W piątek rząd zdecydował, że od wtorku urzędy mają pracować zdalnie. Jak zwykle jednak zabrakło konkretnych rozwiązań. W poniedziałek do godz. 16 , do której zazwyczaj pracują urzędy, nie opublikowano rozporządzenia w tej sprawie. Z tych powodów zabrakło też informacji na stronach internetowych urzędów. Rozporządzenie ukazało się Dzienniku Ustaw dopiero późnym wieczorem (DzU z 2 listopada 2020, poz. 1931).

Samorządy uspokajają, że nie czekając na uregulowania rządowe, reorganizują się. To jednak potrwa. Mieszkańcy są natomiast pełni obaw. Nie wiedzą, czy załatwią swoją sprawę, odbiorą dowód, zarejestrują samochód, czy dostaną warunki zabudowy. Do tej pory było ciężko. A teraz może to graniczyć z cudem.

Za pięć dwunasta

– O tym, że urzędy będą pracować zdalnie, dowiedzieliśmy się z mediów w piątek po południu. Dopiero w weekend rząd skonsultował z nami swoją decyzję, czyli już po jej podjęciu. Czekamy na rozporządzenie. Bez niego trudno podjąć jakiekolwiek decyzje – tłumaczy Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora biura Związku Powiatów Polskich.

Czytaj też: Od poniedziałku urzędy będą pracować zdalnie

W wielu miastach nad zmianami zaczęto się już zastanawiać w piątek wieczorem.

– Od kilku dni zastanawiamy się, jak się przeorganizować. Na pewno więcej osób będzie pracowało w domu, ale nie wszyscy. Naczelnicy wydziałów mają wyznaczyć osoby niezbędne do obsługi interesantów w urzędzie. Chodzi o wydanie dowodów, rejestrację samochodów, akty zgonów czy śluby. Rozważamy wprowadzenie pracy na dwie zmiany do godz. 18. Ale z decyzjami czekamy na konkretne przepisy – wyjaśnia Krzysztof Lewandowski, wiceprezydent Zabrza.

W innych urzędach też zapewniają, że i bez nowych przepisów bez problemu załatwi się nowy dowód osobisty lub złoży wniosek o pozwolenie na budowę.

– Zalecenia premiera nic nie zmieniają w funkcjonowaniu Urzędu Miasta Sopotu. Od dwóch tygodni pracuje w systemie zmianowym. Pracownicy są podzieleni na dwie grupy i nie mają ze sobą kontaktu. Wszystkie sprawy załatwiane są na bieżąco. Wydziały, które bezpośrednio obsługują klientów, przyjmują po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie lub e-mailem. W podobnym systemie pracowaliśmy już wiosną i teraz tylko wprowadzamy zmiany w rotacji pracowników, ale nie mają one żadnego wpływu na obsługę spraw czy wydawanie decyzji administracyjnych – dodaje Izabela Heidrich z Urzędu Miasta Sopotu.

Podobnie jest w Szczecinie czy Krakowie.

– Gdy niezbędne jest osobiste stawiennictwo, cały czas można umawiać się telefonicznie na wizytę w urzędzie – uspokaja Joanna Dubiel z Urzędu Miasta Krakowa.

Odpowiednie warunki

Okazuje się też, że organizacja pracy zdalnej w urzędach wcale nie jest prosta, ale też nie jest nie niemożliwa.

– W miastach wiąże się to z zarządzaniem kilkudziesięcioma tysiącami osób. Po pierwszej, wiosennej fali pandemii wypracowaliśmy najlepsze, dopasowane do specyfiki konkretnych urzędów rozwiązania. Było to możliwe, ponieważ decyzje podejmowaliśmy autonomicznie. Organizacja pracy urzędów musi uwzględniać ich specyfikę wynikającą z np. liczby lokalizacji urzędu, liczby jednostek organizacyjnych w danym mieście, możliwości technicznych pracowników itp. – tłumaczy Tadeusz Truskolaski, prezydent Białegostoku oraz prezes Unii Metropolii Polskich.

To fikcja

Inaczej praca zdalna wygląda z perspektywy mieszkańców i prawników.

– Zdalna praca w urzędach to fikcja dla obywateli – uważa Piotr Pałka, radca prawny w Kancelarii Derc, Pałka.

– W praktyce moglibyśmy już zobaczyć, jak to wyglądało na początku epidemii. Brak bezpośredniej obsługi interesantów w urzędach to zapowiedź wydłużenia rozpatrywania spraw. Nie rozumiem, dlaczego nie można otrzymać bezpośredniej obsługi, ale przy wzmożonym reżimie sanitarnym. Znane są mi przypadki, gdy do urzędu można wysłać e-maila ze sprawą, ale już wydanie pozwolenia np. na wjazd do strefy mieszkańców wysyłane było pocztą – mówi mec. Piotr Pałka.

Suchej nitki na rządzie nie zostawia Maciej Gawroński, radca prawny oraz partner w Kancelarii Prawnej Gawroński & Partners.

– Brak przygotowanych rozwiązań dla pracy zdalnej urzędów i sądów jest dla obywateli, prawników i inwestorów sporym wyzwaniem. Adaptacja za drugim razem pewnie pójdzie sprawniej niż za pierwszym. Jednak pół roku nicnierobienia w temacie, o którym było wiadomo, że wróci, jest godne krytyki. Było dużo czasu, aby wprowadzić rozwiązania usystematyzowane, zaproponować procedury i nakazać ich przetestowanie. To są podstawy ciągłości działania.

– Podobno kierownicy urzędów będą sami decydowali o szczegółowych rozwiązaniach „w sprawach podstawowych usług publicznych oraz innych ważnych spraw, których załatwienie w sposób zdalny nie jest możliwe". Typowo więc przerzucono ciężar rozwiązań praktycznych na obowiązanego (tym razem na urząd). A można było przygotować dobre praktyki, dokumenty, narzędzia, wymogi i wzorce ciągłości działania, cyberbezpieczeństwa i ochrony danych – dodaje mec. Gawroński.

CO W ROZPORZĄDZENIU

Ogłoszone w poniedziałek wieczorem rozporządzenie Rady Ministrów z 2 listopada 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii wskazuje, że do 4 grudnia 2020 r. w urzędach administracji publicznej lub jednostkach organizacyjnych wykonujących zadania o charakterze publicznym kierownicy urzędów administracji publicznej, dyrektorzy generalni urzędów lub kierujący jednostką organizacyjną polecają pracownikom wykonywanie pracy zdalnej. Wyjątkiem są  jednostki  organizacyjne sądów i prokuratury.

Kierownik urzędu administracji publicznej, dyrektor generalny urzędu lub kierujący jednostką organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym może wyłączyć z pracy zdalnej pracowników wykonujących zadania niezbędne do zapewnienia pomocy obywatelom lub inne zadania niezbędne ze względu na przepisy prawa lub potrzeby urzędu lub jednostki, jeżeli nie jest możliwe ich wykonywanie w ramach pracy zdalnej.