- Odwołanie zostało wysłane przez stronę pocztą, zwykłym listem, a nie listem poleconym, w związku z czym strona nie ma potwierdzenia nadania tego pisma. W organie, do którego wpłynęło odwołanie, zgubiono kopertę, w której znajdowało się to pismo, z datą stempla pocztowego. Czy powstałe z winy organu wątpliwości dotyczące daty wniesienia odwołania, mogą wpłynąć negatywnie na sytuację strony?
Nie. Zgodnie z art. 57 § 5 pkt 2 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) termin do wniesienia odwołania uważa się za zachowany m.in. w przypadku, gdy przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe. Do 2025 r. operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska S.A. (zgodnie z decyzją Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej z 30 czerwca 2015 r., nr DRP.WKP.710.2.2015.26,27, https://www.uke.gov.pl). W orzecznictwie podkreśla się, że w przypadku innych operatorów niż wyznaczony (czyli innych niż Poczta Polska S.A.), dla zachowania terminu decydująca jest data wpływu odwołania do organu, który jest jego adresatem, a nie nadania u operatora (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 stycznia 2017 r., sygn. II OSK 1557/16, LEX nr 2248006).
Z art. 57 § 5 pkt 2 k.p.a. nie wynika obowiązek nadania pisma listem poleconym, w związku z czym można przesłać je także zwykłym listem. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 lipca 2012 r. (sygn. I OSK 1058/11, LEX nr 1260033) stwierdzono jednak, że w sytuacji, gdy dany podmiot nadał pismo w placówce pocztowej, powinien dysponować dowodem nadania pisma, gdyż to na nim spoczywa ciężar dowodu w tej kwestii. Zgodnie z tym wyrokiem brak dysponowania takim dowodem – w sytuacji, gdy w dokumentacji organu jest wpisana data wpływu - uzasadnia przyjęcie za datę nadania pisma daty jego wpływu do urzędu, umieszczonej na prezentacie.
W orzecznictwie podnosi się jednak także, że wątpliwości co do zachowania terminu, powstałe z przyczyn leżących po stronie organu, nie powinny pogarszać sytuacji strony. Obowiązkiem organu jest traktowanie koperty z datą stempla pocztowego, w której wniesiono odwołanie, z najwyższą starannością. Jeżeli organ z przyczyn leżących po jego stronie nie jest w stanie przedstawić koperty pozwalającej na ustalenie daty nadania przesyłki w urzędzie pocztowym, nie można wywodzić z tego skutków prawnych niekorzystnych dla strony (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 12 listopada 2013 r., sygn. II SA/Bd 799/13, LEX nr 1447329). To na organach administracji ciąży obowiązek właściwego prowadzenia akt administracyjnych i dbania o ich kompletność (wyrok WSA w Gdańsku z 21 września 2017 r., sygn. III SA/Gd 601/17, LEX nr 2360726).
W razie zagubienia koperty przez organ twierdzenie strony, że nadała pismo pocztą w terminie, powinno spowodować przyjęcie, że termin ten został zachowany. W sytuacji, gdy organ nie jest w stanie przedstawić przekonujących dowodów pozwalających na ustalenie konkretnej daty złożenia pisma przez stronę, niedopuszczalne jest wywodzenie niekorzystnych dla strony skutków prawnych, np. w postaci ustalenia, że odwołanie wniesiono po terminie (wyrok NSA z 16 listopada 2006 r., sygn. I OSK 362/06, LEX nr 291437).
