgowych. Niewiele mniej istotne okazały się bezpieczeństwo transakcji oraz eliminacja błędów. Mniej oczywistymi atutami, które respondenci wskazali jako ważne, są ochrona środowiska i bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w formie cyfrowej. Krajowy biznes w umiarkowanym stopniu wierzy natomiast, że wdrożenie KSeF przyczyni się do cyfryzacji obiegu dokumentów czy ograniczenia opóźnień w płatnościach faktur.
Eksperci Asseco oceniają, że choć wiele firm jest już dobrze przygotowanych na zmiany regulacyjne, to przed polskim biznesem pozostaje kilka miesięcy intensywnej pracy. Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie nowego środowiska testowego KSeF 2.0, które wymaga sprawdzenia i zapewnienia zgodności z wykorzystywanymi do tej pory systemami. – Wyniki naszego badania wskazują, że przedsiębiorcy podchodzą do KSeF bardzo pragmatycznie, dostrzegają zarówno ryzyka, jak i szanse. O sukcesie KSeF będzie jednak można mówić wtedy, gdy przedsiębiorstwa nie tylko spełnią założenia regulatora, ale również usprawnią codzienne procesy wymiany dokumentów – komentują eksperci Asseco.
